Порядок регистрации замены эклз в налоговой инспекции.

Замена ЭКЛЗ производится ЦТО в установленном порядке и за счет средств организации или частного предпринимателя, которым принадлежит ККМ.
Рассмотрим порядок, сроки и причины замены ЭКЛЗ.
ЭКЛЗ - электронный автономный блок, функционирующий, как составная часть ККМ, выполняет функции сплошного фиксирования, архивирования и длительного хранения информации о текущих кассовых операциях, проводимых данным кассовым аппаратом.
Поскольку технические характеристики и принцип работы блока ЭКЛЗ схожи с компьютерной памятью, то в процессе использования закономерно возникает вопрос о необходимости замены ЭКЛЗ в связи с её заполнением и в ряде других случаев, о которых пойдет речь.
Обращаем внимание, что услуга "замена ЭКЛЗ" является платной. Стоимость замены ЭКЛЗ Вы можете найти в разделе Обслуживание ККМ .

Плановая или гарантийная замена ЭКЛЗ производится в следующих случаях:

1. Плановая замена ЭКЛЗ проводится, в случае, когда ККМ выдает сообщение о заполнении электронной памяти блока ЭКЛЗ более, чем на 90 процентов. В такой ситуации организация или ИП, владеющий ККМ, направляет в центр технического обслуживаний ККМ (ЦТО) соответствующую информацию о факте заполнении памяти ЭКЛЗ и Гарантийное письмо-заявку, которым подтверждает свое согласие на замену ЭКЛЗ и активизацию нового блока ЭКЛЗ.
2. Плановая замена ЭКЛЗ также осуществляется, когда заканчивается 12-ти месячный срок с момента активизации блока ЭКЛЗ , по закону ограничивающий срок его эксплуатации. При этом владелец ККМ, заранее, не позднее одного месяца до истечения данного срока уведомляет ЦТО аналогичным Гарантийным письмом-заявкой на установку и активизацию новой ЭКЛЗ.
3. Гарантийная замена ЭКЛЗ выполняется ЦТО в случае отказа или неисправности в работе блока ЭКЛЗ в течение установленного срока эксплуатации.
Гарантийное обслуживание осуществляется только если:
- причиной неисправности ЭКЛЗ не стала недобросовестность обслуживающего персонала
- не нарушались правила эксплуатации ЭКЛЗ в составе ККМ
- не допускалось самостоятельное вскрытие блока ЭКЛЗ и попытки его ремонта
- неисправность ЭКЛЗ была выявлена в течение гарантийного срока эксплуатации
- ресурс памяти ЭКЛЗ не исчерпан
- параметры активации ЭКЛЗ были безошибочны
4. Внеплановая замена ЭКЛЗ проводится по причине перерегистрации ККМ на другую организацию или частного предпринимателя.

Замена ЭКЛЗ производится исключительно центром технического обслуживания (ЦТО) контрольно-кассовой техники. Самостоятельная замена ЭКЛЗ исключается.

Плановая замена ЭКЛЗ производится в установленном порядке:
- Гарантийное письмо-заявка владельца кассового аппарата в ЦТО служит основанием для выставления счета за замену и активизацию новой ЭКЛЗ
- владелец ККМ оплачивает выставленный счет и получает от ЦТО необходимые документы для предоставления в инспекцию МНС России (карточку регистрации ККТ, техническое заключение о причине замены блока ЭКЛЗ, журнал кассира - операциониста, акт формы № КМ-2, заверенный ЦТО и составленный в трех экземплярах)
- специалист налогового органа после изучения вышеперечисленных документов, визирует акт формы № КМ-2, что является разрешением на произведение замены ЭКЛЗ и активизации новой ЭКЛЗ. При этом журнал кассира - операциониста и карточка регистрации ККТ остаются в ИМНС
- ЦТО после проведения последовательной процедуры замены ЭКЛЗ формирует пакет необходимой документации с целью предоставления в налоговый орган:
а) в техническом паспорте контрольно-кассовой машины делается отметка о дате замены и активизации новой ЭКЛЗ. Дата замены и регистрационный номер ЭКЛЗ заверяется подписью специалиста ЦТО, осуществившего замену, и печатью ЦТО
б) в дополнительном вкладыше к Паспорту версии фиксируется дата активизации ЭКЛЗ и указывается её регистрационный номер. Заверяется печатью ЦТО и подписью специалиста-исполнителя
в) специалистом центра технического обслуживания, проводившим процедуру ввода в эксплуатацию новой ЭКЛЗ составляется Акт ввода в эксплуатацию ЭКЛЗ по форме приложения А к тех. паспорту ЭКЛЗ, заверяемый его подписью и печатью ЦТО
г) запись о проведенной процедуре замены и активизации заносится в Журнал КМ-8 и наклеивается отрывная часть контрольного талона самоклеящейся пломбы с идентификационным номером, соответствующим номеру на пломбе
д) оформляется акт по форме № КМ-2.

