Dom > Pomoćni materijali

Prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima: poboljšanje kvalitete upravljanja. Elektronički protok dokumenata između organizacija: kako to funkcionira? Jednostavnost funkcionalnosti, dostupno sučelje

Inertnost ljudskih navika glavna je prepreka implementaciji sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS) u poduzećima. Njihove će prednosti uskoro postati odlučujuće u konkurentskoj borbi, pa sada treba razmišljati o prelasku uredskog rada na digitalne tračnice.

Pravna osnova EDS-a

Velika poduzeća s razgranatom mrežom podružnica brzo prelaze na elektroničko upravljanje dokumentima, što je olakšano prisutnošću dovoljnog zakonodavnog okvira.

Zakoni koji reguliraju rad EDMS-a su:

  1. 149-FZ “O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija.”
  2. br. 63-FZ “O elektroničkim potpisima”.
  3. 263-FZ „O ukidanju ograničenja protoka elektroničkih dokumenata.”
  4. Građanski zakonik.
  5. Zakonik o arbitražnom postupku.

Izravne zakonodavne norme su iste za sve, ali kada implementira EDS, poduzeće mora dodatno razviti niz internih administrativnih dokumenata:

  • propisi za korištenje digitalnog potpisa;
  • korporativna pravila upravljanja elektroničkim dokumentima s algoritmom za rješavanje kontroverznih situacija;
  • dokument o poštivanju pravila, koji su dužni potpisati svi zaposlenici.

Zaposlenici tvrtke dužni su koristiti samo certificirane digitalne potpise i kriptografske alate za zaštitu podataka. Usklađenost s ovim pravilom i dosljednost zakonodavnog okvira omogućuju da radnje zaposlenika u korporativnom EDMS-u budu pravno značajne.

Bit i funkcije EDMS-a

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima je automatizirani sustav upravljanja radnim procesom koji zaposlenicima omogućuje interakciju putem digitalnih uređaja bez upotrebe papirnatih medija.

Osnovne funkcije EDMS-a su:

  • stvaranje, prijenos, pohrana elektroničkih dokumenata (ED);
  • digitalizacija papirnatih dokumenata;
  • izrada kartice dokumenta sa svojim atributima;
  • generiranje dokumenata na temelju gotovih predložaka s određenim atributima;
  • traženje dokumenata u centraliziranoj bazi podataka;
  • usmjeravanje dokumenata;
  • nadzor nad primitkom isprave i izvršavanjem uputa sadržanih u njoj;
  • vođenje dnevnika, klasifikatora;
  • pretvaranje ED-a u kompatibilne formate;
  • automatska registracija ulazne dokumentacije;
  • slanje obavijesti;
  • odobrenje dokumenata;
  • kolektivni rad s ED;
  • interakcija putem elektroničke dokumentacije s protustrankama tvrtke;
  • generiranje izvješća o izvršenju i kretanju dokumenata.

Važan parametar EDMS-a je njegova modularnost, koja vam omogućuje proširenje funkcionalnosti bez značajne promjene osnovnih postavki.

Vrste EDMS-a

Očito je da velika industrijska poduzeća i trgovačka poduzeća imaju različite zahtjeve za EDMS. Zbog toga se programski proizvodi dijele u dvije kategorije, ovisno o standardizaciji procesa rada:

  • "u kutiji";
  • osnovni s opsežnim mogućnostima konfiguracije.

"Boxed" proizvodi namijenjeni su skladišnom poslovanju, uredskim procesima i maloj proizvodnji. Zahtijevaju samo modularnu konfiguraciju i uvođenje primarnih informacija.

Njihove karakteristike:

  • brzo postavljanje;
  • standardizirana obuka;
  • nisu potrebne izmjene;
  • niske cijene održavanja.

Osnovne platforme raspoređene su u velikim poduzećima s jedinstvenim organizacijskim i proizvodnim strukturama. Takav EDMS zahtijeva dugotrajan razvoj, uključujući i IT stručnjake kupca.

Imaju sljedeće karakteristike:

  • sposobnost prilagodbe specifičnim poslovnim procesima;
  • izrada dodatnih softverskih modula prema zahtjevima kupaca;
  • promjenjivost sučelja;
  • poteškoće u planiranju troškova zbog nemogućnosti procjene iznosa poboljšanja.

Za većinu malih poduzeća i trgovačkih organizacija dovoljna su standardna rješenja u "kutiji".

Prednosti sustava elektroničkog upravljanja dokumentima

Prevođenje tijeka dokumenata poduzeća u elektronički oblik daje tvrtki prednosti na nekoliko organizacijskih razina. EDMS vam omogućuje da pojednostavite rad i uprave i običnih zaposlenika.

Taktičke prednosti

Elektroničko upravljanje dokumentima omogućuje vam smanjenje trenutnih troškova poslovanja poduzeća. Kada se odlučuje za instaliranje EDMS-a u cijelom poduzeću, preporučuje se izmjeriti produktivnost zaposlenika prije implementacije sustava. Možete izračunati vrijeme za dovršavanje zadataka predložaka, odobravanje prijedloga i traženje potrebnih dokumenata. Zasebno možete odrediti trenutne troškove uredske opreme i pribora.

Na temelju učinkovitosti temeljnih procesa tvrtke, ističu se sljedeće prednosti EDMS-a:

  1. Oslobađanje fizičkog prostora na korisničkim radnim stanicama.
  2. Smanjenje troškova najma arhivskog prostora.
  3. Ušteda vremena radnika na kopiranju dokumenata, njihovoj obradi i unosu u dnevnike.
  4. Smanjenje troškova papira i materijala za fotokopirnu opremu.
  5. Smanjenje vremena potrebnog za prijenos papirnatih dokumenata između odjela.
  6. Ušteda vremena zaposlenika potpunom automatizacijom dijela operativnih procesa.
  7. Povećanje produktivnosti zaposlenika smanjenjem rutinskog rada.

Taktičke prednosti EDMS-a najviše olakšavaju posao običnim zaposlenicima, pa će oni prvi primijetiti poboljšanja.

Strateške prednosti

Strateški ciljevi pri implementaciji EDMS-a utječu na glavne poslovne procese: pokazatelje dobiti, brzinu i učinkovitost komunikacije s drugim ugovornim stranama, zaštitu komercijalnih informacija.

U ovim područjima mogu se identificirati sljedeće prednosti upravljanja elektroničkim dokumentima:

  1. Stvaranje centraliziranog informacijskog prostora s bazom podataka ED i reguliranim daljinskim pristupom istoj.
  2. Ubrzajte traženje informacija po atributima.
  3. Mogućnost sveobuhvatne zaštite komercijalnih informacija na računalnoj mreži.
  4. Povećanje transparentnosti procesa rada, sprječavanje korupcijskih shema.
  5. Mogućnost paralelnog odobravanja internih dokumenata.
  6. Daljinski pristup radnim procesima izvan radnog mjesta.
  7. Povećana sigurnost dokumenata i nemogućnost krivotvorenja istih.
  8. Oštar porast izvršenja naloga zbog online praćenja radnji zaposlenika.

Strateške prednosti doprinose rastu upravljivosti i imidža tvrtke, što daje značajne prednosti u privlačenju novih kupaca.

Prednosti za obične korisnike

Dugotrajne rutinske operacije prepoznate su kao štetne za zdravlje i oštro smanjuju produktivnost. Monotona obrada zahtjeva i dokumenata u različitim programima odvlači pažnju od odgovornosti, zauzimajući lavovski dio radnog vremena.

EDMS ima brojne prednosti za rješavanje ovih problema korisnika:

  1. Zgodan položaj ED-a u arhivi, što vam omogućuje da ih pronađete po atributima u roku od 1-2 minute.
  2. Regulacija operativnih procesa. Kao rezultat toga, zaposlenik dobiva samo one poslove koje je dužan obavljati prema opisu posla.
  3. Ubrzavanje prilagodbe novih zaposlenika na radne procese automatizacijom unutarkorporacijske interakcije.
  4. Mogućnost dobivanja informacija o lancu odobrenja i fazama realizacije projekta.
  5. Smanjenje rutinskih operacija kombiniranjem radnih okruženja na računalima, korištenjem predložaka, eliminacijom faze ispisa dokumenata i njihovog potpisivanja.

