Системы контроля организации. Организация службы внутреннего контроля на предприятии
ВВЕДЕНИЕ 2
Аудит – предпринимательство или юридическая деятельность? 4
ЭФФЕКТИВНОСТИ 27
1. Понятие и элементы системы внутреннего контроля 28
2. Цели руководства предприятия при организации СВК 29
3. Принципы изучения аудитором СВК 30
4. Задачи аудиторов при изучении и оценке СВК 32
5. Пример по выполнению задач СВК при реализации продукции 33
6. Итоги оценки СВК 35
Литература 39
ВВЕДЕНИЕ
Настоящая работа является продолжением предыдущей курсовой работы и, также посвящена вопросам организации службы внутреннего контроля на предприятии.
В условиях развития рыночных отношений и расширения хозяйственных связей между организациями разных форм собственности и организационно- правовых форм особое значение имеют достоверность и точность финансовой отчетности, опираясь на которую субъект хозяйствования выбирает своего партнера, устанавливает взаимоотношения и определяет форму расчета со своими клиентами и поставщиками, решает вопрос о вложении своих средств.
При получении кредита в банке, выпуске проспекта эмиссии и размещении акций и облигаций, при инвестировании средств инвесторы все чаще требуют от эмитента аудиторское заключение, подтверждающее чистоту (достоверность) его финансовой отчетности.
Аудитор в своем заключении должен установить достоверность бухгалтерской и финансовой отчетности, платежно-расчетной документации отдельных хозяйственных операций, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований. Кроме того, аудитор, как правило, дает рекомендации по улучшению финансового положения предприятия, повышению эффективности его деятельности, выявлению неиспользованных резервов производства. Аудит проводится как вневедомственная независимая проверка на основе заключения договора аудиторской фирмы (аудитора) и организации и является разновидностью предпринимательской деятельности.
В хозяйственной практике России в соответствии с постановлением
Правительства Российской Федерации от 7 декабря 1994 г. № 1355 и постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1995 г. №
408 начиная с отчета за 1994 г. введены обязательные аудиторские проверки:
Организаций, имеющих организационно-правовую форму акционерного общества открытого типа независимо от числа участников (акционеров) и размера уставного капитала;
Организаций в зависимости от вида деятельности;
Банков и других кредитных учреждений;
Страховых организаций и обществ взаимного страхования;
Товарных и фондовых бирж;
Инвестиционных институтов (инвестиционные и чековые инвестиционные фонды, холдинговые компании);
Внебюджетных фондов, источниками образования средств которых являются предусмотренные законодательством Российской Федерации обязательные отчисления, производимые юридическими и физическими лицами;
Благотворительных и иных (неинвестиционных) фондов, источниками образования средств которых являются добровольные отчисления юридических и физических лиц.
Кроме того, начиная с отчета за 1994 г. обязательной ежегодной аудиторской проверке подлежат организации независимо от размеров, если в их уставном капитале имеется доля, принадлежащая иностранным инвесторам.
Начиная с бухгалтерского отчета за 1995 г. обязательной аудиторской проверке подлежат организации (за исключением находящихся полностью в государственной или муниципальной собственности) при наличии хотя бы одного из следующих финансовых показателей их деятельности:
Объема выручки от реализации продукции (работ, услуг) за год, превышающего в 500 тыс. раз установленный законодательством
Российской Федерации минимальный размер оплаты труда;
Суммы актива баланса, превышающей на конец отчетного года в 200 тыс. раз установленный законодательством Российской Федерации минимальный размер оплаты труда.
При этом минимальный размер оплаты труда, если он в течение года менялся несколько раз, принимается в среднегодовом исчислении за отчетный год.
Однако эти положения не относятся к экономическим субъектам, которые находятся полностью в государственной или муниципальной собственности.
Таким образом, вне сферы аудиторских проверок остается достаточно большой круг бюджетных организаций, а также предприятия государственной и муниципальной собственности.
Наряду с обязательными аудиторскими проверками могут быть инициативные и целевые проверки (при подготовке и регистрации проспекта эмиссии, получении банковского кредита или кредита из целевых фондов и т.п.). При этом следует иметь в виду, что аудит - это дорогостоящее мероприятие, финансирование которого часто приходится осуществлять из чистой прибыли.
Поэтому многие малорентабельные и убыточные предприятия не могут позволить себе проведение инициативных аудиторских проверок. С этим особенно часто приходится сталкиваться, когда российские предприятия готовят заявки в международные фонды или банки (Европейский банк реконструкции и развития,
Международный валютный фонд и т.д.), к которым необходимо приложить аудиторские заключения международных аудиторских фирм, услуги которых особенно дороги. Часто для подготовки такого заключения приходится брать специальный кредит.
В этой связи многие организации формируют специальные подразделения, которые осуществляют контроль за состоянием бухгалтерского учета, проводят комплексный анализ хозяйственной и финансовой деятельности экономического субъекта с целью наметить пути наиболее эффективного развития и выявить резервы предприятия и его основных подразделений. Создание таких подразделений позволяет отделить оперативную работу бухгалтерской службы от методологической и стратегической деятельности специальных подразделений, которое выполняют функцию внутреннего контроля фирмы.
Деятельность таких подразделений часто называют внутренним аудитом, что имеет место даже в программе проведения квалификационных экзаменов на получение квалификационного аттестата аудитора. Однако вряд ли это верно, хотя в мировой практике такое название встречается. Указанное название противоречит нормативным документам, принятым в России. Так, в Указе
Президента Российской Федерации от 22 декабря 1993 г. № 2263 "Об аудиторской деятельности в Российской Федерации" и во Временных правилах аудиторской деятельности в Российской Федерации дано определение аудиторской деятельности: "аудит представляет собой предпринимательскую деятельность аудиторов (аудиторских фирм) по осуществлению независимых вневедомственных проверок бухгалтерской (финансовой) отчетности, платежно- расчетной документации, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований экономических субъектов, а также оказанию других аудиторских услуг". Следовательно, внутренний контроль не совпадает с наиболее существенными признаками аудита - предпринимательским характером деятельности и независимостью.
В этом месте, мне хотелось - бы сделать небольшое отступление от основной темы настоящей работы и рассмотреть аудиторскую деятельность с точки зрения её сущности: что такое аудит – предпринимательство или юридическая деятельность?
Аудит – предпринимательство или юридическая деятельность?
Существует устойчивый миф о предпринимательском характере аудита, получивший нормативное закрепление во Временных правилах аудиторской деятельности в Российской Федерации (далее - Правила), утвержденных Указом
Президента РФ от 22 декабря 1993 г. N 2263 "Об аудиторской деятельности в
Российской Федерации".
Указанными Правилами определено, что "аудиторская деятельность - аудит представляет собой предпринимательскую деятельность аудиторов (аудиторских фирм) по осуществлению независимых вневедомственных проверок бухгалтерской
(финансовой) отчетности, платежно-расчетной документации, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований экономических субъектов, а также оказанию иных аудиторских услуг" (п.3).
Перечень "иных аудиторских услуг" приведен в п. 9 Правил. Он включает постановку, восстановление и ведение бухгалтерского (финансового) учета, составление деклараций о доходах и бухгалтерской (финансовой) отчетности, анализ хозяйственно-финансовой деятельности, оценку активов и пассивов экономического субъекта, консультирование в вопросах финансового, налогового, банковского и иного хозяйственного законодательства, обучение по профилю аудиторской деятельности, оказание других профильных услуг.
В специальной литературе приведенное нормативное определение аудита неоднократно подвергалось критике. Чаще всего - за отождествление понятий
"аудиторская деятельность" и "аудит" (именно поэтому приходится вводить термин "собственно аудит" для обозначения аудиторской проверки как таковой, чтобы отличить ее от аудиторской деятельности, не сводящейся только к проверкам). Подвергается сомнению также само "разграничение... аудиторской деятельности как бы на два блока работ - проведение проверок и прочие аудиторские услуги".
Что касается отнесения аудита к предпринимательству, то исследователи или не видят здесь никакой проблемы, или считают, что в этом как раз и состоит преимущество данного определения. "Это означает, что все отношения, возникающие между аудиторскими организациями и их клиентами, регулируются
Гражданским кодексом РФ". С этим нельзя согласиться. Отношения профессионального аудитора и клиента по поводу, по крайней мере, обязательной аудиторской проверки во многом регулируются актом публичного права - упомянутыми Временными правилами аудиторской деятельности в
Российской Федерации. В то же время объектом регулирования гражданского закона являются не только (и не столько) предпринимательские отношения, а вообще "имущественные и связанные с ними… неимущественные отношения, основанные на равенстве, автономии воли и имущественной самостоятельности их участников" (п.1 ст.2 ГК РФ). Следовательно, пока между клиентом и аудитором будут сохраняться имущественные отношения, они никогда не выпадут из сферы гражданско-правового регулирования, а это никак не зависит от признания (или непризнания) аудита предпринимательской деятельностью.