Владелец ККМ представляет вышеуказанную документацию в налоговый орган и, после проверки правильности оформления данных документов, получает назад вместе с ними от налогового органа карточку регистрации ККТ с отметкой об активизированной ЭКЛЗ и журнал кассира- операциониста с учетной записью о произведенной замене ЭКЛЗ.
ЭКЛЗ, выработавшие ресурс или снятые и замененные по истечении срока эксплуатации, подлежат обязательному хранению в организации или у частного предпринимателя в течение 5 лет.

(ГК Софтбаланс)

Уже несколько месяцев в нашей стране действует новый порядок применения ККТ, по которому любые регистрационные действия с кассовыми аппаратами с ЭКЛЗ запрещены. Те предприятия, у которых заканчивается ЭКЛЗ, обязаны перейти на работу с Фискальными Накопителями, доработав свою старую кассу или купив новую. И этот процесс невозможно остановить, потому что при окончании срока действия ЭКЛЗ (а это всегда первое число 13-ого месяца после ее активации) касса просто блокируется и работать дальше на ней невозможно.

Все это накладывается на ситуацию острого дефицита фискальных накопителей и касс с ними, которая наблюдается уже несколько месяцев. По всем заверениям ФНС и министерств, отвечающих за переход на on-line кассы, такой дефицит вызван ажиотажным спросом и действиями спекулянтов, потому что по их данным из 600 тыс. выпущенных фискальных накопителей на учет поставлены только 300 тыс., а еще 300 тыс. ждут своего часа на складах тех самых перекупщиков. Однако при этом не стоит забывать, что у нас в стране примерно 1,2 млн. касс, и простая математика показывает, что за май и июнь нужно выпустить еще минимум 600 тыс. ФН, а это ровно столько, сколько было выпущено за предыдущие 7 месяцев.

Наблюдая такую ситуация в стране, представители ФНС на всех семинарах и выступлениях не устают повторять, что они не будут применять санкции, выписывать штрафы и отзывать лицензии у добросовестных участников рынка, а все их действия будут направлены только на информирование и помощь предприятиям в переходе на новый порядок работы с ККТ. 6 апреля 2017 года ФНС выпустила письмо N ЕД-4-20/6453@ «О проведении контрольных мероприятий в отношении налогоплательщиков, реализующих алкогольную продукцию». Пункт 3 данного письма поручает нижестоящим налоговым органам проинформировать каждого конкретного налогоплательщика, указанного в перечне, о положениях федерального законодательства, в соответствии с которыми при наличии обстоятельств, указывающих на то, что индивидуальными предпринимателями, являющимися налогоплательщиками, применяющими патентную систему налогообложения и единого налога на вмененный доход, реализующими алкогольную продукцию без применения контрольно-кассовой техники, были приняты все меры по соблюдению требований законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники, указанные лица к ответственности не привлекаются (части 1 и 4 статьи 1.5, часть 1 статьи 2.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, письмо Минфина России от 27.03.2017 N 03-01-15/17554).