Smanjenje broja i trajanja nespecifičnih operacija omogućuje vam da vrijeme posvetite izravno radnim procesima koji zahtijevaju visoku kvalifikaciju.

Prednosti za IT strukturu poduzeća

Prilikom implementacije EDMS-a, isti se integrira s postojećom IT infrastrukturom, pružajući sljedeće prednosti:

  • olakšavanje kontrole nad sustavom, smanjenje zahtjeva za kvalifikacijama za njegovog administratora;
  • mogućnost konfiguriranja novih predložaka i ruta dokumenata bez standardnih alata za programiranje;
  • kombiniranje nekoliko aplikacija u jedno radno okruženje;
  • mogućnost skaliranja sustava bez dodatnih troškova;
  • nema potrebe za zamjenom postojećih računala;
  • sveobuhvatna mrežna zaštita od zlonamjernog softvera.

EDMS podrazumijeva određena ulaganja u tehnička sredstva, ali se ona isplate u kratkom vremenu.

Računalni hardver postaje kompatibilan, što rezultira povećanom iskorištenošću resursa.

Prednosti za menadžere

Elektroničko upravljanje dokumentima čini rad rukovodećeg osoblja učinkovitijim zahvaljujući sljedećim prednostima sustava:

  1. EDMS mobilnost, mogućnost pristupa ED-u putem udaljenih računala na poslovnim putovanjima.
  2. Praktično praćenje zaposlenika pomoću izvješća o njihovoj radnoj učinkovitosti, produktivnosti i pravovremenom izvršavanju zadataka.
  3. kroz integraciju s .
  4. Ubrzanje logističkih procedura između dobavljača i kupaca pri dijeljenju EDMS-a. Moguće je razmjenjivati ​​primarni ED povezivanjem s jednim vanjskim operaterom koji jamči pravni legitimitet dokumenata.
  5. Omogućavanje pristupa financijskim informacijama isključivo vrhunskim menadžerima, isključujući tajništvo.
  6. Smanjenje vjerojatnosti gubitka važnih dokumenata.

Voditelj se uvijek može prijaviti u sustav i generirati izvješće o učinku svakog zaposlenika.

Svijest zaposlenika o ovoj činjenici ne daje im priliku da se opuste i gledaju svoja posla.

Nedostaci elektroničkog upravljanja dokumentima

Uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima u poduzeću ima i svojih nedostataka. Oni su ti koji sprječavaju mala poduzeća da uvedu potpuno skladišno poslovanje i upravljanje na temelju EDMS-a.

Nedostaci uključuju:

  1. Mogućnost oštećenja baze podataka nepoznatim zloćudnim kodom. Redovito sigurnosno kopiranje podataka na uređajima koji nisu povezani s mrežom može riješiti ovaj nedostatak.
  2. Teškoća prilagodbe zaposlenika 40+ na digitalni oblik interakcije.
  3. Visoka cijena. Cijena domaćeg EDMS-a za mala poduzeća kreće se od 1.000 do 10.000 dolara.
  4. Učinkovitost EDMS-a smanjuje se u nedostatku elektroničkog protoka dokumenata među ugovornim stranama tvrtke.
  5. Dvojbena je korist od sustava u kompaktnim uredima bez dodatnih radnih jedinica i prostorija.
  6. Potreba za dupliciranjem ED-a u papirnatom obliku pri radu s nekim drugim ugovornim stranama.

Ovi nedostaci velikim su dijelom posljedica kašnjenja u donošenju potrebnih zakonskih normi i slabog stupnja prodora EDS-a u poslovno okruženje. No trendovi pokazuju da će se za 10-20 godina elektroničko upravljanje dokumentima u poduzećima smatrati više pravilom nego iznimkom.

Kako odabrati pravi EDMS?

Odabir EDMS-a nije jednostavan, jer postoji velika vjerojatnost da ćete kupiti pogrešan proizvod ili sklopiti ugovor s nekompetentnom tvrtkom.

Stoga, kada se odlučujete za kupnju programa za elektroničko upravljanje dokumentima, potrebno je uzeti u obzir niz njegovih karakteristika:

  1. Vrijeme rada proizvođača EDMS na ruskom tržištu. Za prilagodbu nacionalnom zakonodavstvu potrebne su godine praktičnog iskustva u primjeni takvih sustava.
  2. Usklađenost s industrijskim standardima.
  3. Kompatibilnost sa strukturom tvrtke.
  4. Mogućnost i cijena daljnje podrške softverskog proizvoda.
  5. Skalabilnost EDMS-a pri širenju poduzeća.
  6. Dostupnost dokumentacije za konfiguraciju softvera IT stručnjacima s punim radnim vremenom.
  7. Razina informacijske sigurnosti.
  8. Mogućnosti sigurnosne kopije podataka
  9. Vrijeme oporavka nakon kvarova.

Za konačan odabir tvrtke koja će implementirati EDMS, preporučuje se analizirati nekoliko pružatelja usluga, proučiti demo materijale i zatražiti instaliranje demo verzije softvera. Prilikom donošenja odluke važno je uzeti u obzir troškove ažuriranja opreme i razinu stručne osposobljenosti vlastitih informatičara.

Poteškoće u implementaciji EDMS-a

Na proces implementacije EDMS-a u Rusiji utječe korištenje mnogih nelicenciranih programa od strane korisnika, njihova nekompatibilnost i prevladavanje ručnog upravljanja poslovnim postupcima.

Kao rezultat toga, pružatelji usluga upravljanja elektroničkim dokumentima suočavaju se sa sljedećim poteškoćama u poduzećima:

  1. Razni formati pohrane podataka u različitim odjelima.
  2. Nedostatak strukturiranih informacija u korištenim aplikacijama.
  3. Nereguliran sustav pristupa zaposlenika određenim poslovnim procesima. Standardni oblik opisa poslova ne pomaže organizaciji elektroničkog sustava upravljanja.
  4. Tijek informacija preopterećen je birokratskim procedurama i odobrenjima.
  5. Ruši se zbog pohrane podataka u različitim aplikacijama.
  6. Računalna nepismenost zaposlenika poduzeća i sabotaža treninga na razini izvođača.
  7. Nesukladnost EDMS-a s industrijskim standardima i podzakonskim propisima.

Za prelazak na elektroničko upravljanje dokumentima nije dovoljna voljna odluka uprave. Potrebno je sustavno restrukturiranje radnih obaveza zaposlenika i upravljačke strukture poduzeća. Poželjna je integracija sa sustavom koji mora biti instaliran prema zakonu.

Važno područje u implementaciji EDS-a je stroga kadrovska politika prema nekompetentnim i neobučenim zaposlenicima. Jer će njihova nevoljkost da rade po novim principima značajno povećati troškove procesa implementacije i elektroničke podrške. EDMS mora komunicirati s ljudima unutar jednog mehanizma, stoga se njegovi elementi koji loše funkcioniraju moraju pravovremeno ispraviti ili zamijeniti.

Imamo gotova rješenja i opremu za

Besplatno isprobajte sve značajke ECAM platforme

Pročitajte također

Ugovor o privatnosti

i obrada osobnih podataka

1. Opće odredbe

1.1. Ovaj ugovor o povjerljivosti i obradi osobnih podataka (u daljnjem tekstu Ugovor) prihvaćen je dobrovoljno i svojom voljom, a odnosi se na sve informacije koje Insales Rus LLC i/ili njegova povezana društva, uključujući sve osobe uključene u ista grupa s LLC "Insails Rus" (uključujući LLC "EKAM Service") može dobiti informacije o korisniku tijekom korištenja bilo koje stranice, usluge, servisa, računalnih programa, proizvoda ili usluga LLC "Insails Rus" (u daljnjem tekstu Usluge) i tijekom izvršenja Insales Rus LLC bilo kakvih sporazuma i ugovora s Korisnikom. Suglasnost Korisnika s Ugovorom koju je korisnik iskazao u okviru odnosa s jednom od navedenih osoba odnosi se na sve ostale navedene osobe.

1.2. Korištenje usluga znači da se korisnik slaže s ovim Ugovorom i uvjetima navedenim u njemu; u slučaju neslaganja s ovim uvjetima, Korisnik se mora suzdržati od korištenja Usluga.