Положительно отнесясь к "предпринимательской" формулировке в Правилах, аудиторы фактически соглашаются с тем, что извлечение прибыли является основной целью их профессиональной деятельности. Указанная цель представляет собой важнейший элемент любой известной модели предпринимательства. В качестве критерия последней она легально закреплена и утратившими силу нормами Закона РСФСР от 25 декабря 1990 г. N 445-1 "О предприятиях и предпринимательской деятельности" (ст.1), и действующим ГК
РФ, в котором предпринимательской признается "самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом порядке" (п.1 ст.2).
Однако при выявлении сущности аудита недостаточно использовать категорию цели и входящее в ее смысловое поле понятие.
Таким образом, должна существовать конструктивная связь между декларируемыми целями аудиторской деятельности и формой ее организации, включающей организационно-правовую основу аудита, способы и методы его осуществления, специальную компетенцию. Между тем, происходит настоящая
"понятийная катастрофа", когда порой не различают даже те понятия, которые многократно анализировались классиками марксизма.
Юристы, впервые оформляя их правовой статус, нередко вынуждены применять устаревшие политэкономические представления. Такой подход нельзя признать оправданным, особенно когда понятия, стоящие за этими представлениями, несут на себе еще и деятельностную нагрузку, т.е. как люди их понимают, так и поступают на практике.
В полной мере это относится к понятию "предпринимательство" и к его инструментальному использованию при определении статуса той или иной деятельности, в частности, аудиторской8.
Недостаточная определенность легальной формулировки предпринимательства приводит к тому, что любой систематически получаемый доход от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг может трактоваться как предпринимательская прибыль, а лица, его получающие,
"приговариваются" к регистрации в качестве предпринимателей. Можно ли понять логику законодателя, относящего подрабатывающего репетиторством школьного учителя к категории предпринимателей "со всеми вытекающими отсюда правовыми и нравственными последствиями", в то время как уставная деятельность частной школы, в которой работает упомянутый учитель, не признается предпринимательской? Более того, если государственный служащий наймется к школьнику репетитором, его деятельность также не будет считаться предпринимательской.
Поскольку правоприменительная практика во многом формируется налоговыми органами государства исходя из фискальных интересов, а также в силу неоправданно широкой трактовки предпринимательства ничто не мешает отнести к субъектам предпринимательской деятельности, как минимум, еще две категории лиц, самостоятельно выступающих в гражданском обороте. Во-первых, это рантье - те, кто получает незаработанный доход, будь то земельная рента, доход от ценных бумаг или других современных источников ренты, иными словами, это "лица, совершенно отделенные от участия в каком бы то ни было предприятии". Во-вторых, это лица привилегированных профессий, которые получают доход, используя предоставленные государством преимущества ими избранной социально значимой профессии, так называемые "профессиональные привилегии". Привилегиями в силу своей профессии обладают судьи и нотариусы, адвокаты и аудиторы, врачи и священнослужители, политики и журналисты, ученые и учителя.
Известно, что получать жалованье из государственного бюджета и одновременно быть предпринимателем законом запрещено. Но существует расхожее мнение, согласно которому для отнесения к предпринимательству деятельности, например, по оказанию услуг, достаточно соблюдения двух условий: во-первых, такая деятельность должна осуществляться на базе частной собственности, во-вторых, услуги должны систематически оказываться на возмездной основе, за плату, обусловленную соглашением.
Не вступая в дискуссию, процитируем лишь Основы законодательства
Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. В этом документе законодателю, с нашей точки зрения, довольно точно удалось конституировать юридический статус нотариуса: "Источником финансирования деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, являются денежные средства, полученные им за совершение нотариальных действий и оказание услуг правового и технического характера..." (ст.23). "За выполнение действий..., когда для них законодательными актами Российской Федерации предусмотрена обязательная нотариальная форма, нотариус, занимающийся частной практикой, взимает плату по тарифам, соответствующим размерам государственной пошлины... В других случаях тариф определяется соглашением между физическими и (или) юридическими лицами, обратившимися к нотариусу, и нотариусом. Полученные денежные средства остаются в распоряжении нотариуса"
(ст.22). "Нотариальная деятельность не является предпринимательством и не преследует цели извлечения прибыли" (ст.1).
Характерно, что Правилами (п.10) также предусмотрена оплата услуг профессионального аудитора при проведении проверки по поручению органа дознания, следователя, прокурора, суда и арбитражного суда по ставкам, утверждаемым Правительством Российской Федерации.
Однако исполнительная власть так и не утвердила эти ставки именно по причине правового оформления аудита как предпринимательской деятельности.
Ведь самим законодателем было заложено противоречие между предназначением аудита служить общественным и государственным интересам и его юридическим статусом. Не распространив на аудит некоммерческий статус, обычный для привилегированных профессий и составляющий одну из их первичных привилегий, и лишив его, таким образом, связанных с этим статусом преимуществ, было бессмысленно требовать от аудиторов проведения проверок в интересах государства по ставкам, им утверждаемым.
Существенную помощь в толковании предпринимательской деятельности оказывает ст. 34 Конституции РФ, из которой следует, что она является одной из разновидностей экономической. Таким образом, отказывая лицам, обладающим профессиональными привилегиями, в признании их предпринимателями, поскольку это не соответствовало бы сути избранных ими занятий, нельзя исключить участие представителей отдельных привилегированных профессий в экономической деятельности вообще.
Заметим, что капитал в экономическом смысле (а уставный капитал есть лишь его превращенная форма) является необходимым условием осуществления любой предпринимательской деятельности, если "исходить из его функции, а не из словоупотребления или наших терминологических потребностей". Занятие же аудиторской, как и нотариальной, адвокатской и медицинской практикой объективно не требует ни капитала, ни кредита, его замещающего.
Предполагается, что имущественное положение лица, готовящегося открыть профессиональную практику, должно позволять ему снимать офис (бюро, контору, кабинет). Это может стать условием для занятия профессией:
"нотариус должен иметь место для совершения нотариальных действий в пределах нотариального округа, в который он назначен на должность".
Лица привилегированных профессий должны быть достаточно обеспеченными, чтобы, с одной стороны, иметь объективную возможность противостоять корыстным соображениям при осуществлении профессиональных действий, а с другой - быть в состоянии нести имущественную ответственность за нанесенный ими ущерб. Выполнение негласного требования иметь определенный имущественный ценз обычно обеспечивается высокой платой за обучение профессии, квалификационную аттестацию и получение лицензии, разрешающей практику.
Государство и общество, закон и обычай наделяют определенных лиц привилегиями, поскольку признается их право на выполнение особых социально значимых функций (таких, как защита конституционных прав и свобод, охрана имущественных прав и законных интересов, сохранение жизни и помощь в спасении души). В свою очередь, указанные лица обязуются сделать выполнение этих функций основной целью и смыслом своего профессионального существования, о чем приносится присяга, дается клятва или обет. Таким образом, они отказываются от преследования цели извлечения прибыли и подчиняют себя строгой дисциплине, основы которой определяются профессиональными стандартами и канонами, правилами профессиональной этики.
За их нарушение такие лица несут повышенную юридическую ответственность, они могут являться специальными субъектами отдельных преступлений. Так, за использование своих полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, или аудитором, работающим самостоятельно, "вопреки задачам своей деятельности и в целях извлечения выгод и преимуществ для себя или других лиц, если это деяние причинило существенный вред правам и законным интересам граждан или организаций либо охраняемым законом интересам общества или государства", предусмотрена уголовная ответственность согласно ст. 202 УК РФ. Указанная норма сконструирована законодателем исходя из того, что частная практика нотариусов и аудиторов связана с осуществлением правомочий, сходных с правомочиями должностных лиц органов государственной власти или местного самоуправления.
Само существование привилегированных профессий и, соответственно, осуществление их носителями социальных функций объективно невозможно без предоставления им профессиональных привилегий, которые обычно не принимают форму льгот. Их характер несколько иной. Например, согласно одной старинной докторской привилегии, по рецепту, выписанному врачом, пациенту обязаны выдать лекарство в любой аптеке мира. Одна из привилегий нотариуса состоит в том, что законодатель обусловливает вступление в законную силу определенной категории сделок их нотариальным удостоверением. Привилегия аудитора - в том, что его заключение по результатам аудиторской проверки является документом, имеющим юридическое значение для всех юридических и физических лиц, органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления и судебных органов (п.17 Правил).
Одна из типичных привилегий - правообязанность не разглашать сведения, ставшие известными лицу привилегированной профессии в связи с совершением им профессиональных действий. Она в той или иной степени гарантируется государством (вплоть до абсолютной защиты тайны исповеди). Эта привилегия- гарантия настолько важная, что профессиональные привилегии чаще всего ассоциируются с ней. Так, в английском языке под "адвокатской (докторской, аудиторской) привилегией" понимается именно привилегия хранить профессиональную тайну. Характерно, что Правила также предусмотрели соответствующую обязанность для российских аудиторов (п.9, 14).
Привилегиями обладают и профессиональные ассоциации. Одна из них заключается в признании за такими объединениями определенной юрисдикции по отношению к своим членам, а членство в них обычно является условием открытия практики.