В письме Минфина России от 27.03.2017 N 03-01-15/17554 сказано, что "в целях установления факта принятия исчерпывающих мер по соблюдению указанных выше требований законодательства Российской Федерации может быть исследован заключенный пользователем договор поставки фискального накопителя на предмет разумного срока до окончания действия блока ЭКЛЗ или до определенного законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники предельного срока возможности его использования ".

Получается, что тот, кто не успевает получить оплаченный ФН или кассу с ним, но имеет на руках счет и договор с поставщиком, будет считаться добросовестным налогоплательщиком. При этом он сможет работать на старой ККТ, пока не заменит ее на новую с ФН или не доработает. А как быть тем, у кого срок действия ЭКЛЗ закончился и касса заблокировалась?

Согласно письму ФНС и Минфина они также могут продолжить работу. Но для этого у них есть несколько вариантов:

Отключить заблокированную ККТ и продолжить торговлю, выписывая чеки покупателям от руки.
Перевести ККТ в режим чеко-печатающей машины, при которой она не будет обращаться к ЭКЛЗ, но сможет и дальше печатать чеки. Не со всеми моделями ККТ такое возможно.
Обратиться в ЦТО и установить в кассу новую ЭКЛЗ, не регистрируя эту операцию в ФНС.

Все три варианта являются нарушением правил работы с ККТ, но при наличии у вас документов, подтверждающих, что вы ожидаете поставку ФН или ККТ с ним, контролирующие органы не будут вас наказывать. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы. Первый вариант замедлит обслуживание покупателей, но при небольшом их потоке позволит продолжить работу с наименьшими затратами. Но нужно помнить, что "мягкие чеки", выписанные от руки, дают сотрудникам дополнительные возможности для злоупотреблений.
Второй вариант никак не снизит скорость обслуживания покупателей и уровень сервиса, т.к. чеки будут все также печататься автоматически, но, как мы уже указывали ранее, далеко не все модели кассовых аппаратов поддерживают такую функцию, как отключение ЭКЛЗ и перевод в режим принтера чеков.
Третий вариант подойдет всем и позволит продолжить работу в старом режиме в ожидании перехода на on-line, но при этом предприятию придется купить новую ЭКЛЗ, понимая, что эти затраты оно понесет впустую и ее придется выкинуть через несколько недель. Хотя цены на ЭКЛЗ скорее всего будут снижены, т.к. этот товар и так уже никому не нужен, а продать ее клиенту даже по бросовой цене для ЦТО лучше, чем просто выкинуть.

→ Замена ЭКЛЗ: последовательность действий

Также современные ККМ оборудованы ЭКЛЗ. Термин «ЭКЛЗ» расшифровывается как «электронная контрольная лента защищенная».

Основное предназначение ЭКЛЗ: дополнять фискальную память ККМ, фиксировать каждый чек / операцию. Данные, записываемые в ЭКЛЗ, шифруются: «открутить» пробитый ранее чек не получится.

Фотография ЭКЛЗ

фотографии

Сроки замены ЭКЛЗ

ЭКЛЗ рассчитана на работу в течение 13 месяцев с момента активации. Если в течение 13 месяцев с момента активации был пробит только один чек ЭКЛЗ все равно заблокируется и потребуется ее замена. За 2-3 месяца ККМ начнет выдавать системное сообщение: «ЭКЛЗ близка к заполнению». Выдавать это сообщение ККМ будет при снятии X- и Z-отчетов, распечатывая сообщение в самом начале кассовой ленты.

Процедура замены ЭКЛЗ

Итак, пришло время менять ЭКЛЗ. Как выглядит процедура замены ЭКЛЗ?

Все операции по обслуживанию ККМ выполняет Центр технического обслуживания и ремонта кассовых аппаратов (далее ЦТО), с которым у Вас должен быть заключен договор.

Самое сложное при замене ЭКЛЗ это выбрать время.
В среднем, на замену ЭКЛЗ требуется день. И в этот день у Вас в офисе кассир не сможет принимать наличные денежные средства (кассовой машины не будет на месте). Если ККМ несколько то проблема снимается (сначала будет замена ЭКЛЗ на одной машине, потом на другой). А если ККМ только одна в офисе? Можно выбрать утро пятницы или утро понедельника то время, когда у Вас меньше всего клиентов.