"U prodaji"- Društvo s ograničenom odgovornošću "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, registrirano na adresi: 125319, Moskva, ulica Akademika Ilyushina, 4, zgrada 1, ured 11 (u daljnjem tekstu "Insails"), na s jedne strane, i

"Korisnik" -

ili pojedinac koji ima pravnu sposobnost i priznat je kao sudionik u građanskim pravnim odnosima u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije;

ili pravna osoba registrirana u skladu sa zakonima države čiji je rezident takva osoba;

ili individualni poduzetnik registriran u skladu sa zakonima države čiji je rezident takva osoba;

koja je prihvatila uvjete ovog Ugovora.

1.4. Za potrebe ovog Ugovora, stranke su utvrdile da su povjerljive informacije informacije bilo koje prirode (proizvodne, tehničke, ekonomske, organizacijske i druge), uključujući rezultate intelektualne aktivnosti, kao i informacije o načinima obavljanja profesionalne aktivnosti (uključujući, ali ne ograničavajući se na: informacije o proizvodima, radovima i uslugama; informacije o tehnologijama i istraživačkim aktivnostima; podatke o tehničkim sustavima i opremi, uključujući elemente softvera; poslovne prognoze i informacije o predloženim kupnjama; zahtjeve i specifikacije određenih partnera i potencijalni partneri; informacije povezane s intelektualnim vlasništvom, kao i planovi i tehnologije povezane sa svim gore navedenim) koje je jedna strana priopćila drugoj u pisanom i/ili elektroničkom obliku, koje je Strana izričito označila kao svoje povjerljive podatke.

1.5. Svrha ovog Ugovora je zaštititi povjerljive informacije koje će strane razmjenjivati ​​tijekom pregovora, sklapanja ugovora i ispunjavanja obveza, kao i bilo koje druge interakcije (uključujući, ali ne ograničavajući se na, savjetovanje, traženje i pružanje informacija, te obavljanje drugih upute).

2. Odgovornosti stranaka

2.1. Strane su suglasne da će čuvati tajne sve povjerljive informacije koje jedna strana primi od druge strane, da neće otkrivati, otkrivati, javno objavljivati ​​ili na drugi način davati takve informacije bilo kojoj trećoj strani bez prethodnog pisanog dopuštenja strane. druge stranke, osim u slučajevima navedenim u važećem zakonodavstvu, kada je pružanje takvih informacija odgovornost stranaka.

2.2.Svaka će stranka poduzeti sve potrebne mjere za zaštitu povjerljivih informacija koristeći barem iste mjere koje stranka koristi za zaštitu vlastitih povjerljivih informacija. Pristup povjerljivim informacijama omogućen je samo onim zaposlenicima svake Strane kojima su razumno potrebni za obavljanje službenih dužnosti prema ovom Ugovoru.

2.3. Obveza čuvanja povjerljivih podataka vrijedi u razdoblju važenja ovog Ugovora, Ugovora o licenci za računalne programe od 01. prosinca 2016. godine, Ugovora o pristupanju Ugovoru o licenci za računalne programe, agencijskih i drugih ugovora te pet godina. nakon prestanka svojih radnji, osim ako se strane drugačije posebno ne dogovore.

(a) ako su pružene informacije postale javno dostupne bez kršenja obveza jedne od stranaka;

(b) ako je pružena informacija postala poznata stranci kao rezultat njezina vlastitog istraživanja, sustavnog promatranja ili drugih aktivnosti provedenih bez korištenja povjerljivih informacija primljenih od druge stranke;

(c) ako su pružene informacije zakonito primljene od treće strane bez obveze čuvanja tajnosti dok ih ne dostavi jedna od stranaka;

(d) ako su informacije dane na pismeni zahtjev vladine agencije, druge državne agencije ili tijela lokalne samouprave u svrhu obavljanja njihovih funkcija i njihovo je otkrivanje tim tijelima obvezno za stranku. U tom slučaju, Strana mora odmah obavijestiti drugu Stranu o primljenom zahtjevu;

(e) ako se podaci daju trećoj strani uz pristanak Strane o kojoj se podaci prenose.

2.5.Insales ne provjerava točnost podataka koje daje Korisnik i nema mogućnost ocjene njegove poslovne sposobnosti.

2.6. Podaci koje Korisnik daje Insalesu prilikom registracije u Uslugama nisu osobni podaci, kako je definirano u Saveznom zakonu Ruske Federacije br. 152-FZ od 27. srpnja 2006. “O osobnim podacima.”

2.7.Insales ima pravo mijenjati ovaj Ugovor. Kada se naprave promjene u trenutnom izdanju, naveden je datum posljednjeg ažuriranja. Nova verzija Ugovora stupa na snagu od trenutka objave, osim ako novom verzijom Ugovora nije drugačije određeno.

2.8. Prihvaćanjem ovog Ugovora, Korisnik razumije i slaže se da Insales može Korisniku slati personalizirane poruke i informacije (uključujući, ali ne ograničavajući se na) za poboljšanje kvalitete Usluga, razvoj novih proizvoda, stvaranje i slanje osobnih ponuda Korisnika, za obavještavanje Korisnika o promjenama u Tarifnim planovima i ažuriranjima, za slanje Korisnika marketinških materijala na temu Usluga, za zaštitu Usluga i Korisnika i u druge svrhe.

Korisnik ima pravo odbiti primitak gore navedenih podataka pisanom obavijesti na e-mail adresu Insales -.

2.9. Prihvaćanjem ovog Ugovora, Korisnik razumije i slaže se da Insales usluge mogu koristiti kolačiće, brojače i druge tehnologije kako bi osigurale funkcionalnost usluga općenito ili njihovih pojedinačnih funkcija, te da korisnik nema nikakvih potraživanja prema Insalesu u vezi s tim. s ovim.

2.10. Korisnik razumije da oprema i softver koji koristi za posjet stranicama na internetu mogu imati funkciju zabrane rada s kolačićima (za bilo koje stranice ili za određene stranice), kao i brisanje prethodno primljenih kolačića.

Insales ima pravo utvrditi da je pružanje određene Usluge moguće samo pod uvjetom da je prihvaćanje i primanje kolačića dopušteno od strane Korisnika.

2.11. Korisnik je samostalno odgovoran za sigurnost sredstava koje je odabrao za pristup svom računu, a također samostalno osigurava njihovu povjerljivost. Korisnik je isključivo odgovoran za sve radnje (kao i njihove posljedice) unutar ili korištenjem Usluga pod korisničkim računom, uključujući slučajeve dobrovoljnog prijenosa podataka od strane Korisnika za pristup korisničkom računu trećim stranama pod bilo kojim uvjetima (uključujući prema ugovorima ili sporazumi). U tom slučaju smatra se da je sve radnje unutar ili korištenjem Usluga pod korisničkim računom izvršio sam Korisnik, osim u slučajevima kada je Korisnik obavijestio Insales o neovlaštenom pristupu Uslugama korištenjem Korisničkog računa i/ili o bilo kakvom kršenju (sumnja na kršenje) povjerljivosti njegovih načina pristupa vašem računu.

2.12. Korisnik je dužan odmah obavijestiti Insales o svakom slučaju neovlaštenog pristupa uslugama korištenjem korisničkog računa i/ili o bilo kakvom kršenju (sumnji na kršenje) povjerljivosti njihovih načina pristupa račun. Iz sigurnosnih razloga, Korisnik je dužan samostalno sigurno ugasiti rad pod svojim računom na kraju svake sesije rada s Uslugama. Insales nije odgovoran za mogući gubitak ili oštećenje podataka, kao ni za druge posljedice bilo koje prirode koje mogu nastati zbog Korisnikovog kršenja odredbi ovog dijela Ugovora.

3. Odgovornost stranaka

3.1. Strana koja je prekršila obveze utvrđene Ugovorom u vezi sa zaštitom povjerljivih informacija prenesenih temeljem Ugovora dužna je na zahtjev oštećene strane nadoknaditi stvarnu štetu prouzročenu takvim kršenjem uvjeta Ugovora. u skladu s važećim zakonodavstvom Ruske Federacije.

3.2. Naknada štete ne prekida obveze Strane koja je prekršila ugovor da uredno ispuni svoje obveze prema Ugovoru.

4.Ostale odredbe

4.1. Sve obavijesti, zahtjevi, zahtjevi i druga korespondencija prema ovom Ugovoru, uključujući one koji uključuju povjerljive informacije, moraju biti u pisanom obliku i dostavljeni osobno ili putem kurira ili poslani e-poštom na adrese navedene u licencnom ugovoru za računalne programe od 12. 01/2016, ugovor o pristupanju licencnom ugovoru za računalne programe i ovom Ugovoru ili druge adrese koje Ugovorna strana može naknadno pisanim putem odrediti.