Знаком особой привилегии считается наличие у нотариуса личной печати с изображением государственного герба. Личную печать с указанием фамилии, имени и отчества имеет каждый врач. В соответствии с п.18 Правил она должна быть и у аудитора. Личная печать лица привилегированной профессии независимо от того, имеет он частную практику или работает под "фирмой", символизирует, во-первых, его персональную ответственность (эти лица как бы отмечены печатью личной ответственности), а во-вторых - профессиональную независимость, также являющуюся привилегией такого лица.
В предельной форме принцип профессиональной независимости сформулирован в Правилах: "При проведении аудиторской проверки и составлении заключения аудиторы независимы от проверяемого экономического субъекта, а также от любой третьей стороны, в том числе от государственных органов, поручивших им проведение проверки, а также собственников и руководителей аудиторской фирмы, в которой они работают" (п.12). Недоработка состоит в том, что этот принцип никак не увязан с принципом персональной ответственности аудиторов, работающих в качестве сотрудников фирм. По нашему мнению, этот юридический казус вызван противоречием между всегда личным - личностью аттестованного аудитора - осуществлением аудиторской или любой другой привилегированной профессиональной деятельности и принятыми в России правовыми формами ее организации. Практически не устраняет это противоречие императивное требование к аудиторским фирмам осуществлять свою деятельность при условии, что "в их уставном капитале... доля, принадлежащая аттестованным аудиторам и (или) получившим лицензии аудиторским фирмам, составляет не менее 51 процента". Само по себе такое предписание по отношению к субъекту предпринимательской деятельности носит исключительный характер, и вместе с запретом осуществлять аудит в организационно-правовой форме открытого акционерного общества (согласно п.8 Правил) - форме, идеально приспособленной для предпринимательства, которому важно объединить капитал, а не лиц, - является косвенным подтверждением того, что и разработчики документов, регулирующих аудиторскую деятельность, осознают указанное противоречие.
Почему же аудит - деятельность, по всем типическим признакам не являющаяся предпринимательской, - был конституирован Правилами именно как предпринимательство?
В пункте 1 Правил аудиторская деятельность определяется как независимый вневедомственный финансовый контроль.
Как известно, в СССР финансовый контроль имел три основные формы: а) общегосударственный (вневедомственный) финансовый контроль территориальных контрольно-ревизионных органов министерств финансов
(союзного и союзных республик); б) ведомственный контроль министерств и ведомств над деятельностью подведомственных предприятий, организаций и учреждений; в) так называемый народный контроль - система государственных и общественных органов, контролировавших все хозяйствующие субъекты.
Возглавлялась Комитетом народного контроля СССР, имевшим исключительные полномочия.
Номинально существовал еще контроль за финансово-хозяйственной деятельностью организаций, основанных на членстве (потребительской кооперации, КПСС, ВЛКСМ, профсоюзов и других), который проводили ревизионные комиссии - нештатные формирования из участников таких организаций.
Из сказанного следует, что реальный финансовый контроль был прерогативой государства; в условиях господства государственной собственности он осуществлялся исключительно в целях защиты имущественных интересов государства.
В январе 1987 г. были изданы известные постановления Совета Министров
СССР20, разрешающие создание совместных (т.е. с участием иностранного капитала) предприятий (СП). Разработчики этих постановлений предвидели, что при весьма вероятном массовом учредительстве СП финансовая служба государства не сможет обеспечить эффективный финансовый контроль, поэтому в документах было оговорено, что контроль за СП будет осуществлять аудиторская организация (далее подобные оговорки в нормативных актах мы будем называть аудиторскими).
Фактически это означало делегирование полномочий органа государственного управления, а именно Министерства финансов, создаваемой при нем (с участием других союзных министерств и ведомств) хозрасчетной организации. Правительственными постановлениями деятельность этой аудиторской организации направлялась на защиту финансовых интересов государства.
Сохранив в Правилах такую "особенность национального аудита", их разработчики определили, что государство продолжает оставаться главным пользователем бухгалтерской отчетности, используя ее прежде всего как важнейший источник налоговой информации. Учитывая это, вполне логичным выглядит в Правилах разграничение аудиторской деятельности на собственно аудит (осуществление аудиторских проверок, в которых заинтересовано государство) и оказание иных аудиторских услуг.
Жесткость указанного разделения подчеркивается тем, что оказание аудитором (аудиторской фирмой) экономическому субъекту услуг по восстановлению и ведению бухгалтерского учета, составлению финансовой отчетности является обстоятельством, исключающим возможность проведения тем же аудитором (аудиторской фирмой) аудиторской проверки данного экономического субъекта (п.11 Правил).
Многие исследователи, критикуя это разграничение, полагают необходимым
"обеспечить единый подход к пониманию аудиторской деятельности и тем требованиям, которые предъявляются к ней в целом".
По нашему мнению, пока государство не откажется от указанной роли, а бухгалтерская отчетность будет оставаться соответствующим информационным источником, требование "единого подхода" представляется не только не реалистичным, но и не соответствующим характеру аудиторской деятельности.
Государством лицензируется осуществление аудиторами и аудиторскими фирмами собственно аудита, а оказанием "иных аудиторских услуг", в зависимости от их вида, могут заниматься другие физические и юридические лица или без лицензии, или на основании специальной лицензии. Даже сами аудиторы и аудиторские организации, чтобы иметь право оказывать "иные аудиторские услуги", входящие в перечень лицензируемых, обязаны приобрести дополнительные лицензии (например, на осуществление оценочной деятельности).
"Иные аудиторские услуги", или "другие услуги по профилю [аудиторской] деятельности" - не аудиторские по сути. Использование в этих понятиях корневого слова "аудит", во-первых, служит указанием аудитору (аудиторской фирме) на возможность их оказывать при условии, что это не влечет утрату им своей независимости; во-вторых, дает гарантию того, что их оказание не нарушит правило об исключительности аудиторской деятельности: "аудиторы и аудиторские фирмы не могут заниматься какой-либо деятельностью, кроме аудиторской и другой, связанной с ней". (Отказ от занятия иной деятельностью является обычным условием для получения лицом профессиональных привилегий, что не характерно для предпринимателей.)
Причем данное аудиторам (аудиторским фирмам) разрешение оказывать "иные услуги" может быть обусловлено в тексте соответствующих лицензий условием
"связанности" этих услуг с аудиторской деятельностью.
Таким образом, рассмотренное разграничение аудиторской деятельности, с нашей точки зрения, оправданно и должно быть сохранено при условии закрепления доминирующей роли правового режима собственно аудита. В чем же состоит его сущность?
Исследование содержания аудиторской профессии, анализ Правил и толкование содержащихся в них нормативных предписаний в контексте государственных и общественных интересов позволяют определить аудит как юридический процесс, право на осуществление которого есть важнейшая, определяющая правовую природу аудиторской деятельности привилегия, в широком смысле - юрисдикционная, правоохранительная.
Аудитор в России с 1716 г. до военно-судебной реформы 1867 г. был тем
"процессуальным лицом", которое следило за соблюдением установленного порядка производства военно-судебных дел, "чтобы каждый подсудимый, не взирая ни на какое лицо, был судим по точной силе законов". Таким образом, именно юридическая фигура "процессуального лица" обеспечивает преемственную связь современных аудиторов с аудиторами прошлого.
Согласно мнению В.М. Горшенева, юридический процесс: а) выражается в совершении операций с нормами права в связи с разрешением определенных юридических дел; б) осуществляется уполномоченными органами государства и должностными лицами в пользу заинтересованных субъектов права; в) регулируется процедурно-процессуальными нормами; г) обеспечивается соответствующими способами юридической техники; д) закрепляется в соответствующих правовых актах - официальных документах.
Аудит (аудиторская проверка, аудиторский процесс) обладает вышеперечисленными признаками: а) устанавливает достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности экономических субъектов и соответствие совершенных ими финансовых и хозяйственных операций нормативным актам, действующим в Российской
Федерации (п.5 Правил); б) осуществляется субъектами, уполномоченными государственными органами, на основании специальной лицензии в интересах собственников проверяемого экономического субъекта, государства и третьих лиц (п.18 и 22
Правил); в) осуществляется по особым правилам аудиторского производства, сформулированным в Правилах и стандартах аудита; г) обеспечивается соответствующей юридической техникой; д) результаты аудита закрепляются в заключении аудитора (аудиторской фирмы) - "документе, имеющем юридическое значение для всех юридических и физических лиц, органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления и судебных органов" (п.17 Правил). Правовое значение процитированной нормы состоит в том, что она презюмирует правильность аудиторского заключения. Предполагается, что в пределах, им установленных (кроме случаев выдачи отрицательного заключения или отказа от выдачи заключения), следует считать бухгалтерскую отчетность достоверной.
Официальное заключение, выражающее мнение аудитора о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта и соблюдении им законодательства Российской Федерации, имеет определенную процессуальную форму26.
