Личная карточка п 2. Личная карточка работника

Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основ ании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС(МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.
При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:
военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".
В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.
В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Все сведения о работнике кадровик обязан исправно вписывать в бланк Т-2. Личная карточка работника заводится на каждого наемного труженика:

• предприятиями, независимо от формы собственности;
• индивидуальными предпринимателями.

Какие сведения содержит

Т-2 (так коротко называется описываемая форма) утвержден в 2004 году (Постановление Госкомстата № 1 от 0.01.04). На практике используется три бланка:

• общий;
• Т-2 ГС используют для учета сведений о муниципальных и государственных служащих;
• с помощью Т-4 сохраняют сведения о научно-педагогических работниках.

Важно: распечатывать форму необходимо по следующим правилам:

• на картоне;
• используя двустороннюю печать.

Описываемая форма составлена из нескольких блоков:

1. Персональные данные.
2. Сведения о воинском учтете.
3. Прием на службу и продвижение (перевод).
4. Информация о прохождении аттестации.
5. Профессиональная переподготовка.
6. Награждение.
7. Сведения об отпусках.
8. Социальные льготы.
9. Дополнительная информация.
10. Увольнение.

Требования по оформлению тружеников необходимо соблюдать в точности:

• форма персонального учета по закону хранится 75 лет;
• по завершении деятельности ИП она должна быть передана в архивное учреждение, так как является доказательством трудоустройства человека.

Внимание: карта заводится исключительно для основных работников. Совместители не обеспечиваются формой для отдельного учета.

Скачать для просмотра и печати:

Особенности заполнения

Данные в форму вносятся согласно строгим правилам:

1. Первые две страницы заполняются при приеме человека на службу.
2. Последующие - в процессе работы.
3. Данные необходимо брать из официальных документов.
4. Каждая специальная запись сопровождается реквизитами первоисточника.

Внимание: разрешено использовать электронную систему ведения данной формы на начальном этапе (потом ее придется распечатать на картоне, чтобы вносить сведения об отпусках и служебном продвижении).

Образец заполнения карточки

Образец заполнения карточки. Этап 2.

Основания для внесения информации

При заполнении Т-2 необходимо основываться на таких бумагах:

1. паспорт работника;
2. документы, оформляемые при приеме на службу:
   • договор;
   • приказ;
3. трудовая книжка человека;
4. иные документальные подтверждения стажа;
5. СНИЛС;
6. диплом о полученном образовании (аттестат);
7. военный билет;
8. свидетельства о прохождении:
   • курсов повышения квалификации;
   • переаттестации;
   • иное;
9. приказы:
   • по личному составу;
   • об отпусках;
10. дополнительные (в некоторых случаях).

Внимание: законодательно не установлены сроки заполнения формы. На практике заполняют ее при устройстве на службы (так удобнее).

Персональные данные

Необходимо переписать информацию из документов работника:

• паспорта;
• диплома;
• других (по необходимости).

Совет: следует отвечать на вопросы формы.

Для справки: в графе о знании иностранного языка пишется на выбор (со слов труженика):

• свободно владеет;
• может объясниться;
• переводит со словарем.

Сведения о стаже (пункт 8) необходимо взять из трудовой книжки и иных предоставленных документов. Кадровик обязан подсчитать его точно, так как информация влияет на величину больничных начислений и иные выплаты.

Тонкости внесения общих сведений

К особенностям вписывания персональной информации кадровики относят следующие:

1. Месяц рождения необходимо написать словом, а в ячейке «Код» дату повторяют в цифровом формате.
2. Место рождения желательно записать полностью, не применяя сокращений категорий населенных пунктов.
3. Если у труженика есть второе гражданство, то вписывается название страны.
4. ФИО членов семейства труженика необходимо внести полностью.
5. Две позиции по адресам существуют для того, чтобы зафиксировать отдельно места:
   • регистрации;
   • проживания.

Кодировка проставляется на основании справочников. Доступ к ним должен обеспечить кадровику работодатель:

• ОКАТО - шифр населенного пункта;
• ОКИН - гражданство:
  • 1 - российское;
  • 2 - двойное;
  • 3 - иностранное;
  • 4 - отсутствие гражданства.
• ОКСО и ОКПДТР - шифры специальности (по диплому).

Для справки: недопустимо требовать коды у труженика.

Сведения о воинском учете

Заполнение раздела 2 основывается на действующем законодательстве в отношении воинского уче та граждан:

• Если человек является офицером запаса, то п. 1 не заполняется.
• В пункте 3 следует полностью написать состав:
  • командный;
  • рядовой;
  • матросы и так далее.
• Годность к несению воинской обязанности (пункт 5) обозначается следующим образом:
  • А - полностью годен;
  • Б - годен с незначительными ограничениями;
  • В - ограниченно способен;
  • Г - временно не годен.