4.2. Ako jedna ili više odredbi (uvjeta) ovog Ugovora jesu ili postanu nevažeće, to ne može poslužiti kao razlog za raskid ostalih odredbi (uvjeta).

4.3. Ovaj Ugovor i odnos između Korisnika i Insalesa koji nastaje u vezi s primjenom Ugovora podliježu zakonu Ruske Federacije.

4.3. Korisnik ima pravo poslati sve prijedloge ili pitanja u vezi s ovim Ugovorom Službi za korisničku podršku Insales ili na poštansku adresu: 107078, Moskva, ul. Novoryazanskaya, 18, zgrada 11-12 BC “Stendhal” LLC “Insales Rus”.

Datum objave: 01.12.2016

Puno ime na ruskom:

Društvo s ograničenom odgovornošću "Insales Rus"

Skraćeni naziv na ruskom:

LLC "Insales Rus"

Ime na engleskom:

InSales Rus društvo s ograničenom odgovornošću (InSales Rus LLC)

Pravna adresa:

125319, Moskva, ul. Akademika Ilyushina, 4, zgrada 1, ured 11

Poštanska adresa:

107078, Moskva, ul. Novoryazanskaya, 18, zgrada 11-12, BC "Stendhal"

INN: 7714843760 Kontrolna točka: 771401001

Bankovni detalji:

Upravljanje elektroničkim dokumentima

Uredski posao- skup mjera za organiziranje protoka dokumenata poduzeća ili organizacije. Uredski menadžment je pojam koji se u uredskoj praksi koristi za označavanje formalnog skupa pravila za rad s dokumentima.

Elektronički dokument(ED) - dokument izrađen korištenjem računalnih alata za obradu informacija, koji se može potpisati elektroničkim potpisom (ES) i pohraniti na računalni medij u obliku datoteke odgovarajućeg formata.

Protok dokumenata- sustav za izradu, interpretaciju, prijenos, zaprimanje i arhiviranje dokumenata te nadzor nad njihovom provedbom i zaštitu od neovlaštenog pristupa.

Upravljanje elektroničkim dokumentima(EDI) - skup automatiziranih procesa za rad s dokumentima dostavljenim u elektroničkom obliku, uz implementaciju koncepta „uredskog rada bez papira“.

  • tok proizvodnih dokumenata;
  • tok upravljačkih dokumenata;
  • arhiviranje (skup postupaka upravljanja arhivskom dokumentacijom);
  • tijek kadrovskih dokumenata (HR procedure);
  • tijek računovodstvenih dokumenata;
  • tijek skladišnih dokumenata;
  • upravljanje tajnim i povjerljivim zapisima;
  • tehničko-tehnološki dokumentarni promet.

I drugi. Očigledno je da može biti onoliko sustava za protok dokumenata koliko i vrsta aktivnosti, pa se informacijski sustavi koji automatiziraju pojedine vrste protoka dokumenata razvijaju u smjeru masovne proizvodnje.



Ušteda vremena: zaposlenici troše manje vremena tražeći papirnate dokumente. Zahvaljujući središnjoj bazi podataka, datoteke se redovito sigurnosno kopiraju, čime se eliminira mogućnost da se dokument nepovratno izgubi ako se zaboravi u zrakoplovu, slučajno ili namjerno uništi ili jednostavno nestane u uredskom kaosu. Gubitak vremena na traženje datoteka i dokumenata koji iz nekog razloga nisu bili na svom mjestu potpuno je eliminiran.
Adekvatnije korištenje fizičkog prostora i tehnologije: Vrijedni kvadratni materijali koje zauzimaju redundantni poslužitelji i drugi uređaji za pohranu dokumenata mogu se osloboditi. Ovisno o statusu i relevantnosti informacija, dokumenti i datoteke mogu se sigurno izbrisati nakon isteka razdoblja čuvanja. Upravljanje podacima ne samo da vam pomaže u usklađivanju s korporativnim propisima, već vam također pomaže da učinkovitije koristite prostor za pohranu.
Povećanje transparentnosti unutarnjeg rada poduzeća: EDMS(elektronički sustavi za upravljanje dokumentima) omogućuju menadžerima praćenje statusa dokumenta kroz sve faze njegovog odobravanja i odobravanja. Pored ovoga, EDMS omogućuje vam trenutno i jednostavno ponovno pozivanje ne samo tražene datoteke, već i potpunog izvješća o tome tko ju je stvorio, tko joj je pristupio i tko ju je uređivao.
Održavanje osobne povijesti svake datoteke i povezane dokumentacije: EDMS omogućuju centralno upravljanje odnosima s kupcima i dobavljačima. Na primjer, dovoljan je samo jedan klik za prikaz svih potrebnih dokumenata koji sadrže zahtjeve povezane s različitim vrstama odnosa između organizacije i vanjskih subjekata.
Više fleksibilnosti u pogledu fizičke lokacije zaposlenika: Zahvaljujući elektroničkom pristupu i komunikacijskim mogućnostima, zaposlenici mogu raditi na daljinu. Čak i kada se nalaze na istoj geografskoj lokaciji, zaposlenici više neće morati čekati da se papirnate kopije datoteka pošalju iz susjednog ureda.
Povećana sigurnost informacija i dokumenata: Kao što je već spomenuto, središnja baza podataka omogućuje sigurnosno kopiranje dokumenata, čime se smanjuje rizik od slučajnog ili namjernog gubitka datoteka. Istodobno se manje vremena troši na traženje traženog dokumenta ako se njegovo mjesto iz nekog razloga promijenilo.
Smanjeni troškovi za ispis, poštanske marke, omotnice i poštarinu: papirnati dokumenti koji se šalju između odjela ili dobavljača mogu se slati elektronički.
Povećanje razine zadovoljstva zaposlenika i menadžera: Optimiziranje dnevnih zadataka omogućuje zaposlenicima da više uživaju u svom poslu. Oslobađanje zaposlenika često dosadnih zadataka poput obrade računa omogućuje im da se posvete drugim aktivnostima. Istovremeno, voditelji odjela dobivaju više mogućnosti kontrole rada svojih podređenih. U konačnici, neke organizacije mogu otkriti da im uštede omogućuju postizanje novih razina poslovanja.