Особо отметим, что в аудиторском процессе имеется характерный для любой юридической деятельности институт доказательств, понимаемых как средство достижения верного знания о фактических обстоятельствах дела. Требования к аудиторским доказательствам и методам их получения определены в Правилах
(стандартах) аудиторской деятельности. Полученные в процессе аудиторской проверки доказательства должны позволить аудитору составить мнение о достоверности бухгалтерской отчетности, которое "обычно определяется двумя аспектами: а) соблюдением клиентом при составлении отчетности действующего законодательства; б) верностью и объективностью данных бухгалтерских отчетов". (Ср.:
"Установив с помощью судебных доказательств фактические обстоятельства спорного правоотношения и опираясь на норму материального права, подлежащую применению, суд путем умозаключений может достичь истинных выводов о субъективных правах и обязанностях участников правоотношений").
Таким образом, под аудитом как юридическим процессом мы понимаем основанную на законе и облеченную в форму правовых отношений деятельность профессиональных аудиторов по установлению достоверности бухгалтерской отчетности субъектов гражданского оборота и соответствия совершенных ими финансовых и хозяйственных операций нормативным актам, действующим в
Российской Федерации, направленную на охрану прав и законных интересов граждан и юридических лиц.
В научной литературе современный аудит принято считать неотъемлемым элементом инфраструктуры рынка. Предложенная юридическая модель института аудита позволяет рассматривать его и как составную часть структуры социального контроля в обществе наряду с судом и другими правоохранительными органами, нотариатом, экспертными учреждениями. Такое представление об аудите исключает его из сферы предпринимательства. Иначе общество было бы вынуждено допустить, что аудитор и экономический субъект, заключая договор о проведении проверки, преследуют взаимный корыстный интерес, что обессмысливает само существование института аудита как инструмента социального контроля.
Объяснить появление "предпринимательской" формулировки аудита в
Правилах можно, во-первых, тем, что с помощью этого технического приема аудиторская деятельность в фискальных целях была формально отнесена к предпринимательской; а во-вторых, тем, что правотворческая практика ограничивалась тогда организационно-правовыми формами, установленными
Законом "О предприятиях и предпринимательской деятельности", в то время как некоммерческие организации не имели своей номенклатуры правовых форм (если не считать форму общественного объединения)
Кроме того, роковую роль сыграло то обстоятельство, что до вступления в силу Правил деятельность физических и юридических лиц, называвших себя аудиторами и аудиторскими фирмами, была именно предпринимательской - осуществлялась инициативно и самостоятельно, на свой страх и риск и имела организационно-правовые формы, предусмотренные упомянутым законом.
Чтобы объяснить клиентам, кто такие аудиторы, и доказать свое
"аудиторство", приходилось использовать целый арсенал средств, включающий в себя даже не имеющие никакого юридического значения "лицензии, разрешающие их обладателям осуществлять аудиторскую деятельность в Российской
Федерации", выдаваемые некоторыми общественными объединениями бухгалтеров.
Большинство руководителей аудиторских компаний знало, что для конституирования их деятельности как аудиторской, в соответствии с действовавшим тогда для всех юридических лиц принципом специальной правоспособности, достаточно внесения соответствующей записи в устав предприятия. Однако и сами аудиторы, и их клиенты полагали, что право на аудит - своего рода вторжение в частную жизнь компаний, нарушение их коммерческой тайны - должно санкционироваться государством. В этих условиях
"лицензирующим" общественным организациям оставалось лишь поддерживать у публики ощущение того, что они действуют "от имени и по поручению".
Как это ни парадоксально, именно этот "потешный аудит" ко времени опубликования Правил выполнил важную работу, без которой была бы невозможна его последующая институциализация. Во-первых, была решена действительно предпринимательская задача - практически на пустом месте был сформирован лояльный потребитель аудиторских услуг. Во-вторых, государство признало за аудиторами право на осуществление социальной функции. Об этом свидетельствует частота появления в нормативных актах аудиторских оговорок.
В-третьих, учебно-методические центры подготовились и в организационном, и в содержательном отношении к ускоренному обучению аудиторских кадров.
Со вступлением в силу Правил, которые предусматривают: а) аттестацию аудиторов и лицензирование аудиторской деятельности со стороны государства; б) ответственность юридических и физических лиц за осуществление аудиторской деятельности без лицензии; в) ответственность экономических субъектов за уклонение от проведения обязательной аудиторской проверки либо препятствование ее проведению; г) ответственность аудиторов (аудиторских фирм) за неквалифицированное проведение аудиторской проверки (законность и обоснованность ее результатов), предпринимательство в работе аудиторов и аудиторских организаций уступило место процессуализации этой деятельности.
В основу разрабатываемого федерального закона, регулирующего аудиторскую деятельность, должна быть положена юридико-процессуальная модель аудита, наиболее адекватно отражающая его сущность в преломлении к российским условиям. В противном случае отношение к аудиту как предпринимательству, да еще "освященное" законом, не позволит оправдать ожидания государства и общества относительно роли аудита в деле охраны прав и законных интересов граждан и юридических лиц.
Возвращаясь к внутреннему контролю, необходимо отметить иную важнейшую задачу - помочь найти наиболее эффективные методы работы и оценить экономичность использования выделенных средств, что особенно важно для бюджетных организаций.
В проекте стандарта 2.5 "Аудиторские доказательства (виды, источники и методы получения)" система внутреннего контроля определяется как
"действующая на предприятии система предотвращения, выявления и исправления ошибок и неточностей в бухгалтерских проводках и финансовых отчетах. Оценка системы внутреннего контроля является существенным этапом аудиторской проверки и влияет на выбор методов сбора аудиторских доказательств".
Внутренний контроль распространяется на предприятия всех форм собственности и организационно-правовых форм, но особенно важен для крупных структур корпоративного типа, т.е. с множеством относительно самостоятельных подразделений. Учитывая, что в настоящее время в России наметилась тенденция реструктуризации производства во многих отраслях промышленности и налицо тенденция организационного закрепления хозяйственных связей, привлечение внимания к восстановлению традиций внутреннего контроля и разработка методов его организации, адекватных новым условиям хозяйствования, весьма актуальны.
Внутренний контроль можно разделить на три блока:
Внутриведомственный финансовый контроль;
Внутренний контроль фирмы (компании);
Деятельность ревизионных комиссий (ревизии).
Внутриведомственный финансовый контроль - это контроль вышестоящего органа по отношению к подведомственным организациям. Подчеркивая важность этого направления деятельности, во Временных правилах аудиторской деятельности в Российской Федерации отмечено, что "аудиторская деятельность осуществляется наряду с финансовым контролем за деятельностью экономических субъектов, производимым в соответствии с законодательством Российской
Федерации специально уполномоченными на то государственными органами".
Финансовый контроль осуществляется среди субъектов, находящихся полностью в федеральной или муниципальной собственности, т.е. для тех субъектов, на которые не распространяется обязательная аудиторская проверка.
Ведомственный контроль в СССР регламентировался постановлением Совета
Министров СССР от 2 апреля 1981 г. № 325, в соответствии с которым было разработано Положение о ведомственном контроле за финансово-хозяйственной деятельностью объединений, предприятий, организаций и учреждений.
Основными задачами ведомственного контроля считались осуществление контроля за выполнением плановых заданий, экономным использованием материальных и финансовых ресурсов, сохранностью социалистической собственности, правильностью постановки бухгалтерского учета, состоянием контрольно-ревизионной работы, а также пресечение фактов приписок, бесхозяйственности, расточительства и всякого рода излишеств.
Контрольные органы проверяли: а) состояние экономики объединений, предприятий, организаций и учреждений, выполнение установленных производственных и финансовых планов, соблюдение государственной дисциплины и законности совершаемых операций, сохранность денежных средств и материальных ценностей; б) эффективность использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов, своевременность документального оформления хозяйственных операций, полноту выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов, причины образования непроизводительных расходов и потерь; в) правильность и достоверность ведения бухгалтерского учета и отчетности, финансовых, кредитных и расчетных операций, своевременность выполнения обязательств перед бюджетом; г) соблюдение действующего порядка установления и применения цен и тарифов, а также своевременность внесения в доход соответствующего бюджета
(в зависимости от подчиненности объединения, предприятия, организации, учреждения) всей суммы дополнительной выручки, полученной в результате нарушения действующего порядка установления или применения цен и тарифов; д) выполнение указаний по устранению недостатков, выявленных предыдущей ревизией или проверкой.
Срок проведения ревизий и проверок не должен был превышать 30 дней.
Продление этого срока допускалось только с разрешения руководителя органа, назначившего ревизию или проверку.
Результаты ревизии или проверки оформлялись актом за подписями руководителя ревизионной группы (ревизора), руководителя и главного бухгалтера объединения, предприятия, организации, учреждения, где проводилась ревизия или проверка.
Если руководитель или главный бухгалтер объединения, предприятия, организации, учреждения имеет возражения или замечания по акту ревизии или проверки, то он должен был подписать акт и одновременно приложить к нему свои письменные возражения или замечания.
В тех случаях, когда необходимо было принять срочные меры к устранению выявленных ревизией или проверкой нарушений или злоупотреблений и привлечь к ответственности виновных лиц, в ходе ревизии или проверки составлялся отдельный (промежуточный) акт, а материалы ревизии или проверки направлялись руководителю вышестоящего органа, назначившему ревизию или проверку, с передачей соответствующих материалов следственным органам.