Внимание: информация должна соответствовать содержанию военного билета. Если в документе нет конкретных указаний, то следует поставить шифр «А». Он присваивается всем автоматически.

• Пункт 7 разделен на две строки:
  • «а» необходимо заполнить, когда военнослужащий запаса имеет мобилизационное предписание;
  • в «б» вносятся сведения о бронировании за организацией на период военного положения.

Важно знать: на тружеников, подлежащих призыву, в каточке заполняется только пункт 2 второго раздела (кодировка описана выше).

Важно строго соблюдать законность записей в форме. А это означает следующее:

1. Сведения о приеме и увольнении должны вписываться:
   • строго формулировками соответствующих приказов;
   • иметь реквизиты распорядительного документа;
   • рядом ставится подпись работника, свидетельствующая об ознакомлении с текстом.
2. В графе «Аттестация» самой важной строкой является «Решение комиссии»:
   • текст ее берется из протокола заседания комиссии и выглядит так:
     • соответствует должности;
     • не соответствует (рекомендации);
   • рядом вписываются реквизиты документа-основания.
3. Информация о повышении квалификации фиксируется согласно полученному по ее результатам документу (с реквизитами).
4. В раздел о наградах заносятся все сведения:
   • о поощрениях;
   • о благодарностях;
   • о присвоении почетных званий и другое.
5. В разделе о социальных льготах указывается наименование документа, свидетельствующего о наличии у труженика преференций любого уровня.
6. Графа «Дополнительные данные» чаще всего не используется. В нее вносят рабочие пометки, необходимые для внутреннего учета (если таковой ведется).

Раздел об отпусках

В данной части формы необходимо фиксировать все дни отдыха, предоставленные работнику в соответствии с приказами. Указываются:

• даты начала и окончания;
• вид отпуска;
• периоды, за которые он предоставлен;
• реквизиты соответствующего приказа;
• корректировочные сведения (если человека отозвали из отпуска или он завершен ранее намеченной даты по иной причине).

В данной части фиксируются следующие отпуска (или их части):

• основной;
• дополнительный;
• за своей счет;
• по уходу за ребенком.

Внимание: если строчки в карточке закончились (это случается, когда человек работает на предприятии уже длительное время), то необходимо завести дополнение к форме. Оно обязано содержать первичную страницу о персональных данных, которые копируются из оригинала.

Хранение карточек

Все заполненные формы являются официальными документами. Их следует расположить в алфавитном порядке и сохранять отдельно от личных дел тружеников (в другом сейфе).

Для справки: после увольнения человека его форма передается в архив предприятия по акту.

Посмотрите видео о заполнении формы Т-2

* Табель учета рабочего времени ф.Т-12
Личная карточка - форма № Т-2 заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу на работников всех категорий.
Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Заполнение личной карточки производит работник кадровой службы . Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью в конце раздела II, на второй странице личной карточки.
Для заполнения личной карточки Т-2 необходимы следующие документы работника:

1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.

Остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
Правила заполнения формы № Т-2

1) Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.
При этом будьте внимательны в правильности написания названия организации.
Например, три различных варианта в написании ООО «ПАРУС», «Парус», «ПаРус».
2) Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
3) Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
4) В столбце «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
5) Характер работы указывается: «постоянно», «временно».
6) Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью
7) Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
8) Фамилия, имя, отчество записываются полностью.
9) Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например: «10 ноября 1975 г.». Код указывается в числовом формате: «10.11.1975».

При указании места рождения нужно учитывать следующее:
длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов; районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями:
город - гор., деревня - дер., край - кр., округ - окр., область - обл., поселок - пос, район - рн., станция - ст.;
слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.
10) Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления 0К 019-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО ).
11) Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении 0К 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН ).
Гражданство РФ обозначается кодом 1, двойное гражданство указывается кодом 2, иностранное гражданство обозначается кодом 3, отсутствие гражданства обозначается кодом 4.
12) Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений.
Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом:
- читаю и перевожу со словарем - код 1;
- читаю и могу объясняться - код 2;
- владею свободно - код 3.
При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания.
13) Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию, утвержденному постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО ).
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:
- начальное (общее) образование - код 02;
- основное среднее образование - код 03;
- среднее (полное) общее образование - код 07;
- начальное профессиональное образование - код 10;
- среднее профессиональное образование - код 11;
- неполное высшее образование - код 15;
- высшее образование - код 18;
- послевузовское образование - код 19.
Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.
Как правильно записывать сведения о неоконченном образовании .