Итак, Вы выбрали день. Вы обращаетесь в свой ЦТО с просьбой провести замену ЭКЛЗ в удобное для Вас время. ЦТО выделяет механика, который будет проводить замену, выставляет счет на оплату.

В среднем, стоимость замены ЭКЛЗ в Москве составляет порядка 9500 рублей.

Счет оплачен, механик выделен, время с ЦТО и с ИФНС согласовано, поехали.

Замена ЭКЛЗ. Шаг 1 едем в ЦТО

Везем ККМ с блоком питания (если он есть) в ЦТО.
Помимо ККМ, берем с собой документы:
карточка регистрации контрольно-кассовой техники
журнал кассира-операциониста (КМ-4)
журнал учетов вызова технического специалиста ЦТО (КМ-8)
паспорт версии с дополнительным листом
паспорт старой ЭКЛЗ (которая пока еще в ККМ)
паспорт ККМ (именно паспорт, а не руководство)
оригинал последнего Z-отчета
копию последнего Z-отчета в трех экземплярах
доверенность на замену ЭКЛЗ для ИФНС

фотографии

В офисе ЦТО механик, после ознакомления с ККМ, подготовит следующие документы:
техническое заключение о причине замены ЭКЛЗ
акт по форме КМ-2 в трех экземплярах

Замена ЭКЛЗ. Шаг 2 едем в ИФНС

Вы берете документы (которые привезли с собой и которые Вам дали в ЦТО) и направляетесь в ИФНС. Можно захватить еще коробку конфет.

Сотрудник ИФНС (девушка или парень) бегло просматривает документы и ставит штамп на всех трех актах КМ-2. Обычно механики просят позвонить в этот момент в ЦТО, сообщить, что все прошло нормально и ИФНС дала добро на замену.

После Вашего звонка механик приступает к замене ЭКЛЗ, а Вы едете в офис ЦТО.
В этом случае на замену ЭКЛЗ у Вас уйдет половина дня. Если же не звонить в ЦТО из налоговой, то к замене ЭКЛЗ механик приступит после того, как Вы приедете к нему в офис и покажете ему акт КМ-2; на замену ЭКЛЗ уйдет целый день.

Замена ЭКЛЗ. Шаг 3 возвращаемся в ЦТО

Приезжаете в офис ЦТО. ЭКЛЗ уже заменена в ККМ.
Вам дают новый паспорт ЭКЛЗ.
Вы расписываетесь с том, что приняли на ответственное хранение старую ЭКЛЗ.
Вам дают новый Z-отчет на 1 рубль 11 копеек (1,11) (этот Z-отчет пробивает механик ЦТО для тестирования новой ЭКЛЗ).
Могут дать распечатку об активации новой ЭКЛЗ.

ККМ уже можно пользоваться. Забираете все документы и едете к себе в офис.
Передаете заждавшемуся кассиру ККМ с новенькой ЭКЛЗ и направляетесь в ИФНС.

Замена ЭКЛЗ. Шаг 4 завершающий визит в ИФНС

Да, да в ИФНС надо побывать два раза.

Сотрудник ИФНС: еще раз бегло просматривает документы и ставит штамп на всех трех актах КМ-2 и возвращает Вам два акта (один забирает себе)
расписывает на обороте карточки регистрации ККМ о вводе новой ЭКЛЗ
ставят печать в журнале учетов вызова технического специалиста ЦТО (КМ-8)

Замена ЭКЛЗ. Шаг 5 конец

Вы, уставшие, но веселые, едете в офис.
И начинаете отсчитывать 13 месяцев до новой замены ЭКЛЗ.

Один из двух актов КМ-2 Вы потом вернете в ЦТО (это не срочно, можно вернуть, когда к Вам придет механик для планового осмотра ККМ).

Старая ЭКЛЗ хранится у Вас 5 (пять) лет.