Руководитель объединения, предприятия, организации, учреждения обязан был принять меры к устранению выявленных нарушений, не ожидая окончания ревизии или проверки, о чем делалась соответствующая запись в акте ревизии.
Совершенно очевидно, что актуальность таких проверок сохранилась до сих пор для организаций федеральной и муниципальной собственности, министерств, бюджетных организаций (например, Министерства здравоохранения, Министерства просвещения и т. д.). Однако аппарат ведомственного контроля в настоящее время практически разрушен. По результатам таких проверок была введена специальная отчетность "11-ревизия", сейчас она практически ликвидирована, хотя ее никто не отменял. Видимо, этот вид внутреннего контроля надо поддерживать и развивать для обслуживания организаций федеральной, муниципальной собственности и бюджетной сферы.
В ряде крупных фирм с разветвленной структурой, где создаются филиалы и дочерние компании, имеются объекты, расположенные на отдаленной территории, создаются специальные подразделения внутреннего контроля.
За внутренний контроль отвечает сама фирма или компания, или один из ее отделов. Иными словами, речь идет о контроле внутри самой фирмы. У нас в
России он чем-то напоминает внутриведомственный финансовый контроль. Его должны проводить не главный бухгалтер или бухгалтерия данного предприятия.
Это прерогатива специальных профессиональных контрольных органов (отделов или управлений). Руководитель такого отдела может подчиняться только управляющему фирмой или годичному собранию акционеров. Образно выражаясь, если фирма - это корабль, то контролер - лоцман, дающий советы капитану (т. е. управляющему), по какому маршруту ему плыть.
Контрольная служба внутри предприятий и фирм осуществляет финансовые проверки не только на головном объекте, но и в его филиалах, дочерних заводах, фабриках, банковских конторах и т.д.
В развитии внутреннего контроля свою роль сыграли изменение масштабов и усложнение функционирования предприятий. На первоначальном этапе внутренний контроль сосредоточивал свои усилия на детальных проверках (типа прежних ревизий сохранности основных средств, товарно-материальных ценностей, готовой продукции, недопущения непроизводительных расходов, убытков, злоупотреблений и т. д.). Со временем, по мере расширения систем регистрации и обработки данных, необходимость сплошного контроля документов сократилась, и основное внимание внутренний контроль стал уделять тому, как функционируют системы и соответствуют ли действия установленным процедурам.
Затем внутренний контроль стал развиваться в сторону не простой фиксации отклонений от заданных процедур, а все более активного проникновения в эти системы и процедуры, с целью дать им соответствующую оценку. Например, проверяя использование лимита на приобретение оборудования, ревизор дает оценку не только тому, как этот лимит используется, но и делает заключение об обоснованности расчета этого лимита. Прогресс внутреннего контроля на этом, однако, не остановился, и в настоящее время перед внутренним контролем стоят задачи активного проникновения в функции менеджмента, организационную деятельность предприятий, где от него ждут не только информации о качестве управленческой деятельности, но и предложений по ее усовершенствованию.
Поскольку эта служба полностью находится на содержании самого предприятия или фирмы, она должна экономически доказывать необходимость своего существования. При этом следует оценивать эффективность внутреннего контроля не по количеству проведенных проверок и суммам выявленного ущерба, а по тому, насколько работа, советы этой службы способствуют устойчивости финансового состояния данного предприятия (фирмы).
Нет необходимости при организации внутреннего контроля полностью отказываться и от методических разработок, которые положительно себя зарекомендовали в деятельности ведомственного контроля.
Вместе с тем методы проведения проверок, которые представляют собой совокупность приемов и средств, постоянно совершенствуются. Поэтому разработка методики проведения контрольных проверок, особенно с применением
ЭВМ, имеет большое значение. Автором исследованы важнейшие особенности проведения проверок в условиях АСУ и в частности использование математического обеспечения для выполнения аналитических и логических операций, применение диалогового режима "человек - машина" и др.
Требования системы внутреннего контроля на предприятии не зависят от системы бухгалтерского учета в целом, а распространяются как на рабочие, совершаемые вручную, операции, так и на обработку документов при помощи электронной системы обработки данных. Необходимо описать организационную структуру системы внутреннего контроля в зависимости от методов электронной обработки информации для того, чтобы гарантировать полный охват рабочих процессов.
При этом следует учитывать следующее:
Обработка информации при помощи системы электронной обработки не позволяет сделать отметки о проведенной проверке; невозможно это сделать и вручную, так как ручная обработка документов не проводится;
Обработка однородных операций выполняется по единому образцу. Это исключает возможность случайных ошибок, которые нередко возникают при обработке документации ручным способом. Однако возможны ошибки программирования, другие системные ошибки в Hard, Software, которые возникают при обработке однородных хозяйственных операций или процессов операций;
Электронная система обработки информации может автоматически выполнять определенные рабочие операции или же на основании задания проводить систематически внутреннюю проверку обрабатываемой информации. Наличие хорошо функционирующей системы электронной обработки данных исключает возможность ошибок и неточностей
(недостатков, совершаемых сотрудниками). В данном случае имеются в виду ошибки, возникающие при обработке информации: описки, грамматические ошибки, ошибки в подсчете итогов, ошибки, возникающие при передаче информации. Здесь машина намного надежнее человека.
Следовательно, современная система внутреннего контроля - это совокупность методик и процедур, принятых руководством экономического субъекта в качестве средств для обеспечения упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности, включая (но не ограничиваясь) организованный внутри данного экономического субъекта и его силами контроль:
Точности и полноты бухгалтерской документации;
Своевременности подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
Предотвращения ошибок и мошенничества;
Исполнения приказов и распоряжений;
Обеспечения сохранности имущества организации.
Средства контроля понимаются как составные части системы внутреннего контроля, установленные руководством экономического субъекта на отдельных направлениях и участках хозяйственной деятельности для обеспечения эффективного и надежного управления ею.
Практические действия руководства экономического субъекта направлены на установление и поддержание системы внутреннего контроля на своем предприятии. Однако внутренний контроль имеет ряд дополнительных задач.
Во-первых, он позволяет совету директоров или исполнительному органу наладить контроль за автономными подразделениями фирмы.
Во-вторых, проводимые целевые контрольные проверки и целевые анализы позволяют выявить резервы производства и определить наиболее эффективные направления развития.
В-третьих, служба внутреннего контроля, осуществляя контроль, часто выполняет и консультативную функцию в отношении финансово-бухгалтерских служб филиалов, дочерних компаний, зарубежных подразделений.
Особое место в системе внутреннего контроля занимают контрольно- ревизионные комиссии, которые могут создаваться во многих коммерческих структурах: обществах с ограниченной или дополнительной ответственностью, акционерных обществах, ассоциациях и союзах. Статут ревизионной комиссии определен в уставе субъекта хозяйствования. Для акционерных обществ вопросы создания и полномочий ревизионной комиссии решены законодательно. В соответствии с Федеральным законом № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" проверка финансовой и хозяйственной деятельности акционерных обществ осуществляется финансовыми, статистическими, кредитными и правоохранительными инспекциями, а также контрольными органами пенсионного, социального и медицинского страхования. Наряду с этими органами проверку акционерных обществ проводят ревизионные комиссии этих обществ.
Акционерное общество обязано проводить ревизию своей финансово- хозяйственной деятельности силами ревизионной комиссии или привлекаемых за плату сторонних организаций не реже одного раза в год, а внеочередные ревизии - по требованию ревизионной комиссии (ревизора) общества, либо по решению общего собрания акционеров, либо по требованию совета директоров
(акционеров) общества, владеющего в совокупности не менее чем 10% голосующих акций общества. Эти вопросы особо оговариваются в уставе акционерного общества.
Ревизионная комиссия наряду с общим собранием акционеров и правлением является постоянно действующим органом.
Статья 85 вышеупомянутого закона определяет задачи и полномочия ревизионной комиссии (ревизора) общества.
1. Для осуществления контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества общим собранием акционеров в соответствии с уставом общества избирается ревизионная комиссия (ревизор) общества.
2. Компетенция ревизионной комиссии (ревизора) общества по вопросам, не предусмотренным настоящим Федеральным законом, определяется уставом общества.
Порядок деятельности ревизионной комиссии (ревизора) общества определяется внутренним документом общества, утверждаемым общим собранием акционеров.
3. Проверка (ревизия) финансово-хозяйственной деятельности общества осуществляется по итогам деятельности общества за год, а также во всякое время по инициативе ревизионной комиссии (ревизора) общества, решению общего собрания акционеров, совета акционера (акционеров) общества, владеющего в совокупности не менее чем 10% голосующих акций общества.
4. По требованию ревизионной комиссии (ревизора) общества лица, занимающие должности в органах управления общества, обязаны представить документы о финансово-хозяйственной деятельности общества
5. Ревизионная комиссия (ревизор) общества вправе потребовать созыва внеочередного общего собрания акционеров в соответствии со статьей 55 настоящего Федерального закона.
6. Члены ревизионной комиссии (ревизор) общества не могут одновременно являться членами совета директоров (наблюдательного совета) общества, а также занимать иные должности в органах управления общества.