Запись об образовании работника, если оно не окончено

Вид образования по классификации

Окончивший пять-шесть классов средней школы
- Окончивший седьмой, восьмой или девятый класс средней школы
- Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его

Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе
- Окончивший три курса высшего учебного заведения
- Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его

Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей, гимназию
- Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение

Начальное образование

Неполное среднее образование

Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение)

Записывается, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается

Неполное высшее образование
- Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости оттого, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение)
- Среднее (полное) общее образование

Начальное профессиональное образование

При внесении записи о наименовании учебного заведения разрешаются сокращения слов, не искажающие смысл наименования.
В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им.»; если за этим идет слово «профессора», «академика» или другое, то следует писать «им. профессора», «им. академика» и т. д.
Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома или иного документа об образовании.
Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения.
14) Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:
- для окончивших высшее учебное заведение - «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» - специальность;
- для окончивших среднее учебное заведение - «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др
15) Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу.
Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР ). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.
16) Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.
17) Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН .
Сведения о состоянии в браке:
- никогда не состоял (а) в браке - код 1;
- состоит в зарегистрированном браке - код 2;
- состоит в незарегистрированном браке - код 3;
- вдовец (вдова) - код 4;
- разведен(а) - код 5.
18) В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются: отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
19) Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом.
Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.
Необходимо заполнять обе графы - и адрес места жительства по паспорту, и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета), удостоверение военнослужащего запаса для на граждан, пребывающих в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями.
Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, о повышении квалификации, поощрениях, отпуске, социальных льготах и др

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений.
В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Работодатель при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под роспись.
При заполнении раздела IV «Аттестация» личной карточки заполняются все столбцы и графы. В них указываются:
- дата прохождения аттестации;
- решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т. д.;
- ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.
Графа «Основание» может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.
Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником.
В разделе V «Повышение квалификации» указываются:
- даты начала и окончания обучения;
- вид повышения квалификации;
- наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
- вид документа (свидетельство, удостоверение);
- графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.
Аналогичным образом в раздел VI вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.
При заполнении раздела VII «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.
В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку согласно ст. 121 ТК РФ в него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.
В разделе IX «Социальные льготы» следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставляемых работнику федеральными законами, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации (трудовым договором, коллективным договором, отраслевыми соглашениями).
В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета в необходимых случаях указываются:
- сведения об обучении на очно - заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания);
- сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
- заключение экспертной комиссии об условиях и характере труда.
После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в раздел XI основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.
При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ КАРТОЧКИ Т-2 страницы 1, 2, 3, 4
для увеличения изображения кликнуть по картинке

Порядок внесения изменений сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разделы «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.
Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку.
При изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами.
Далее все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров.
Полная замена личной карточки нежелательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю информацию о данном сотруднике.
Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема - с зачеркиванием.

Правила кодирования

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.
3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например: «14 февраля 2006 г.».
4. Даты кодируются арабскими цифрами в следующем порядке: число-месяц-год; например: «03.10.1998».
В организациях и на предприятиях, не планирующих введение АСУ кадровой деятельностью, допускается не проводить кодирование реквизитов.

Форма Т-2 личная карточка работника в 2018 году – бланк, образец заполнения, унифицированная, ворде, обязательна

Личная карточка работника Т-2 - образец заполнения

Личная карточка работника по форме Т-2 - это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия.

Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу.

Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Закон предуссматривает два случая когда личная карточка необходима:

• для ознакомления с записями в трудовой книжке;
• и для учета военнообязанных.

В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, данный документ, как нам кажется, в принципе не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение, а храниться он должен постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

Минимально работник расписывается в карточке три раза:

• за достоверность сведений при приеме на работу;
• при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
• при увольнении.

В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке напротив дублирующей записи об этих сведениях.

Личная карточка работника - форма Т-2 образец заполнения

Пункт 1. Заполняем «шапку»

Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре) и пол.

В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.

В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).

Пункт 2. Общие сведения

Вписываем реквизиты трудового договора.

Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН.

Код ОКАТО - это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге свои, в Челябинске свои. Найти код можно в Интернете.

Код ОКИН - это классификатор информации о населении. Данный классификатор включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.

Степень знания иностранного языка, в данном случае английского, личная карточка сотрудника может содержать:

• читает и переводит со словарем;
• читает и может объясняться;
• владеет свободно.

Заполняем сведения об образовании

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т.е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

Общий стаж - это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.

Непрерывный стаж - это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, - это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

• в аппарате Совета Обороны РФ;
• в Администрации Президента РФ;
• в Судебном департаменте при Верховном Суде и т.д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).

Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором можно взять из трудовой книжки работника.

По мере работы в организации стаж работника, естественно, будет увеличиваться, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.

В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится - впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется - укажите документ на основании которого брак был расторгнут).

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

• никогда не был(а) в браке;
• брак зарегистрирован;
• брак не зарегистрирован;
• вдовец или вдова;
• разведен(а) официально;
• разошлись (когда неофициально).

В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.

В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).

Дату регистрации по месту проживания можно посмотреть в штампе в паспорте.

Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи (из практики).

Пункт 3. Сведения о воинском учете

Пожалуй, самый сложный раздел в данном документе, заполняется на основании:

• удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывники), либо
• военного билета (пребывающие в запасе).

Для пребывающих в запасе:

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.

Воинское звание можно посмотреть в пункте 5 военного билета офицера запаса.

Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) - командный или солдаты.

В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например, 021102 или 113195А;

• А (годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе).

При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

• есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
• работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.

Для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

В пятом пункте указывается сведения из приписного:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе);
• Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения данного раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый - за внесение сведений в личную карточку работника, второй - за достоверность предоставленных сведений.

Пункт 4. Прием на работу и переводы

Данный раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.

Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.

В шестом столбце работник должен расписаться.

Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т.д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что наш работник будет в скором времени повышен в должности. В этом случае третий раздел Т-2 будет выглядеть следующим образом.

Срок внесения записи - одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.

Пункт 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.

Наш работник только устроился, поэтому это поле у него будет пока чистым.

Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Данные разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие раздел карточки Т-2.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, данные разделы остаются чистыми.

Если сотрудник сам, так сказать, инициативно обучится чему нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо будет вписать.

Пункт 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

• ежегодных;
• учебных;
• без сохранения заработной платы;
• дополнительных оплачиваемых и др.

Выглядит все это примерно так:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуска ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором будет продублирована таблица данного раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.

На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска).

В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это нужно так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную.

На полях Т-2 при этом надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Данные разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы и со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если человек льготник, он сам принесет необходимые документы, в которых будет все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнять эти разделы не надо.

Пункт 9. Увольнение работника

Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2.

Хранение карточек Т-2

Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).

Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).

Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

Других требований к хранению карточек не установлено.

Заполненный бланк формы Т-2

Бланк формы Т-2

Источник: https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/lichnaya-kartochka-rabotnika-t2

Форма Т-2. Личная карточка работника. Бланк и образец 2018 года

Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.

Образец и пустой бланк личной карточки работника

ФАЙЛЫ
Скачать образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2 .xlsСкачать пустой бланк формы Т-2 .xls

Как устроена форма. Основные особенности

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

• 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
• карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
• для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
• оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

Общие сведения о заполнении карточки

Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

• договор о принятии на работу;
• приказ, выписанный работодателем;
• паспорт;
• трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
• свидетельство о пенсионной страховке;
• диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
• для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
• автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

• для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
• для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

Заполнение. Подробный пример

Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, скачайте бесплатный образец. Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.

Как заполнить шапку личной карты работника

Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
СНИЛС (номер страховки) является необходимым.

Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника. Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.

Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

Важно! Вид работы, который указывается в Т-2, может быть только один – основной. Если человек будет трудиться по совместительству, то карту для него не создают, ведь она есть на основной работе.

Заполнение формы Т-2 по разделам

Раздел 1. Общие сведения

Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:

Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82). Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.

) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком. При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник. Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.

Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.

ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.

Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.

Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:

ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.

Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

Раздел 2. Сведения о военном учете

Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:

Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса. Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений. Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом. Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам. Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.

Подписать этот раздел необходимо и работнику.

Раздел 3. Прием на работу. Переводы

От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.

Раздел 4. Аттестация

Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.

Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.

Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка

Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).

Раздел 7. Награды

В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.

Раздел 8. Отпуск

В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:

• очередной ежегодный отпуск;
• отпуск без содержания;
• отпуск для ухода за ребенком.

Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.

Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.

Раздел 9. Социальные льготы

Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.

Раздел 10. Дополнительные данные

В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.

Раздел 11. Прекращение трудового договора

Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.

Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2

Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.

Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:

Использование спецсимволов

Косая черта (/) , двоеточие (:) , знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
Неаккуратное заполнение.

Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен.

Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.

Прочерки

Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.

Заполнение формы на компьютере

Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.

Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.

Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях - пригодится!

Источник: https://assistentus.ru/forma/t-2-lichnaya-kartochka-rabotnika/

Личная карточка работника по форме Т-2: инструкция по заполнению

Кадровики, оформляя нового сотрудника, ведут документацию, предусмотренную законодательством. Среди бумаг, не всегда обязательных для ведения, но получивших широкое практическое применение, – личная карточка сотрудника по форме Т-2. Рассмотрим инструкцию по заполнению карточки. Также можно скачать необходимый бланк и образец формы Т-2.

Для чего применяют личную карточку

Претендент прошел собеседование, его взяли на работу, издан приказ о принятии, и теперь ему необходимо пройти процедуру трудоустройства. Для этого ему нужно подать установленный пакет документов, содержащих множество разнородных сведений.

Чтобы систематизировать эту информацию для дальнейшего учета, данные заносят на специально разработанные карточки. Таким образом, сведения обо всех работниках предприятия формируют удобную для полного учета картотеку.

Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.

На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике. Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале.

Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству. Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям.

Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях. Так что на предприятиях нельзя вести личное дело сотрудника, не оформляя личные карточки.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них ведение учета на личных карточках не обязательно, но они вправе также пользоваться формой Т-2.

Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.

Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

• премирования;
• дисциплинарного взыскания;
• ухода в отпуск;
• внутреннего перевода;
• увольнения.

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.

Она должна находиться:

• на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
• на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
• на 4 странице – фиксация информации об увольнении.

Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя. Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования.

Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.

Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:

• трудовой договор – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
• удостоверение личности работника (паспорт);
• СНИЛС;
• ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
• свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
• военный билет;
• анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
• трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
• справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.

К сведению! Если понадобится дополнительная информация, она может быть внесена в личную карточку со слов сотрудника.

Бланк личной карточки по форме Т-2 скачать бесплатно в формате Word.

Скачать бесплатно бланк личной карточки формы Т-2 в формате Excel.

Скачать пример заполнения личной карточки в формате Pdf.

Личная карточка работника (форма Т-2): образец заполнения 2018 года

Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела.

Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет. При хранении их отделяют от личных дел.

Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Две первые страницы должны заполняться непосредственно при трудоустройстве. Остальные листы подлежат заполнению в процессе работы.

Важные нюансы оформления личной карточки

Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами.

1. Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера.
2. 2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки.
3. Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются.
4. Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом.
5. Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.

Правила и образец заполнения бланка Т-2

Прежде чем перейти к внесению информации в основные разделы, необходимо заполнить шапку бланка. В нее надо вписать полное название организации и ее код ОКПО.

Затем заполняется табличка:

• дата заведения личной карточки (пишется цифрами в формате «день – месяц – год»);
• табельный номер работника (не более 6 символов) – присваивается каждому новому сотруднику и не изменяется при внутренних перемещениях;
• номер ИНН;
• номер СНИЛС;
• в графе «Алфавит» нужно проставить начальную букву фамилии работника (это нужно для более удобного размещения в общей картотеке);
• постоянный или временный характер работы;
• основная работа или по совместительству;
• пол работника (буквой «М» или «Ж»).

Общие сведения

Первый раздел начинается с номера и даты заключения трудового договора – эти цифры проставляются в предназначенных для них окошках в правом верхнем углу документа.

Графа 1. ФИО работника пишется без сокращений, как в паспорте.

Графа 2. Дата рождения записывается словами, а сбоку приводится цифрами.

Графа 3. Место рождения указывается, как в паспорте, в окошке приводится код по справочнику ОКАТО. Запись не должна быть длиннее 100 знаков. Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат.

Графа 4. Гражданство (не сокращать) и код по ОКИН:

• для граждан РФ – 1;
• двойное ­– 2;
• иной страны – 3;
• без гражданства – 4.

Графа 5. Информация об уровне владения иностранным языком: нужно обозначить язык словами и цифрой кода и достаточность его освоения по принятой иерархии:

• «читаю и перевожу со словарем» – цифра 1 в окошке кода;
• «читаю и могу объясниться» – код 2;
• «свободно владею» – цифра 3.

Графа 6. Чтобы оставить сведения о полученном образовании, надо записать все оконченные учебные заведения, указать полученную квалификацию с кодом по ОКСО и реквизиты полученных дипломов.

Важно! Если обучение в учебном заведении не было окончено, то пишется последнее полное полученное образование. Если учеба продолжается на момент работы (например, заочно в вузе), нужно указать курс обучения или количество прослушанных курсов.

Графа 7. Сюда заносится название профессии, на которую трудоустраивается работник в данной организации (формулировка по штатному расписанию), и ее код по ОКПДТР. Можно указать дополнительную профессию, если она может оказаться важной.

Графа 8. Стаж (по данным трудовой книжки) указывается на дату трудоустройства с точностью до дня с разбивкой на общий и непрерывный.

Графы 9-10. Семейное положение и близкие родственники работника (супруг, родители и/или дети, родные братья и сестры), код по ОКИН:

• не был женат (не была замужем)– код 1;
• в браке – цифра кода 2;
• в гражданском браке – цифра 3;
• вдова или вдовец – 4;
• в разводе – 5.

Графа 11. Паспортные данные выписываются из документа.

Графа 12. Прописка и фактическое место проживания формулируются по тем же правилам, что и графа 3. Нужен также контактный номер телефона самого сотрудника и его ближайших родичей.

Раздел о воинском учете

Заполнение этого раздела актуально только для военнообязанных, в основном сотрудников мужского пола.

Информация вносится на основании военного билета или документа, что был выдан вместо утерянного. Возможно наличие удостоверения военнослужащего запаса или подлежащего призыву.