В 2016 году были приняты поправки к закону о применении контрольно-кассовой техники. Все торговые организации с 2017 года обяжут отправлять электронные копии чеков в ФНС через онлайн-кассы. За последние несколько лет это самая глобальная реформа в сфере розничных продаж. Она коснется даже тех предприятий, которые работают по патентной системе налогообложения, УСН и ЕНВД. Чтобы отвечать требованиям, предпринимателям и торговым организациям предстоит обновить оборудование, отказавшись от касс с ЭКЛЗ.

Требования к онлайн-кассам и отмена ЭКЛЗ

Онлайн-касса - кассовый аппарат со встроенным фискальным накопителем (ФН), который шифрует данные о продажах и по защищенному каналу передает их в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Онлайн-касса позволяет отправлять копию чека покупателю на электронную почту либо телефон.

Замена касс в 2017 году обусловлена тем, что старые модели ККТ оснащаются электронной контрольной лентой (ЭКЛЗ) и не поддерживают передачу данных по интернету. Это основная причина замены ЭКЛЗ, и во всех онлайн-кассах, регистрируемых с 1 февраля 2017 года, контрольная лента не используется.

Отметим, что онлайн-касса не обязательно представляет собой кассовый аппарат новой модели. Некоторые дорогие модели касс можно доработать, и в этом случае допустима замена ЭКЛЗ на фискальный накопитель с использованием специального комплекта доработки, который приобретается за отдельные деньги. Стоимость замены ЭКЛЗ на ФН в некоторых случаях может оказаться незначительно меньше, чем покупка новой кассы.

Замена ЭКЛЗ в 2017 году: изменения в законе №54-ФЗ

Замена ККТ на онлайн-кассы и сроки замены ЭКЛЗ ККТ регламентируются законом № «О применении контрольно-кассовой техники» в редакции от 15 июля 2016 года.

Поправки в закон меняют схему работы предприятий с налоговыми органами для упрощения документооборота и прозрачности бизнеса. Упростятся процедуры регистрации ККТ и оплаты сервиса, отчетность перед покупателями.

Электронные чеки по закону №54-ФЗ равноценны бумажным, и в любой момент при необходимости их можно восстановить, получив заново. Форма кассовых чеков при этом изменится, количество реквизитов в них возрастет.

Замена ЭКЛЗ: когда менять?

Все новые кассовые аппараты, которые будут ставиться на учет в ФНС с 1 февраля 2017 года, должны иметь встроенный фискальный накопитель и работать по новой схеме. Кассы, поставленные на учет раньше, можно использовать только до 1 июля 2017 года, даже если срок эксплуатации ЭКЛЗ не достиг 13 месяцев. В этом случае потребуется внеплановая замена ЭКЛЗ раньше установленного срока.

Отмена ЭКЛЗ в 2017 году будет проходить постепенно. Сроки перехода с ЭКЛЗ на ФН - с 1 февраля до 1 июля 2017 года для всех предприятий, кроме тех, что работают по патентной системе и ЕНВД. Их также обяжут использовать ККТ с ФН, но с 1 июля 2018 года. Ранее, предприятия, работавшие на ПСН и ЕНВД, могли не использовать кассовые аппараты.

Как происходит замена ЭКЛЗ на ФН?

Как заменить ЭКЛЗ на ФН? В первую очередь нужно узнать дату замены ЭКЛЗ и уточнить, возможна ли замена на ФН для конкретной модели кассового аппарата.

Посмотреть срок замены ЭКЛЗ ККТ можно в чеке активации новой ленты или паспорте от блока ЭКЛЗ, в котором ставится отметка об активации. Плановая замена ЭКЛЗ кассы проводится через каждые 13 месяцев. Когда сроки замены ЭКЛЗ на кассовом аппарате подходят к концу, за 3-4 месяца до их окончания на чеках появляется предупреждение.

Если срок эксплуатации старой ЭКЛЗ истекает в первой половине 2017 года, рациональнее заменить её на ФН по окончании срока действия ЭКЛЗ. Тем же предпринимателям, у кого срок замены ЭКЛЗ установлен на вторую половину 2017 года, лучше не дожидаться последнего момента, когда может возникнуть большой спрос на фискальные накопители и облачные или онлайн-кассы, а провести замену ЭКЛЗ на ФН или покупку новой кассы заранее, без спешки в спокойной обстановке.