Акции, принадлежащие членам совета директоров (наблюдательного совета) общества или лицам, занимающим должности в органах управления общества, не могут участвовать в голосовании при избрании членов ревизионной комиссии
(ревизора) общества.
Как отмечалось, ревизионная комиссия акционерного общества избирается общим собранием акционеров. В ее состав должны входить лица, имеющие опыт бухгалтерской и финансовой деятельности, высококвалифицированные специалисты. Желательно, чтобы в состав ревизионной комиссии входили акционеры, не связанные с акционерным обществом трудовыми отношениями.
Как правило, в обязанности ревизионной комиссии входят:
Проверка ежегодного отчета правления, кассы и имущества акционерного общества в срок, способами и средствами по ее усмотрению;
Предварительное рассмотрение смет и планов акционерного общества;
Проверка состояния делопроизводства и отчетности акционерного общества;
Подготовка предложений общему собранию о приостановлении действия решений правления, если они противоречат уставу.
Для исполнения возложенных обязанностей ревизионная комиссия:
Проводит документальные проверки финансово-хозяйственной деятельности общества (сплошной проверкой или выборочно);
Проверяет выполнение установленных смет, нормативов и лимитов;
Проверяет своевременность и правильность платежей в бюджет;
Проверяет соблюдение обществом и его органами управления законодательных актов и инструкций, а также решений общего собрания акционеров;
Проверяет постановку и достоверность оперативного бухгалтерского и статистического учета и отчетности;
Проверяет правомочность принятых советом директоров или правлением решений, их соответствие решениям, принятым общим собранием акционеров;
Анализирует решения общего собрания акционеров, выносит предложения по их изменению в случае несоответствия положения документам, имеющим большую юридическую силу;
Проверяет состояние кассы и имущества;
Составляет и утверждает акты проверок и ревизий, необходимые заключения, в том числе по годовому отчету и балансу АО.
Комиссия имеет право:
Требовать от правления и совета директоров все необходимые для своей работы документы;
Требовать созыва заседания совета директоров и внеочередного общего собрания акционеров;
Привлекать к своей работе специалистов, не занимающих штатных должностей в обществе, а также внешних аудиторов, требовать от генерального директора оплатить все необходимые расходы, связанные с проведением проверок и ревизий;
Ставить вопрос перед уполномоченными на то органами управления общества об исключении членов АО из числа таковых.
Члены комиссии имеют право участвовать в заседаниях правления с правом совещательного голоса.
По итогам проверки финансово-хозяйственной деятельности общества ревизионная комиссия составляет заключение, в котором должны содержаться:
Подтверждение достоверности данных, содержащихся в отчетах и иных финансовых документах общества;
Информация о фактах нарушения установленных правовыми актами
Российской Федерации порядка ведения бухгалтерского учета и представления финансовой отчетности, а также правовых актов Российской Федерации при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности.
Ревизионная комиссия:
Предоставляет общему собранию акционеров и в копии совету директоров и генеральному директору отчеты о проведенных ревизиях и проверках, сопровождая их необходимыми замечаниями и предложениями по повышению эффективности работы общества;
Соблюдает условия конфиденциальности деятельности общества;
Требует внеочередного созыва общего собрания акционеров в случае возникновения угрозы существенным интересам общества или выявления злоупотреблений, допущенных должностными лицами.
Комиссия не вправе разглашать результаты ревизий и проверок до их утверждения органом, по поручению которого они проводились. Члены ревизионной комиссии (организаций, представители которых являются членами ревизионной комиссии), допустившие разглашение коммерческой тайны или другие нарушения в процессе выполнения своих обязанностей, могут быть исключены из числа акционеров. По решению совета директоров к ним могут быть применены штрафные санкции. Уставом акционерного общества могут быть предусмотрены дополнительные полномочия ревизионной комиссии
(ревизора) общества. Это относится прежде всего к дополнительному праву получить объяснения от должностных лиц общества по любым вопросам, связанным с деятельностью общества, и к праву требования наложить взыскание на работников общества за нарушения, выявленные в процессе ревизии. Такие предложения ревизионная комиссия выносит на заседание совета директоров
(наблюдательного совета) или исполнительного органа общества.
Ревизору или члену ревизионной комиссии может быть выплачено вознаграждение за выполнение им установленных обязанностей. Этот вопрос решает либо совет директоров, либо исполнительный орган.
Ревизионная комиссия представляет результаты проведенных ею проверок общему собранию акционеров или совету директоров акционерного общества.
Без заключения ревизионной комиссии по годовым отчетам и балансам общее собрание акционеров не вправе утверждать баланс акционерного общества.
Члены ревизионной комиссии обязаны потребовать созыва внеочередного общего собрания акционеров, если возникла угроза существенным интересам акционерного общества или отдельных его членов.
Ревизии и проверки на должны нарушать нормальный режим работы акционерного общества.
Ревизионная комиссия составляет программу ревизии, в которой определяются объекты ревизии (контроля), а также их значимость в отраслевой направленности акционерного общества.
Целью ревизии является контроль, во-первых, за соответствием финансово- хозяйственной деятельности общества требованиям российского законодательства и, во-вторых, за соблюдением интересов акционеров. В процессе контроля ревизионная комиссия подтверждает правильность и объективность отражения финансовых и хозяйственных операций в бухгалтерском учете общества и их соответствие законодательным и нормативным актам, действующим в стране, а также на основе анализа хозяйственной деятельности достоверность (чистоту) бухгалтерской отчетности. Особо следует отметить, что достоверность данных, содержащихся в годовом отчете исполнительного органа общества, подготовленном общему собранию акционеров, должна подтвердить ревизионная комиссия.
В акционерных обществах среднего размера, где нет специальных органов внутреннего контроля, ревизионная комиссия должна стать активным помощником совета директоров и исполнительного органа, помогать руководству общества выявить слабые стороны, наметить пути их преодоления и разработать меры по закреплению и развитию прогрессивных тенденций развития общества, способствующих повышению рентабельности его работы и укреплению финансового состояния.
СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ПРЕДПРИЯТИЯ. СУЩЕСТВОВАНИЕ И ОЦЕНКА
ЭФФЕКТИВНОСТИ
В ближайшее время Правительство Российской Федерации рассмотрит предложение Минэкономики по переводу бухгалтерского учета на международные стандарты. Предполагается также установить единые требования к аудиту бухгалтерской отчетности, установить стандарты аудита и единые квалификационные требования к аттестации аудиторов. Сегодня аудиторы должны знать и уметь применять на практике не только все многообразие требований законов и нормативных актов в сфере бухучета и налогообложения, но и новые термины и понятия, вытекающие из международной практики аудита. Одним из таких понятий является понятие "система внутреннего контроля", которой посвящена данная статья.
Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте России Протоколом
№ 1 от 09 февраля 1996 года рекомендован Порядок составления аудиторского заключения о бухгалтерской отчетности экономического субъекта. Пунктом
4.4.5. указанного Порядка предлагается, что при изложении общих результатов проверки состояния внутреннего контроля у экономического субъекта в аудиторское заключение рекомендуется включить:
ответственность исполнительного органа экономического субъекта за организацию и состояние внутреннего контроля;
цель и характер рассмотрения состояния внутреннего контроля при проведении аудита;
общую оценку соответствия системы внутреннего контроля масштабам и характеру деятельности экономического субъекта;
описание выявленных в ходе аудита существенных несоответствий системы внутреннего контроля масштабам и характеру деятельности экономического субъекта.
Изучение системы внутреннего контроля экономического субъекта и вытекающая из этого оценка риска контроля важны для аудиторов; оценка этого риска включена в международные стандарты аудита. (В настоящее время проект российских стандартов аудита находится на стадии разработки).
Предполагается, что один из рабочих стандартов аудита будет гласить:
Аудитор должен достаточно разбираться в системе внутреннего контроля для того, чтобы спланировать аудит и определить характер, временные рамки и объем необходимых процедур.
1. Понятие и элементы системы внутреннего контроля
Под системой внутреннего контроля подразумевается существующая политика предприятия и все связанные с ней процедуры, направленные на выявление, исправление и предотвращение существенных ошибок и искажений информации, которые могут появиться в бухгалтерской отчетности. Такой контроль позволяет руководству предприятия осуществить правильное и эффективное ведение бизнеса, обеспечить соблюдение действующего законодательства при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности, разработать методы защиты и сохранности активов, предотвратить и обнаружить мошенничество и ошибки, обеспечить точность, полноту и защиту учетных записей и своевременную подготовку достоверной бухгалтерской и финансовой отчетности.
Система внутреннего контроля выходит за рамки тех вопросов, которые относятся непосредственно к функциям системы бухгалтерского учета, и включает: а) контрольную среду, в которой происходят действия, отражающие общее отношение руководства, Совета директоров и акционеров предприятия к контролю. К факторам контрольной среды относятся:
политика и методы управления,
организационная структура предприятия,
деятельность Совета Директоров,
деятельность внутреннего аудита,
методы распределения функций управления, ответственности и контроля,
кадровая политика и практика, разделение обязанностей,
внешние воздействия (проверка со стороны гос. органов); б) систему учета - учетную политику и процедуры предприятия, касающиеся адекватности записей хозяйственных операций в соответствующих регистрах; в) процедуры контроля - специальные проверки, выполняемые должностными лицами и работниками предприятия.