  • Osiguravanje učinkovitog upravljanja kroz automatsku kontrolu provedbe, transparentnost aktivnosti cijele organizacije na svim razinama.
  • Održavanje sustava kontrole kvalitete koji je u skladu s međunarodnim standardima.
  • Potpora učinkovitom prikupljanju, upravljanju i pristupu informacijama i znanju. Osiguravanje kadrovske fleksibilnosti zbog veće formalizacije aktivnosti svakog zaposlenika i mogućnosti pohranjivanja cjelokupne pozadinske povijesti njegovih aktivnosti.
  • Snimanje aktivnosti poduzeća u cjelini (interne interne istrage, analiza aktivnosti odjela, identificiranje „vrućih točaka“ u aktivnostima).
  • Optimizacija poslovnih procesa i automatizacija mehanizma za njihovo izvođenje i kontrolu.
  • Isključivanje papirnatih dokumenata iz interne cirkulacije poduzeća. Ušteda resursa smanjenjem troškova za upravljanje tijekovima dokumenata u organizaciji.
  • Uklanjanje potrebe ili značajno pojednostavljenje i pojeftinjenje pohranjivanja papirnatih dokumenata zbog dostupnosti operativne elektroničke arhive.
  • Zahtjevi za volumen pohrane. Potrebno je odabrati sustav za upravljanje dokumentima koji podržava hijerarhijsku strukturnu pohranu (HSM - Hierarchal Storage Management). Ovaj mehanizam najaktivnije korištene podatke pohranjuje na najbrži, ali najskuplji medij, dok se rjeđe korištene informacije automatski prebacuju na sporiji i jeftiniji medij.
  • Prisutnost formaliziranih procedura koje zahtijevaju podršku za njihovu provedbu i automatizaciju kontrole (priprema dokumenata određene vrste, izvođenje standardnih organizacijskih funkcija itd.).
  • Potreba za automatizacijom administrativnog upravljanja organizacijom. Stupanj složenosti organizacijske strukture.
  • Dostupnost geografski raspoređenih jedinica. Ovaj faktor nameće određene zahtjeve za udaljeni pristup, replikaciju podataka itd.
  • Dostupnost velike papirnate arhive. Neki sustavi za upravljanje dokumentima dolaze s već integriranim podsustavima za masovni unos dokumenata.
  • Prisutnost sustava protoka dokumenata koji ne zadovoljava trenutne potrebe.
  • Potreba za naprednim usmjeravanjem dokumenata i upravljanjem tijekom rada. Kao nastavak ove potrebe, potreba za podrškom proizvoljnim poslovnim procesima, po mogućnosti radeći u sprezi s aplikacijskim sustavima za podršku tim procesima.
  • Zahtjevi za rokove čuvanja dokumenata. Za duga razdoblja pohrane (desetke godina) vrijedi ozbiljno razmisliti o organiziranju paralelne arhive na mikrofilmu.
  • Zahtjevi za "otvorenošću" i proširivošću sustava. Mogućnost integracije s postojećim informacijskim sustavima i korištenje postojeće opreme.
  • Potreba za pohranjivanjem slika dokumenata. Upotreba specifičnih formata za pohranu dokumenata u organizaciji. Potreba za podrškom inženjerskim i dizajnerskim zadacima i drugim značajkama poduzeća.
  • Potreba za razvijenim alatima za pretraživanje informacija. Puna podrška jezičnog sustava za dokumente dostupne u organizaciji.
  • Sigurnosni zahtjevi (enkripcija, organizacija pristupa itd.). Mogućnost korištenja mehanizama pristupa koji su već dostupni u informacijskoj infrastrukturi organizacije u sustavu protoka dokumenata.
  • Zahtjevi za usklađenost s određenim standardima: interni, industrijski, GOST, međunarodni standardi za kontrolu kvalitete, razina organizacije pohrane informacija.

Svaki sustav za elektroničko upravljanje dokumentima može sadržavati elemente svake od sljedećih kategorija, ali većina ima poseban fokus na jednom području, primarno povezanom s pozicioniranjem proizvoda.

Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima s razvijenim sredstvima za pohranu i dohvaćanje informacija(elektronička arhiva - EA). Elektronička arhiva poseban je slučaj sustava za upravljanje dokumentima koji je usmjeren na učinkovito pohranjivanje i pronalaženje informacija. Neki se sustavi posebno ističu razvijenim alatima za pretraživanje cijelog teksta: neizrazito pretraživanje, semantičko pretraživanje itd., drugi - učinkovitom organizacijom pohrane: HSM, podrška za širok raspon opreme za pohranu informacija itd.
Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima s razvijenim alatima za tijek rada(WF). Ovi sustavi su uglavnom dizajnirani da osiguraju kretanje određenih objekata po unaprijed određenim rutama (tzv. "tvrdo rutiranje"). U svakoj fazi objekt se može promijeniti, pa se naziva opća riječ "rad". Sustavi ove vrste nazivaju se sustavi tijeka rada - "tijek rada" (nažalost, ne postoji točan ekvivalent za ovaj izraz na ruskom). Dokumenti mogu biti povezani s poslovima, ali dokumenti nisu osnovni objekt ovih sustava. Uz pomoć takvih sustava moguće je organizirati određene radove za koje su sve faze unaprijed poznate i mogu se propisati.
Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima usmjereni na podršku upravljanju organizacijom i akumulaciji znanja. To su "hibridni" sustavi, koji obično kombiniraju elemente prethodna dva. U tom slučaju osnovni koncept u sustavu može biti i sam dokument i zadatak koji treba izvršiti. Za upravljanje organizacijom potrebno vam je i "tvrdo" i "labavo" usmjeravanje, kada rutu dokumenta dodjeljuje upravitelj ("opisuje" dolazni dokument), tako da obje tehnologije u ovom ili onom obliku mogu biti prisutne u takvim sustava. Ovi se sustavi aktivno koriste u državnim upravljačkim strukturama, u uredima velikih tvrtki, koje imaju razvijenu hijerarhiju i imaju određena pravila i procedure za kretanje dokumenata. Istovremeno zaposlenici zajednički kreiraju dokumente, pripremaju i donose odluke, provode ili kontroliraju njihovo izvršenje.

Prilikom implementacije takvih sustava u velikim poduzećima važno je utvrditi pruža li sustav mogućnost učinkovite administracije, obradu velikih količina informacija, integraciju s automatiziranim sustavima upravljanja proizvodnjom, skalabilnost, faznu implementaciju, uzimajući u obzir teritorijalnu distribuciju, složenu organizacijsku strukturu. , pristup temeljen na ulogama, itd.

Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima koji podržavaju suradnju(suradnja). Ovo je novi trend u području sustava za upravljanje dokumentima, povezan s razumijevanjem varijabilnosti tržišnih uvjeta u suvremenom svijetu i potrebom da se ima “samo ono što je potrebno” za brzo kretanje, bez nepotrebnih, vrlo korisnih, ali teških balast. Ovakvi sustavi, za razliku od prethodnih, ne uključuju koncept hijerarhije u organizaciji i ne vode računa o bilo kakvoj formalizaciji tijeka rada. Njihova je zadaća osigurati da ljudi u organizaciji rade zajedno, čak i ako su geografski odvojeni, te sačuvati rezultate tog rada. Obično se implementira u konceptu "portala". Pružaju usluge pohranjivanja i objave dokumenata na intranetu, traženja informacija, raspravljanja i dogovaranja sastanaka (stvarnih i virtualnih). Takvi sustavi pronalaze kupce među brzo rastućim komercijalnim tvrtkama, radnim grupama u velikim tvrtkama i državnim agencijama.
Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima s razvijenim dodatnim servisima. Na primjer, usluga upravljanja odnosima s kupcima (CRM - Customer Relation Management), upravljanje projektima, naplata, e-pošta itd. (Imajte na umu da u pogledu složenosti funkcija sustav upravljanja dokumentima i npr. CRM usluga mogu imati različite omjere ovisno o organizaciji, ali u kontekstu ovog članka, CRM funkcionalnost nije obavezna.)

Prilikom odabira takve platforme glavnu pozornost treba obratiti na:

  • organizacija pohrane elektroničkih dokumenata;
  • automatizacija protoka dokumenata uzimajući u obzir pojedinačne karakteristike organizacije;
  • integracija s postojećim informacijskim okruženjem.

Funkcionalni zahtjevi

Su česti Specifično
Osiguravanje izrade elektroničkih dokumenata (Skeniranje, Import) Stvaranje rasprava o dokumentima
Mogućnost dodavanja komentara na dokumente Usporedba sadržaja dokumenata, uključujući i one grafičke
Stvaranje poveznica između dokumenata

Tvrtke se sve češće odlučuju na implementaciju elektroničkog upravljanja dokumentima. Što je to i zašto je potrebno?

Protok dokumenata- to je kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka njihovog stvaranja ili primitka do završetka izvršenja ili otpreme; kompleks rada s dokumentima: prijem, registracija, distribucija, kontrola izvršenja, formiranje spisa, pohrana i ponovna uporaba dokumentacije, referalni rad.

Upravljanje elektroničkim dokumentima (EDF)- jedinstveni mehanizam za rad s dokumentima dostavljenim u elektroničkom obliku, uz implementaciju koncepta „uredarskog rada bez papira“.

Elektronički dokument (ED)– dokument izrađen pomoću računalnih alata za obradu informacija, potpisan elektroničkim digitalnim potpisom (EDS) i pohranjen na računalni medij.

Elektronički digitalni potpis (EDS)- analog vlastoručnog potpisa, koji je sredstvo zaštite informacija, pružajući mogućnost kontrole cjelovitosti i potvrde autentičnosti elektroničkih dokumenata.

EDI se može koristiti za automatizaciju ureda, izradu elektroničke arhive dokumenata, korporativno upravljanje elektroničkim dokumentima (workflow), upravljanje procesom ugovaranja, automatizaciju rada s QMS dokumentacijom (sustav upravljanja kvalitetom) te automatizaciju zahtjeva građana.

EDI se može koristiti u bilo kojoj tvrtki, bez obzira na veličinu i oblik vlasništva; sustav se može konfigurirati za rad unutar male strukture (odjel, odjel) i unutar geografski raspoređene organizacije s razvijenom shemom protoka informacija.