Внимание! После заполнения обоих разделов кадровик и работник должны перепроверить внесенные сведения и засвидетельствовать их своими подписями.

Приведенная таблица должна быть заполнена во всех графах, слова следует писать без сокращений:

• дата трудоустройства или перевода в обычном формате;
• структурное подразделение, где будет трудиться работник;
• должность (по штатному расписанию);
• оклад и надбавка (цифрами, в рублях);
• номер и дата приказа о принятии на работу (переводе);
• личная виза работника (роспись).

Аттестация

Также должны быть заполнены все пункты таблицы, нужно указать:

• дату, когда проходила аттестация;
• ее результат;
• номер и дата соответствующего протокола;
• № решения аттестационной комиссии.

Повышение квалификации

Если сотрудник в процессе работы проходил спецобучение, это нужно отразить в данном разделе, указав:

• период (с… – по…);
• вид пройденного обучения (курсы, тренинг и т.п.);
• учебное заведение, где проходило обучение;
• данные о полученном подтверждающем документе;
• информация о приказе, которым сотрудника направили повышать квалификацию.

Профессиональная переподготовка

Иногда работодатели переучивают за свой счет нужного им сотрудника, давая ему дополнительную квалификацию.

В табличной форме вносятся сведения:

• о периоде переподготовки (даты);
• о профессии, полученной сотрудником;
• номер и дата выдачи документа о прохождении;
• номер приказа о направлении на переподготовку.

Поощрения и награды

Перечислить, как отмечали работника на различных уровнях (местном, министерств и ведомств, государственном): отметить вид награды (грамота, ценный подарок, денежная премия и пр.) и указать номер соответствующего приказа.

Отпуск

Информация вносится на основании приказов на отпуск по предприятию относительно всех его видов:

• Ежегодного оплачиваемого отпуска.
• Дополнительного отпуска.
• По уходу за ребенком.
• По беременности и родам.
• Ученическому отпуску.
• А также отпуска, предоставленного работнику и за свой счет.

Важно! Сначала вносится дата ухода в отпуск, а дата его окончания дописывается только по возвращении сотрудника на работу. Нельзя вписывать планируемую дату выхода, поскольку не исключено, что сотрудник будет отозван из отпуска или же отдых может быть продлен.

Перечисляются получаемые сотрудником льготы и их основания со ссылкой на подтверждающий документ и нормативные акты.

Дополнительные сведения

Сюда вписываются сведения, не указанные ранее, но могущие иметь важность для работодателя, например, умение и право водить автомобиль, информация о прохождении заочного обучения, наличие инвалидности и др.

Основания прекращения трудового договора

Данный раздел оформляется при окончательном прощании с сотрудником. Сведения вносятся в той же формулировке, как они записываются в трудовую книжку и приказ об увольнении сотрудника составленного по форме Т-8.

Что вносится в данный раздел карточки:

• причина увольнения работника;
• номер и дата приказа об увольнении;
• дата ухода сотрудника из компании.

После заполнения этого раздела снова необходима сверка кадровиком и самим увольняющимся, подтвержденная их подписями.

Внимание! Закрытая личная карточка сотрудника подписывается увольняющимся работником с полной расшифровкой оставляемой должности, так же расписывается и заполняющее карточку лицо.

Хозяйствующий субъект может оформить на каждого человека, с которым он заключил трудовой контракт, личную карточку работника. Она открывается в момент поступления нового сотрудника в компанию, и закрывается при расторжении с ним договора.

Личная карточка сотрудника является регистром, в котором фиксируются основные сведения по каждому работнику.

Законодательством установлен строго определенный объем документов, который должен предоставляться при поступлении новичка на работу. Кроме этого, с сотрудника могут быть запрошен и ряд других документов.

С целью систематизации данных о работающем на предприятии человеке, ему в фирме заводят личную карточку форма Т-2. Такой бланк не считается обязательным к составлению в субъекте бизнеса. Однако, в определенных ситуациях карточка работника должна присутствовать в компании.

Заводится она как на работающего по основному трудовому соглашению, так и на привлеченного совместителя.

Первичное заполнение бланка можно сделать с помощью компьютера, однако все новые данные нужно добавлять только рукописным способом. Пустые поля прочеркивать нельзя!

Внимание! Все данные в нее вносятся ответственным работником по представленным сотрудником документам. Их копии прикрепляются в лично дело работника. Как правило, работа над личными карточками находится в полномочиях кадровика.

Работник должен в определенных случаях контролировать правильность и достоверность данных, записанных в его личную карту. Для фиксации этого факта, ему нужно проставлять в карточке свои подписи.

Компании вправе применять стандартизированную форму этого документа. Также на ее основе может быть разработан бланк предприятия, учитывающий особенности его функционирования.

Личная карточка работника фиксирует персональные данные работающих на предприятии лиц, поэтому она должна храниться и использоваться согласно установленным соответствующим законодательством способами.