Процедуры контроля на предприятии определяются компетентностью руководителей, менеджеров, специалистов и работников предприятия, разделением функциональных обязанностей,контролем доступа к активам, документам и осуществлением периодических сравнений учетных данных.
Эти три составляющие системы внутреннего контроля во взаимосвязи должны обеспечивать предотвращение, выявление и исправление существенных ошибок и искажения учетной информации при подготовке бухгалтерской отчетности.
2. Цели руководства предприятия при организации СВК
Руководство предприятия, разрабатывая эффективную систему внутреннего контроля, учитывает самые различные обстоятельства, в том числе те обстоятельства, которые входят в задачу аудитора по оценке системы внутреннего контроля предприятия. Управленческий учет требует различной информации о всех сторонах планирования и ведения бизнеса. Бухгалтерский учет, о котором аудитор представляет заключение руководству предприятия, ограничен правовыми рамками Законов и Положений, содержащих требования о целях, системе, методах, сроках и формах бухгалтерской отчетности предприятия.
При разработке эффективной системы внутреннего контроля руководство предприятия, как правило, преследует следующие цели:
1. Обеспечение надежной информацией для успешного руководства предприятием и принятием эффективных управленческих решений. Например: при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.
2. Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия.
Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения.
Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы).
В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях.
3. Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избежания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов. (Иногда затраты на выполнение задач, указанных в первых двух пунктах в цифровом выражении превышают ту возможную прибыль, которая может быть получена в результате проведения предлагаемых мероприятий.
Следовательно, на первый взгляд, мероприятия, указанные в пунктах 1,2 могут казаться неэффективными.
Но отказ от выполнения мероприятий по обеспечению надежной информацией и сохранности активов и регистров может привести к непоправимым потерям.
При утрате или хищении заинтересованными лицами данных о количестве и ценах поставляемого сырья возможно снижение конкурентоспособности производимой продукции.)
4. Обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия:
положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия.
должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия,
приказом об учетной политике предприятия,
приказами и распоряжениями генерального директора (директора), иных руководителей, изданными в соответствии с их компетенцией.
5. Обеспечение выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций.
3. Принципы изучения аудитором СВК
Изучение аудитором системы внутреннего контроля предприятия и оценка риска неэффективности контроля, на наш взгляд, может опираться на следующие основополагающие принципы:
Ответственность руководства. Руководство предприятия обязано установить систему контроля и обеспечить ее функционирование на предприятии. Эта концепция находится в полном соответствии с требованиями Федерального
Закона "О бухгалтерском учете", согласно статье 6 которого руководитель несет ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций. В соответствии со статьёй 7 указанного (Федерального) Закона главный бухгалтер предприятия несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской
Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.
Достаточная степень уверенности. Руководство предприятия должно разработать такую систему внутреннего контроля, которая могла бы обеспечить пусть не полную, но хотя бы достаточную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность представлена объективно. Систему внутреннего контроля руководство разрабатывает с учетом потенциальных затрат и выгод от использования контроля. Руководство предприятия зачастую не хочет прибегать к идеальной модели системы внутреннего контроля, так как ее стоимость может оказаться слишком высокой.
Ограничения, присущие СВК. Система внутреннего контроля не может рассматриваться как полностью эффективная, если при ее создании не были учтены условия ее разработки и особенности будущего практического применения. Если бы и можно было сформировать идеальную систему, все равно ее привязка к реальности и эффективность зависят от уровня компетентности использующих ее людей. Представим себе, что процедура инвентаризации товарно-материальных ценностей тщательно разработана и подразумевается, что два работника будут независимо один от другого пересчитывать товары. Но если ни один из них не понял инструкцию или если они оба ведут подсчет небрежно, то, вероятнее всего, пересчет товарно-материальных ценностей окажется неточным. Более того, даже если инвентаризация осуществлена правильно, то руководитель может проигнорировать ее результаты и потребовать от подчиненных работников отразить иное количество товаров
(например, для сокрытия хищений или мошенничества).
Метод обработки учетной информации. Существуют громадные различия между простой немеханизированной системой бухгалтерского учета небольшого предприятия и сложной компьютерной системой крупного предприятия с разветвленной сетью филиалов. Тем не менее цели контроля остаются одними и теми же, и методы контроля применяются в обоих случаях.
4. Задачи аудиторов при изучении и оценке СВК
Аудитор при осуществлении проверки бухгалтерской отчетности предприятия должен изучить систему внутреннего контроля.
Для понимания системы внутреннего контроля предприятия аудитор должен получить представление о всех элементах системы внутреннего контроля. С этой целью аудитор изучает и оценивает прежде всего те контрольные моменты в системе внутреннего контроля, которые оказывают непосредственное влияние на бухгалтерскую отчетность и связанные с ней утверждения и, следовательно, на конкретные цели аудиторской проверки.
Для понимания системы бухгалтерского учета необходимо изучить следующие аспекты:
Основные виды хозяйственных операций в деятельности предприятия;
Способы санкционирования таких операций;
Виды и характер записей в бухгалтерских регистрах, наличие подтверждающих документов;
Процесс учета и финансовой отчетности от начала основных операций и других важных событий до их включения в бухгалтерскую отчетность;
Характер и конкретные особенности процесса представления бухгалтерской отчетности.
Система учета осуществляется и оформляется в виде описания или блок- схемы документооборота.
Для изучения контрольной среды аудитор должен получить представление, достаточное для оценки позиций Совета директоров и руководства, их осведомленности и проводимых мероприятий в отношении внутреннего контроля, а также понимания руководством важности этих мероприятий для предприятия.
Для получения достаточного представления о процедурах внутреннего контроля аудитору необходимо:
Получить сведения о деятельности ревизионной комиссии (ревизора) предприятия, актах проведенных инвентаризаций;
изучить положения об отделах, службах и иных структурных подразделениях предприятия, ведущих учет и контроль проводимых хозяйственных операций;
Изучить должностные инструкции руководителей и работников указанных подразделений с целью уяснения обязанностей, ответственности и контроля при совершении операций.
При анализе основных элементов системы внутреннего контроля аудитор должен учитывать все полученные знания для определения степени необходимости дальнейшего изучения составляющих системы внутреннего контроля.
5. Пример по выполнению задач СВК при реализации продукции
Для каждого типа хозяйственных операций можно привести примеры их типичного ошибочного учета. На примере учета хозяйственных операций при реализации произведенной продукции представим задачи, стоящие перед системой контроля, достижение которых позволяет воспрепятствовать возникновению ошибок в учетных записях. Следовательно, при отражении операций по реализации продукции система внутреннего контроля предприятия должна быть достаточно надежной для обеспечения уверенности в том, что выполняются следующие условия.
1. Учтенные хозяйственные операции действительно имели место
(реальность).
Объемы реализации, данные о покупателях точно отражены в счетах- фактурах и соответствуют суммам отгрузки реальным покупателям, с которыми заключены конкретные договора. Эффективная система внутреннего контроля не позволит отразить в бухгалтерских записях фиктивные или несуществующие хозяйственные операции.
2. На операции должным образом получено разрешение (санкционирование).
Санкционированы все операции по реализации: договор, накладные, счета- фактуры подписаны уполномоченными на это должностными лицами. Если имеет место несанкционированная хозяйственная операция, то это может привести к злоупотреблению, результатом которого может стать растрата или хищение активов предприятия.
3. Совершенные хозяйственные операции отражены в учете (полнота).
Объемы реализованной продукции полностью отражены в пронумерованных счетах-фактурах. Осуществлены записи всех хозяйственных операций по реализации. Процедуры контроля клиента должны не допускать пропуска в учетных записях имевших место хозяйственных операций.
4. Хозяйственные операции адекватно оцениваются (оценка).
Данные счетов-фактур по отгруженной продукции соответствуют данным накладных на отпуск продукции, накладные соответствуют заказам или данным, отраженным в договорах. Данные счетов-фактур проверены арифметически
5. Хозяйственные операции правильно разнесены по счетам
(классификация).
Правильная запись данных счетов-фактур в книге продаж.
6. Хозяйственные операции отражаются своевременно (своевременность).
Своевременная регистрация счетов-фактур в книге продаж, учет в хронологическом порядке. Отражение хозяйственных операций не своевременно, а по истечении определённого срока после того, как они совершены, повышает вероятность появлению нарушений в системе учета. Если запоздавшая запись сделана в другом отчетном периоде, на предприятие возможно наложение штрафных санкций.
7. Записи о хозяйственных операциях должным образом включены в регистры, итоги по ним правильно суммированы и обобщены, перенесены в
Главную книгу (подготовка отчетности).
Учет и регистрация счетов-фактур по пронумерованным бланкам в книгах учета счетов-фактур и в книге продаж. Правильное суммирование, обобщение и перенос в Главную книгу. Надежность контроля за правильностью такого обобщения.