2. Temeljna načela upravljanja elektroničkim dokumentima

Jedinstvena registracija dokumenta, koja vam omogućuje jedinstvenu identifikaciju dokumenta.

Mogućnost izvođenja paralelnih operacija omogućuje vam smanjenje vremena potrebnog za premještanje dokumenata.

Kontinuitet kretanja dokumenta - omogućuje određivanje osobe odgovorne za izvršenje dokumenta u svakom trenutku.

Jedinstvena baza dokumentarnih informacija eliminira mogućnost umnožavanja dokumenata.

Sustav za pretraživanje dokumenata koji vam omogućuje da pronađete dokument s minimalnim podacima o njemu.

3. Prednosti i mane elektroničkog upravljanja dokumentima

Prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima uključuju:

Brzi pristup dokumentima, brzina ispravljanja radova,

Učinkovito upravljanje kretanjem dokumenata,

Sve strukture tvrtke mogu raditi u jedinstvenom informacijskom prostoru - to vam omogućuje da ubrzate odobravanje dokumenata i donošenje odluka,

Povećanje izvršne discipline (budući da EDI omogućuje određivanje tko je odgovoran za izvršenje dokumenta u svakom trenutku), povećanje produktivnosti zaposlenika,

Sigurnost i sigurnost dokumenata - enkripcija podataka omogućuje zaustavljanje pokušaja neovlaštenog korištenja informacija,

Otklanjanje dupliranja dokumentacije,

Arhiva se kreira automatski,

Smanjenje financijskih troškova za protok dokumenata i uredski rad.

Nedostaci EDI-ja uključuju visoke troškove nabave i implementacije softvera. Zaposlenici će također trebati vremena da nauče i priviknu se na sustav. Međutim, ti će nedostaci biti privremeni.

Pređu li mlade tvrtke na EDI od samog početka, trošit će manje vremena na digitalizaciju postojećih dokumenata. Osim toga, trenutni elektronički sustavi za upravljanje dokumentima gledaju na startupe i daju im popuste.

Prednosti i nedostaci suvremenih platformi za izradu sustava za elektroničko upravljanje dokumentima: “Delo”, “Intertrust”, “Optima-Workflow”, “Documentum”.

"Slučaj" Prednosti EDMS "Delo"

Za menadžere na različitim razinama:

· brzo pretraživanje dokumenata;

· praćenje kretanja dokumenta u svim fazama njegovog životnog ciklusa;

· učinkovit nadzor i izvješćivanje o provedbi odluka;

· smanjenje vremena za pripremu i odobravanje dokumenata;

· praktičan rad na nacrtima dokumenata;

· primanje sažetih izvješća i dnevnika;

· mogućnost delegiranja ovlasti.

Za djelatnike ureda, tajništva i službenike:

· brza i praktična registracija dokumenata pomoću opsežnog sustava raznih imenika;

· praćenje napretka provedbe odluka;

· prikladno i brzo pretraživanje pomoću bilo kojih detalja registracijske kartice (RC) i dokumenata i projekata (RCPD);

· dnevnik prijenosa dokumenata, interni i eksterni otpremnici;

· izvješćivanje.

Među nedostacima sustava "DELO" su:

  1. nema sredstava za grafički prikaz ruta dokumenata;
  2. neugodnost za grafičkog dizajnera pri izradi kartica za registraciju dokumenata;
  3. nedostatak grafičkog prikaza statusa i napredovanja dokumenata.

"Intertrust"

Karakterizira ga niz korisnih prednosti:

  1. - spremnost za rad, odnosno nepostojanje potrebe za razvojem ili modeliranjem sustava na temelju projektanta daje mogućnost da se odmah počne koristiti, smanjujući rizike implementacije sustava i štede vrijeme i materijalna sredstva; modularnost CompanyMedia, odnosno prisutnost u svom sastavu nekoliko neovisnih i istovremeno međusobno povezanih sustava koji automatiziraju različite procese, omogućuje vam da odaberete one koje trebate i automatizirate točno one procese koji to trebaju; multifunkcionalnost, odnosno mogućnost automatizacije ne samo uredskog rada, već i mnogih drugih procesa (a CompanyMedia uključuje više od 10 sustava dizajniranih za različite zadatke) omogućuje vam proširenje granica automatizacije;
  2. - mogućnost konfiguriranja ili modificiranja sustava tako da automatizira procese koji mogu biti specifični za pojedinu organizaciju, čime možete uzeti u obzir specifičnosti poslovanja tvrtke, kao i dodatno ga samostalno prilagođavati promjenjivim zahtjevima, štedeći vrijeme i novac;
  3. - skalabilnost (mogućnost kasnijeg, nakon implementacije sustava, povezivanja ostalih CompanyMedia sustava na isti, automatizacija novih poslova) omogućuje automatizaciju potrebnih poslovnih procesa u pravom trenutku, povezivanje potrebnih zaposlenika za rad u sustavu;
  4. - korporativizam, odnosno sposobnost sustava za rad u tvrtkama s kompleksom (nekoliko odjela, odjela, itd.), uključujući geografski raspoređenu strukturu (nekoliko podružnica, podružnica smještenih u različitim gradovima u različitim vremenskim zonama), omogućuje vam za povezivanje na rad u njemu za zaposlenike glavnih, podružnica i podružnica. Povezivanjem svih zaposlenika tvrtke (kako u sjedištu, tako iu podružnicama i podružnicama) koji rade s dokumentima u rad u sustavu, te striktnim nadzorom njihovog pridržavanja radnih obveza, propisa i procedura koje je tvrtka usvojila, osigurava se transparentnost njezinog tijeka dokumenata i poslovni procesi se povećavaju, protok informacija se ubrzava, što povećava upravljivost tvrtke;
  5. - u sustav implementiranu mogućnost da se provedba dokumenata i uputa na njima stavi pod kontrolu, odnosno da se propiše u kojem roku se dokument i uputa na njemu moraju izvršiti, tko treba sudjelovati u njihovoj provedbi, kao i mogućnost praćenja kod koga je dokument, u kojoj je fazi izvršenja (koordiniran, pregledan i sl.) dovodi do pojednostavljenja dobivanja informacija o trenutnom stanju dokumenta, povećanja izvedbene discipline;
  6. - mogućnost razlikovanja prava na pristup informacijama na temelju radnih obveza zaposlenika osigurava sigurnost protoka dokumenata od neovlaštenog pristupa, čime se eliminira mogućnost curenja informacija;
  7. - prisutnost mehanizama za stvaranje pravno značajnog elektroničkog protoka dokumenata omogućuje vam prelazak na potpuno bezpapirni protok dokumenata;
  8. - prisutnost nekoliko vrsta poslova (za menadžere i rukovoditelje koji uglavnom rade sa sadržajem dokumenta, predmetne stručnjake koji rade, u pravilu, s detaljima dokumenta), odražavajući specifičnosti rada s informacijama ovisno o radnim odgovornostima zaposlenika, tj. odraz u sustavu upravo onih funkcionalnosti koje zaposlenici trebaju za obavljanje svojih profesionalnih dužnosti čini rad u CompanyMedia ugodnim za stručnjake različitih kategorija;
  9. - kompatibilnost sustava s različitim operativnim sustavima (Sun Solaris, Linux, Windows) omogućuje rad s operativnim sustavom instaliranim u tvrtki i ne kupuje novi, čime se štedi novac za njegovu kupnju, a također nije vezan za dobavljač određene opreme;
  10. - integracija CompanyMedia s drugim sustavima koji se već koriste u poduzeću (1C, SAP R3, Galaktika), omogućuje vam interakciju s njima i korištenje informacija pohranjenih u njima;
  11. - mogućnost rada putem web preglednika omogućuje trenutni pristup dokumentima pohranjenim u CompanyMedia, čak i ako ga zaposlenik nema lokalno instaliran (npr. ako je na poslovnom putu, na odmoru), što mu omogućuje da uvijek brzo obrađuje ulazne dokumente i upute na njima;
  12. - mogućnost podrške jedinstvenom standardu za rad s elektroničkim dokumentima u sustavu osigurava unificiranje, formalizaciju i strogu regulaciju tehnologija upravljanja uredom, protoka dokumenata i poslovnih procesa;
  13. - pouzdanost, visoka “tolerancija kvarova” sustava omogućuje mu rad gotovo 24 sata dnevno, 365 dana u godini.