Возможность замены ЭКЛЗ и цены на услугу можно уточнить в центре технического обслуживания, который занимается сервисом кассовых машин или напрямую у производителя, в компании i-Retail новое кассовое решение с ФН стоит всего 31 990 рублей, при этом оно предоставляет массу новых возможностей, которые были недоступны на оборудовании предыдущего поколения с аналогичной и даже более высокой стоимостью.

Второй этап замены ЭКЛЗ - в срок подать заявку в ЦТО, с 2017 года отменен. Теперь никто не мешает вам заменить электронную ленту фискальным накопителем самостоятельно. Для того чтобы встать на учет в ОФД, использование центра технического обслуживания так же не является обязательным, но большинство из них могут осуществить эту процедуру вместо самого предпринимателя.

В законе №54-ФЗ указано, что пользователь может выполнить замену ЭКЛЗ и фискальной памяти сам. Стоит помнить, что после самостоятельной замены деталей некоторые сервисные центры могут отказать в гарантийном ремонте. Но оборудование i-Retail идет с уже установленным ФН, поэтому клиенты i-Retail могут не беспокоиться о потере гарантии на приобретенное оборудование. Если вы решили доработать свою старую кассу, то кроме установки вам также понадобится программирование касс при замене ЭКЛЗ на фискальный накопитель, а следовательно, помощь специалиста и дополнительные расходы. Это может сделать доработку старой кассы даже дороже, чем покупка новой кассы i-Retail ОФД.

Перерегистрация ККМ при замене ЭКЛЗ в 2017 году проходит по следующей схеме:

снять ЭКЛЗ с учета в ФНС,
обновить кассовое оборудование и программное обеспечение,
оформить договор с ОФД,
подать заявку на регистрацию новой ККТ в налоговую службу,
указать номера ККТ и ФН, данные о торговом предприятии и договоре с ОФД, ИНН,
получить карточку регистрации.

Зарегистрировать онлайн-кассу можно по интернету, на сайте ФНС.

Несвоевременная замена ЭКЛЗ: штрафы и как их избежать

За несоблюдение нового закона о замене ЭКЛЗ и использование кассового оборудования без ФН физическое лицо могут оштрафовать на сумму от 10 тысяч рублей, юридическое - на сумму от 30 тысяч рублей. Единственная возможность избежать штрафов - вовремя обновить оборудование. Использование ЭКЛЗ после 1 июля 2017 года будет приравниваться к отсутствию у предпринимателя кассового аппарата.

В рамках закона в качестве онлайн-касс можно использовать так называемую - интернет-приложение, доступное с любого устройства: компьютера, планшета или смартфона. Например, i-Retail, как и другие более дорогие, но менее функциональные кассы с ФН, они шифруют, хранят и передают данные о продажах, позволяют принимать все виды оплаты, распечатывать и отправлять кассовый чек. А кроме того, позволяют видеть подробную статистику продаж, отчеты об остатках продукции на складе, наиболее и наименее ходовых товарах, содержат в себе базу из нескольких миллионов товарных штрих-кодов, умеют работать с весами, запоминают контактную информацию ваших клиентов, позволяют моментально создавать дополнительные рабочие места и торговые точки и многое другое.

Облачные кассы соответствуют требованиям закона №ФЗ-54, но обходятся дешевле, чем модернизация и сервис старых касс или покупка новых, при этом обладают функционалом, который ранее был доступен только крупным торговым сетям. Если замена ЭКЛЗ для ИП или предприятия требуется сразу на несколько торговых точек, такие кассы позволяют хранить всю товарную базу на одном сервере, не копируя ее для каждого отдельного магазина.

Попробовать работать с облачной кассой i-Retail можно бесплатно. Оставьте заявку на сайте приложения и оцените, насколько удобна онлайн-касса для вас.