Внимание! В связи с этим карточка Т2 должна защищаться от несогласованного доступа к ней, как в электронном, так и бумажном виде.

Обязательный ли это документ или нет

При обычном ее использовании личная карточка работника не включается в состав необходимых документов, которые в безоговорочном порядке должны заводиться в компании. Однако, иначе обстоят дела когда речь встает о соблюдении воинского учета.

Согласно законодательству в указанной сфере на каждого военнообязанного ответственный сотрудник должен заводить личную карточку.

Правильность ее ведения, а также периодическое обновление данных в ней, проверяется представителями военкомата.

Поэтому в субъекте приказом руководителя должен быть обозначен ответственный по воинскому учету, который при ведении карточек должен проставлять свои подписи для удостоверения данных, внесенных в эти регистры.

Важно! Если эти правила не соблюдать, фирму могут привлекать к ответственности в форме денежных штрафов.

На основании каких документов заполняется личная карточка

Все сведения, отмечаемые в личной карточке, необходимо вносить опираясь на документы, представляемые работником, либо оформленные в компании в ходе его работы. Лучше всего с них снимать копии и присоединять к карточке в подтверждение правильности указания информации.

Главными документами, которые используются для внесения данных, являются:

• Паспорт работника.
• СНИЛС.
• Военный билет (при его наличии).
• Аттестат и иной документ об образовании.
• Трудовая либо справка с основного места деятельности.
• Свидетельство о браке (если есть).
• Свидетельства о рождении на детей (если есть).
• Трудовой договор.
• Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, переводе, премировании, увольнении и т. д.

Большую часть этих документов требуется предоставить изначально при оформлении на работу - на их основании будут вноситься сведения на первые два листа личной карточки.

Важно! Сведения переносимые из приказов в карточку в связи с приемом, переводом, увольнением обязательно должны заверяться подписью самого работника, на которого открыта личная карточка Т-2.

Скачать бланк и образец личной карточки

Скачать в формате Word.

Скачать в формате Excel.

2018 год в формате PDF.

Образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2 в 2018 году

Рассмотрим личную карточку форма Т-2 образец заполнения.

На лицевой ее стороне вверху должно быть указано наименование фирмы, а также быть проставлен регистрационный код организации, присвоенный ей в Росстате.

После этого дальше в табличной части проставляется буква, с какой начинается фамилия работника, на которого открывается личная карточка. Здесь же отмечается характер его трудовой деятельности, а ее вид. Это может быть основная, или же по совместительству.

В этой же части личной карточки фиксируется пол данного работника.

Общие сведения

Указание сведений в разделе нужно начинать с проставления реквизитов подписанного с сотрудником трудового контракта.

В графа 1-3 нужно записать полностью Ф.И.О., дату рождения и место. В правой табличной части к этим сведениям проставляются необходимые коды на основе справочника. При указании данных о месте рождения, типы небольших населенных пунктов (село, кишлак, аул и т. д.) необходимо писать целиком, без сокращений.

В графу 4 заносится имеющееся гражданство.

В графе 5 необходимо отметить название иностранного языка и качество владения им. В последнем случае можно указывать «Читаю и пишу со словарем», «Свободно владею» и т. д.

Графа 6 используется для внесения сведений об имеющемся образовании. Сюда нужно записать вид образования, данные об оконченном учебном заведении, сведения о документе, свидетельствующем о его получении (диплом, аттестат и т. д.)

В графу 7 вписывается профессия, на которую принят работник.

Графа 8 должна составляться на основании данных из трудовой книжки. Здесь необходимо указать размер трудового стажа на какую-либо определенную дату (чаще всего используется дата приема в компанию).

В графы 9 и 10 записываются сведения о нахождении работника в браке, а также информация о ближайших имеющихся родственниках. Ф.И.О. родных должны заноситься целиком, без любых сокращений.

В графу 11 заносятся данные о документе, который устанавливает личность работника.

В графе 12 записываются адреса нахождения работника - согласно прописки, фактический. Когда адреса одинаковы, то вторую строку разрешается не заполнять. Здесь же необходимо проставить телефон для связи.

Сведения о воинском учете

Данные в указанный раздел личной карточки заносится только для сотрудников мужского пола. Для указания данных запрашивается военный билет либо приписное удостоверение.

В графе 2 указывается полученное звание. В случае, когда работник еще не призывался, но имеет на руках приписное удостоверение, то в данную графу нужно записать «подлежит призыву».

В графе 3 указывается, в какому типу относится работник - солдатам, медицинскому и т. п.

Графа 4 должна содержать код специальности, которую получил работник за период службы.

В графе 5 нужно при помощи буквы от «А» до «Г» указать степень годности к несению службы в рядах вооруженных сил.