Među nedostacima ovog softverskog proizvoda posebno se ističu sljedeći:

  1. Ne podržavaju svi operativni sustavi radne stanice sustava: verzija 3.6 podržava Windows i Linux, verzija 4.0 također podržava Mac OS (uz određena ograničenja)
  2. Web sučelje implementirano je za popularne preglednike: IE (8 i 9), FireFox, Safari i Google Chrome
  3. Sustav je dizajniran tako da se može prilagoditi specifičnostima različitih tvrtki. Kao rezultat toga, ako kupac nema potrebne kvalifikacije tijekom implementacije, može biti potrebna pomoć proizvođača ili njegovih partnera
  4. Sustav nije namijenjen malim poduzetnicima. Implementacija na broju poslova manjim od 20 može biti neučinkovita
  5. Izgled i funkcionalnost EDMS-a prilagođava se pojedinom korisniku i ovisi o njegovoj poslovnoj ulozi. Sučelje najnovije verzije proizvoda (4.0) razvio je dizajnerski studio A. Lebedeva i karakterizira ga intuitivnost i jednostavnost. iOS aplikacije imaju izvorno sučelje.

"Optima-Workflow"

Prednosti sustava uključuju mogućnost korištenja dodatnih stilova u popisu dokumenata, prikaz slika u popisu dokumenata i području pregleda. Moguće je filtrirati učitanu listu dokumenata. Optima WorkFlow podržava postavljanje rubrikatora u dnevnikima dokumenata i postavljanje područja pregleda odabranog zapisa u inventaru dokumenata. Prilagodba kartice za registraciju naloga radi. Web aplikacije trećih strana mogu se ugraditi u glavni prozor. Postoji integracija s IBM WebSphere MQ. Za automatizaciju rada arhivskih odjela razvijen je poseban modul Arhiv.

Sustav ima intuitivno sučelje. Sustav konfigurira stilove dizajna aplikacije, prikazuje inventar dokumenata i područje pregleda za detalje i slike te primjenjuje stilove za crtanje popisa dokumenata (font, ispuna, ikona).

Vrijedno je napomenuti praktična pretraživanja u poljima popisa registracijskih kartica, prisutnost vizualne kontrole obaveznih polja, mogućnost rada s datotekama, vezama i kretanjem dokumenata u jednom prozoru.

Praktično je raditi s priloženim datotekama. Rad se odvija online u jednom prozoru, u načinu prijave i odjave. Odnosi s kraja na kraj između dokumenata vizualizirani su kao stablo.

Karticu zadataka možete dizajnirati prilikom izrade naloga.

Nedostaci: korisnici ne mogu kreirati nove dnevnike, zbirke dokumenata, postavke se ne spremaju u bazu podataka. U registracijskoj kartici ne možete prilagoditi alatnu traku ili lokalizirati nazive detalja. Veličina kartice je nepromjenjiva. Mehanizmi drag&drop nisu implementirani. Ne postoje osnovne funkcije sučelja za odabir kartica za komunikaciju. Drugi nedostatak je taj što proces izrade zadatka nije transparentan; podsjetnici se ne mogu postaviti za izvođače.

Koristi izravni upit baze podataka za generiranje složenih upita za pretraživanje u zapisnicima dokumenata. Pretraživanje cijelog teksta provodi se na temelju sadržaja dokumenta i pretraživanja pomoću uzorka registracijske kartice (nema potrebe za konfiguriranjem predložaka za pretraživanje). Upite za pretraživanje možete unijeti pomoću podataka o registracijskoj kartici. Filtri preklapanja primjenjuju se na sve dostupne zapisnike dokumenata.

Nedostatak sustava je nemogućnost spremanja predložaka pretraživanja korisnika. Ne postoji pretraživanje cijelog teksta korištenjem pojedinosti registracijskih kartica dokumenata. Korisnici ne mogu stvarati mape za pretraživanje ili složena pretraživanja. Ne postoji pretraživanje punog teksta za podatke o registracijskoj kartici.

Sustav podržava održavanje OSH-a nekoliko tvrtki, struktura je jasno prikazana. Implementirane su funkcije zamjene (stalna/privremena zamjena), postoji aktivna pretraga po prvim slovima. Predmeti se mogu poredati zadanim redoslijedom; sasvim jednostavno popunjavanje imenika, kreiranje hijerarhijskih imenika, postavljanje roka valjanosti unosa imenika.

Postoji dizajner predložaka registracijske kartice, prilagođene su veličine, pozadina, oznake, polja, fontovi, a skripte skripti se koriste na temelju događaja registracijske kartice.

Nedostaci: ne postoji mogućnost održavanja povijesti imenika, nema zrcalnih informacija o zamjeni. Podaci o odjelima i zaposlenicima su minimalni. Ne možete stvarati tipkane imenike, održavati povijest imenika ili lokalizirati unose imenika. Ne postoji funkcija za provjeru sintakse koda skripte, nema polja tipa radio gumba.

"Dokumentum"

Funkcionalne prednosti sustava Directum uključuju ne samo prošireni katalog poslovnih rješenja. Među funkcijama koje se svakodnevno koriste na poslu, možemo istaknuti prikladne podsjetnike, mogućnost konfiguriranja numeriranja brojeva i rad s oznakama crtičnog koda. Prisutnost pregleda priloženih datoteka, pohrana datoteka, veliki izbor dovršenih referentnih knjiga u osnovnoj konfiguraciji, interaktivni čarobnjaci za izradu dokumenata.

Negativni aspekti ovog EDMS-a: nedostatak prikaza objekata od stranice do stranice u popisu dokumenata i rezultata pretraživanja, nemogućnost korištenja dodatnih stilova u popisu dokumenata.

Ove su funkcije implementirane u Docsvision. Sve web stranice i prilagođena izvješća prikazuju se unutar glavnog prozora aplikacije. Arhivirani dokumenti premještaju se u zasebne tablice baze podataka. Korisnici sustava mogu odabrati opciju autentifikacije. XSLT transformacija se primjenjuje na XML opis registracijske kartice.

Sučelja svih načina rada u sustavu Directum su objedinjena; možete konfigurirati pravila za obradu dokumenata i zadataka. U zamjenskom načinu rada sustav zadržava svoj informacijski sadržaj. Rad s datotekama moguć je online. Prava pristupa zasebnoj datoteci su raspodijeljena, a svaka od njih je atributivno opisana. Također možete primijetiti transparentnost procesa protoka dokumenata. Zadaci se dodaju u MS Outlook kalendar. Prednost sustava su prilagodljivi predlošci pretraživanja i praktični mehanizmi filtriranja po stupcima popisa.

Ali postoji i niz nedostataka: ne postoji mogućnost prikaza elemenata stranicu po stranicu (u Win32). Minimalne postavke vizualnih efekata. Nije moguće lokalizirati nazive detalja na različitim jezicima. Veličina kartice se ne može promijeniti. Prilikom stvaranja poveznica između elektroničkih dokumenata ne možete dodavati komentare za opis veze. Sučelje je preopterećeno.

Prednosti sustava uključuju dostupnost pretraživanja punog teksta za dokumente i podatke o registracijskim karticama (RC). Predlošci pretraživanja mogu se konfigurirati prema detaljima Republike Kazahstan. Postoji filtar inventara dokumenata na temelju vrijednosti stupaca. Zgodne funkcije za postavljanje predložaka pretraživanja. Možete stvoriti mape za pretraživanje.

Negativne osobine: nemoguće je distribuirati prava pristupa prilagođenim pretragama; nema konfiguriranih pretraživanja u web klijentu; nema mogućnosti kreiranja složenih upita za pretraživanje, nema prikaza objekata u popisu dokumenata i rezultata pretraživanja stranicu po stranicu, dodatni stilovi se ne primjenjuju na popis dokumenata.

Sustav omogućuje istovremeno održavanje organizacijske strukture nekoliko tvrtki. Daju se detaljni podaci o odjelima i zaposlenicima koji se mogu proširiti. Ako je potrebna zamjena (potpuna ili pomoćna), automatski se stvaraju mape "inbox/outbox". Filtar podniza i pokrenuta pretraga rade.