В графу 6 записывается наименование органа военкомата, где работник находится на учете.

В графе 7 проставляются отметки о текущем состоянии на учете. Сведению сюда должны записываться только простым карандашом.

В графе 8 отражается снятие работника с воинского учета.

Внимание! Все сведения, что были проставлены в этом разделе, проверяет кадровый специалист, после чего заверяет своей подписью. Далее, с внесенными сведениями нужно познакомить и лично работника, что он должен подтвердить персональной подписью.

Прием на работу и переводы на другую работу

Изначально в указанном разделе отражаются данные о приеме сотрудника на работу. В дальнейшем сюда необходимо вносить сведения о его передвижениях по структурным подразделениям, повышениям в должности и т. д.

В таблицу нужно записать дату, когда был произведен перевод, данные о принимающем подразделении и название должности, размер оклада на новом месте. Также в разделе нужно указать данные о приказе, который выступал основанием для перемещения работника.

Заключительная графа предназначена для личной подписи сотрудника, который должен поставить ее в подтверждение прочтения.

Аттестация

В ситуации, если в организации проходила переаттестация работников, то в разделе отражают ее результаты. В таблицу в первую графу заносится дата проведения процедуры.

После этого нужно отразить решение комиссии по указанному работнику («соответствует» либо «не соответствует»), а также проставить реквизиты протокола хода аттестации.

Заключительная графа таблицы может быть незаполненной, либо в нее можно вписать сведения о приказе, которым было принято решение по компании выполнить аттестацию работников.

Повышение квалификации

В указанный раздел кадровый сотрудник должен записывать о фактах участия работника в курсах повышения квалификации.

Сначала нужно внести даты, в промежуток между которыми были проведены курсы. После этого в таблицу вписывается вид переквалификации, наименование заведения, какое служило базой для проведения курсов, а также данные об оформленном удостоверяющем документе.

В завершающую графу таблицы записывается основание направления на повышение квалификации. Обычно им выступает приказ, какой определял необходимость для работника отправиться проходить обучение.

Профессиональная переподготовка

В указанный раздел вписываются данные о каждом факте прохождения работником переподготовки. Сначала необходимо отразить период, в промежуток которого проводилась процедура, название профессии, по которой выполнялось обучение, данные о документе, оформленном на работника после окончания процедуры. В заключительной графе указывается основание участия в переподготовке.

Поощрения и награды

В указанном разделе, личная карточка работника должна обобщать данные обо всех видах поощрений, какие сотрудик получил за время труда в организации. Здесь могут отражаться премии, ценные подарки, грамоты и т. д.

В начальную графу нужно записать полное наименование произведенного поощрения, а во второй проставить данные о распоряжении, каким оно было назначено.

Отпуск

В указанный раздел личной карточки работника заносятся все периоды, в которые работник получал время на отдых. При этом в раздел нужно заносить абсолютно все отпуска - основной, учетный, дополнительный, без оплаты и т. д.

В раздел сначала вносится название отпуска. Дальше, нужно указать даты начала и завершения периода времени, за который предоставляется отдых. Например, для трудового отпуска здесь указывается рабочий год.

Когда сотрудник работает в компании достаточно продолжительное время, то пустое место в таблице может закончиться. В это ситуации оформляется «Дополнение к личной карточке». На нем оформляется шапка, как на основной части документа, а затем необходимая таблица.

Социальные льготы

В этом разделе отражается информация о причинах, по которому сотруднику предоставляются условия труда, какие делают лучше его положение. Например, если работнику установлена инвалидность 3-й группы, то по закону он имеет право на рабочий день с уменьшенной продолжительностью.

Таблица раздела заполняется следующим образом. Сначала записывается название льготы, затем информация о подтверждающем ее документе.

Последняя графа служит для отражения информации об основании предоставления льготы. К примеру, сюда можно записать ссылку на нормативный документ (закон, постановление и т. д.), которым было установлено предоставление этой льготы.

Дополнительные сведения

В данном разделе в свободном стиле можно отразить сведения, которые нельзя внести ни в один другой раздел. Например, именно здесь можно указать наличие у сотрудника прав на вождение автомобиля с указанием их реквизитов, отметить наличие инвалидности и т.д.

Основания прекращения трудового договора

Это завершающий раздел документа форма Т-2. Он заполняется только в том случае, когда работник производит увольнение от данного работодателя.

Кадровик при внесении данных в раздел должен здесь указать причину, по которой производится расторжение договора (согласно ТК), дату увольнения, реквизиты составленного приказа (его номер, дату).

После того, как все необходимые данные внесены, кадровый сотрудник должен проверить - верно ли они внесены, после чего подставить свою подпись.

Завершающим шагом является ознакомление работника с записанной в этом разделе информацией. Он должен прочитать указанные сведения, после чего заверить своей подписью личную карточку работника.