Nedostaci: prikaz ORS-a nije jasan, ne postoji mogućnost sortiranja elemenata određenim redoslijedom, otežano je kreiranje i popunjavanje imenika, nema lokalizacije unosa imenika. Minimalne postavke za izgled i ponašanje Republike Kazahstan.

Upravljanje elektroničkim dokumentima ima prednosti i nedostatke, prednosti i nedostatke korištenja u organizaciji.

Vaganje dobrih i loših strana implementacije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima u poduzeću vrlo je važan dio pri planiranju strukture poduzeća i vrste njegova dokumentotoka. Iako mnogi menadžeri ne posvećuju dovoljno pozornosti automatizaciji tijeka dokumenata i poslovnih procesa općenito, to su samo oni koji ne poznaju prednosti elektroničkog tijeka dokumenata.

Glavne prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima su da će svi odjeli i strukture poduzeća raditi u jednom informacijskom prostoru. Time se uvelike povećava brzina obrade dokumenata unutar tvrtke. Također, važan čimbenik koji elektroničko upravljanje dokumentima čini redom veličine većim od uobičajenog je sigurnost i sigurnost dokumenata. Moderni sustavi koriste enkripciju podataka, koja može zaustaviti pokušaje stvaranja curenja informacija. Korištenjem ove vrste tijeka dokumenata povećava se produktivnost zaposlenika i smanjuje se vjerojatnost pogrešaka u obradi dokumenata, koja ovisi o kvalifikacijama zaposlenika. Uvođenje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima daje značajan ekonomski učinak, ali je njegova kvantitativna procjena složen proces, jer potrebno je uzeti u obzir mnoge faktore.

Izravan učinak implementacije sustava omogućuje uštedu novca potrošenog na potrošni materijal, plaćanje poštanskih i kurirskih usluga dostave, fotokopiranje materijala i smanjenje troškova rada. Neizravni učinak su one prednosti upravljanja koje su značajne za funkcioniranje organizacije: transparentnost upravljanja, kontrola izvedbene discipline i dr.

Dakle, implementacija sustava za elektroničko upravljanje dokumentima omogućuje:

1. potpuno automatizirati proces rada s dokumentima;

2. osigurava organizaciju rada s udaljenim korisnicima i korisničkim skupinama;

3. omogućiti integraciju s vanjskim sustavima elektroničke pošte;

4. povećati osnovne mogućnosti sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima korištenjem modularnosti i prisutnosti ugrađenih alata;

5. osigurati proces istovremenog rada u sustavu neograničenog broja korisnika;

6. povećati učinkovitost rada s dokumentima;

7. poboljšati korporativnu kulturu rada s dokumentima;

8. značajno smanjiti volumen protoka papirnatih dokumenata;

9. značajno smanjiti vrijeme obrade i slanja dokumenata, vrijeme traženja dokumenata, vrijeme usuglašavanja i odobravanja nacrta dokumenata;

10. osigurati sve dokumentacijske procese uz istovremenu uporabu elektroničke i papirnate verzije dokumenata;

11. pojednostaviti proces registracije svih vrsta dokumenata (registracija iz emaila i web obrazaca, podrška za streaming skeniranje, registracija datoteka bilo kojeg formata);

12. osigurati upravljanje tijekovima rada (prijenos dokumenata između izvođača);

13. osigurava proces rada s međusobno povezanim dokumentima;

14. osigurati upravljanje dokumentima tijekom cijelog životnog ciklusa;

15. osigurati transparentnost svih procesa od trenutka nastanka dokumenta do trenutka predaje u arhivu;

16. Spremanje povijesti rada s dokumentima (vođenje računa o vremenu i autorima svih radnji s dokumentom, spremanje radnih komentara, podrška verzioniranju priloženih datoteka);

17. pratiti povijest nastanka dokumenta;

18. osigurati jasan postupak za koordinaciju i odobravanje dokumenata;

19. izgraditi sustav instrukcija koji dobro funkcionira;

20. osigurati jasnu kontrolu izvedbene discipline;

21. sortirati dokumente prema bilo kojem kriteriju;

22. omogućiti pretraživanje informacija po različitim atributima i pretraživanje cijelog teksta;

23. osigurava automatizaciju prikupljanja i analize statističkih podataka o kretanju dokumenata;

24. osigurava arhivsko čuvanje elektroničkih slika dokumenata;

25. osigurava reguliranje prava pristupa;

26. omogućiti trenutni pristup dokumentima;

27. smanjiti kvantitativne gubitke dokumenata;

28. povećati produktivnost rada;

29. smanjiti troškove pripreme dokumenata za predaju u arhiv i arhivskog čuvanja dokumenata;

30. daje pravnu snagu elektroničkim dokumentima;

31. smanjiti troškove kurirskih i poštanskih usluga;

32. smanjiti broj unutarnjih i vanjskih dostavljača;

33. osigurava vođenje informacijske i referentne baze podataka;

34. pružanje naprednih mogućnosti pretraživanja (pretraživanje po atributima, napredno pretraživanje, pretraživanje cijelog teksta uzimajući u obzir morfologiju ruskog jezika, podrška za mape dinamičkog pretraživanja);

35. Podrška za upis papirnatih i elektroničkih dokumenata u skladu sa zahtjevima Državne proračunske obrazovne ustanove.

36. Podrška za rute kretanja dokumenata (sekvencijalne, paralelne, slobodne rute, rute s uvjetima, kašnjenja)

37. Podrška za mješoviti protok dokumenata (priprema papirnatih dokumenata i izvješća pomoću predložaka, ispis registracijske kartice dokumenata, evidentiranje mjesta pohrane originalnih dokumenata);

38. Dostupnost alata za analizu tijeka dokumenata, izradu izvješća, kao i praćenje radne discipline zaposlenika (mogućnost izrade izvješća i analitičkih potvrda, automatsko vođenje dnevnika);

39. Osiguravanje informacijske sigurnosti (podrška za elektronički digitalni potpis, enkripcija podataka, logiranje, razlikovanje prava pristupa i sustava uloga, prisutnost ugrađenog nadzora integriteta podataka i automatske sigurnosne kopije).

No, uz sve prednosti sustava elektroničkog upravljanja dokumentima, on ima svoje nedostatke. Treba ih uzeti u obzir pri donošenju odluka o implementaciji sustava za elektroničko upravljanje dokumentima. Ako tvrtka implementira elektronički sustav upravljanja dokumentima od samog osnutka, tada to neće uzrokovati “stres” zaposlenicima. A ako odluku donosi tvrtka koja već duže vrijeme ima uredan protok dokumenata, onda morate uzeti u obzir da reforma sustava može izazvati niz “stresova” među zaposlenicima. Sve novo se teško prihvaća. Također, morate uzeti u obzir činjenicu da tvrtka može imati troškove za nabavu programa i sustava za upravljanje dokumentima, kao i za njihovu implementaciju i daljnje održavanje.

Također postoje praznine u informacijskoj sigurnosti. Budući da je tržište preplavljeno “piratskim” diskovima sa preuzetim bazama podataka ozbiljnih državnih agencija koje imaju dobru zaštitu, što tek reći za male i srednje poduzetnike. Konkurencija je zakon poslovanja. Beskrupuloznom natjecatelju teže je doći do informacija objavljenih na papiru: dokumenti se mogu pohraniti u različite prostorije, ormare (stolove, sefove) i razbacane mape. Lakše je s elektroničkim bazama podataka. Moderni hakeri koriste daljinski pristup za hakiranje skupih programa uz najviši stupanj sigurnosti.

Sljedeći nedostatak je naglo povećanje protoka dokumenata. Kao rezultat toga, poslužitelji se ne mogu nositi, a produktivnost rada pada. U prisustvu protoka papirnatih dokumenata, takav oštar proboj je nemoguć.

Još jedan nedostatak je povećanje troškova rada kao rezultat povećanog protoka dokumenata. Poslodavac nema vremena adekvatno odgovoriti na ovakva iskoračenja u odlučivanju o kadrovskim pitanjima. Volumeni se povećavaju, a broj zaposlenih ostaje isti.

Nakon razmatranja sustava za elektroničko upravljanje dokumentima, možemo zaključiti da isti ima svojih prednosti. I nedostaci i njihova implementacija u organizaciji ovise o vođi. Budući da je svaki menadžer osobno odgovoran za produktivnost svog poslovanja.



Također preporučujemo

Učitavam...Učitavam...