Итак, при аудите перечисленные задачи системы учета:
Реальность,
Санкционирование,
Полнота,
Классификация,
Своевременность,
Подготовка отчетности. могут быть поставлены для каждого из существенных типов хозяйственных операций: реализация продукции (выполнение работ, оказание услуг), приобретение товаров (работ, услуг), поступление денежных средств, осуществление платежей, выплата заработной платы и т.д.
Однако разработка общего аудиторского плана не требует понимания контрольных процедур для каждого утверждения финансовой отчетности в каждом сальдо счета и виде операций,
Таким образом, элементы системы внутреннего контроля содержат множество контрольно-ориентированных методик и процедур. Аудитор оценивает прежде всего те из них, которые связаны с выявлением и предотвращением возникновения существенных неточностей в бухгалтерской отчетности и непосредственно влияющих на конкретные цели, и, следовательно, на вид и объем аудиторских процедур при планировании аудита.
6. Итоги оценки СВК
Аудитор, оценивая риск неэффективности системы внутреннего контроля, оценивает вероятность того, что клиент, проводя определенную политику контроля и осуществляя соответствующие процедуры, не обнаружит существенных ошибок в системе учета. Но аудитор не должен полагаться на систему внутреннего контроля, оценив её как исключительно надежную и не имеющую нарушений, так как подобная ситуация возможна только в том случае, если предприятие еще не зарегистрировано.
Система внутреннего контроля создается с учетом соотношения затрат на её создание и эффективности от её функционирования. В силу этого достаточной считается приемлемая система внутреннего контроля, при которой затраты на её создание обеспечивают пусть не полную, но хотя бы достаточную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность составлена объективно.
В случае, если аудиторы проводят проверку бухгалтерской отчетности одного и того же клиента несколько лет подряд, они еще до начала проверки имеют представление об эффективности системы внутреннего контроля клиента.
С одной стороны, такой опыт предшествующей работы с клиентом полезен, а с другой стороны, именно полагаясь на старое мнение, аудиторы могут и не заметить происшедшего падения эффективности внутреннего контроля. В связи с чем аудиторской фирме рекомендуется периодически менять состав аудиторов при осуществлении аудиторских проверок бухгалтерской отчетности клиента на протяжении длительного срока.
Одним из итогов работы аудиторов при оценке системы внутреннего контроля является выработка конструктивных предложений по его совершенствованию. Аудиторы принимают участие в разработке системы внутреннего контроля предприятия, высказывая свои предложения в информационном письме, адресованном Совету директоров и руководству предприятия.
В письме могут быть изложены факты, связанные с проблемами внутреннего контроля, о которых аудиторы считают нужным довести до сведения Совета директоров и руководства предприятия, поскольку они свидетельствуют о существенных недостатках структуры и функционирования системы внутреннего контроля и могут отрицательно повлиять на способность предприятия регистрировать, обрабатывать, обобщать информацию в бухгалтерской отчетности.
В качестве примера таких недостатков можно привести:
Отсутствие должного разделения обязанностей, либо их неоднократное дублирование;
Отсутствие должного контроля и санкционирования хозяйственных операций;
Отсутствие должного контроля при подготовке и заключении хозяйственных договоров;
Неэффективность процедур контроля;
Намеренное нарушение процедур контроля должностными лицами;
Намеренные нарушения системы учета работниками, ответственными за подготовку первичной документации;
Фальсификация или подмена бухгалтерских записей.
Аудитор не обязан специально искать или идентифицировать негативные факты, он должен сообщить руководству, что он обнаружил в ходе обычной проверки. Образец письма, информирующего руководство предприятия о проблемах, связанных с функционированием системы внутреннего контроля прилагается в Приложении 1. Данное письмо может явиться также существенным доказательством проведенной аудитором работы и информирует руководство предприятия о конкретных направлениях проведения аудиторской проверки системы внутреннего контроля.
Приложение 1
Председателю Совета директоров Генеральному директору АО "БЕНЕДИЧУК и
НИМФЫ"
Господа!
В ходе планирования аудита бухгалтерской отчетности АО "БЕНЕДИЧУК и НИМФЫ" за год, завершившийся 31 декабря 1997 г., нами была рассмотрена структура системы внутреннего контроля Вашего Общества, чтобы наметить аудиторские процедуры, которые могли бы позволить нам представить аудиторское заключение по бухгалтерской отчетности.
Под системой внутреннего контроля мы понимаем все методы и процедуры внутреннего контроля, осуществляемые руководством Общества для целей правильного и эффективного ведения бизнеса, включая строгое соблюдение действующего законодательства при осуществлении финансово- хозяйственной деятельности Общества, защиту и сохранность активов, регистров и информации, предотвращение и обнаружение мошенничества и ошибок, точность и полноту учетных записей и своевременную подготовку достоверной бухгалтерской и финансовой отчетности.
В своей работе мы не стремились специально определить надежность всей системы внутреннего контроля Общества. Однако мы заметили некоторые обстоятельства, имеющие отношение к разработке и функционированию системы внутреннего контроля.
Данные обстоятельства включают аспекты, попавшие в сферу нашего внимания и имеющие отношение к недостаткам в разработке и функционировании системы внутреннего контроля, которые, по нашему мнению, могут оказать отрицательное воздействие на способность Вашей хозяйственной системы подготавливать, учитывать, обрабатывать, обобщать и сообщать финансовые данные, соответствующие тем утверждениям, которые делаются руководством
Общества в его бухгалтерской отчетности.
Этими обстоятельствами, на наш взгляд, являются следующие:
1. При реализации произведенной продукции менеджерам склада № 06 поручено заполнять счета-фактуры и учитывать их в книге продаж. При заполнении они используют готовые бланки с печатью и подписями руководителей предприятия. Лица, ответственные за сохранность продукции, допущены к заполнению первичной документации и регистрации хозяйственных операций. При этом возможны случаи, когда менеджер, совершивший ошибку или исказивший информацию, может скрыть этот факт в ходе обычной своей деятельности. В результате этого доходы с продаж и суммы выручки на счетах реализации будут занижены, а объемы готовой продукции на складе будут завышены.
Это обстоятельство является существенным в связи с тем, что объем реализуемой продукции менеджерами склада №06, значителен.
2. В связи со значительным увеличением дебиторской задолженности покупателей продукции, произведенной Обществом, мы предлагаем осуществить следующие контрольные процедуры:
1) Осуществление проверки платежеспособности и надежности покупателей;
2) Обсуждение и принятие решения Советом Директоров об установлении лимита отпуска производимой продукции новым покупателям;
3) Осуществление отгрузки постоянным покупателям после оплаты или осуществления взаиморасчетов за полученную продукцию, или осуществление последующих поставок в пределах лимита, установленного решением Совета
Директоров.
Мы хотим уведомить Вас, что предложенные процедуры носят рекомендательный характер и отражают наш взгляд на систему внутреннего контроля Общества. Указанные процедуры представляются нам обстоятельствами, о которых следует сообщить руководству Общества в соответствии со стандартами аудита.
Настоящее письмо является исключительно информационным сообщением, предназначенным для Совета директоров и руководства Общества.
С уважением...
Литература
Дмитриенко Т.М., Чаадаев С.Г. Судебная (правовая) бухгалтерия: Учебник.
М., 1998. С.73.
Скобара В.В. Аудит: методология и организация. М., 1998. С.6.
Нитецкий В.В. Правовые основы независимой аудиторской деятельности //
Аудиторские ведомости. 1997. N 3. С.13.
Терехов А.А. Аудит. М., 1998. С.133.
Постановление Правительства РФ от 6 мая 1994 г. N 482 "Об утверждении нормативных документов по регулированию аудиторской деятельности в
Российской Федерации". П.2 // Российская газета. 1994. N 94.
Ср.: Кожура Р.В. К истокам профессии // Аудитор. 1996. N 1.С.38
Теория юридического процесса / Под ред. В.М. Горшенева. Харьков, 1985.
С.8.
Правила (стандарты) аудиторской деятельности. Одобрены Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ: Офиц. издание / Сост. и комм.
Ю.А. Данилевского. М., 1997. С.89.
Бычкова С.М. Доказательства в аудите. М., 1998. С.6.
Треушников М.К. Судебные доказательства. М., 1997. С.4.
Проект федерального закона об аудиторской деятельности
Заказ работы
Наши специалисты помогут написать работу с обязательной проверкой на уникальность в системе «Антиплагиат»
Отправь заявку
с требованиями прямо сейчас, чтобы узнать стоимость и возможность написания.
Для реализации миссии компании, для достижения целей компании и организации четкого взаимодействия всех работников необходимо постоянно контролировать работу каждого сотрудника предприятия и всей «команды» в целом, и все это непосредственно является неотъемлемой частью стратегического менеджмента. Организация контроля на российских предприятиях, которая сложилась на сегодня, уже не может удовлетворять менеджеров, не соответствует изменяющимся условиям, не приносит необходимых результатов. Контроль за работой персонала в российской практике сводится, как правило, к проверке выполнения сотрудниками их обязанностей, а также заданий руководства. Подобная практика устарела. Современные менеджеры должны стремиться прежде всего помочь сотрудникам улучшить их работу, полнее проявить на деле их потенциал, добиться более эффективного, более творческого подхода к делу.
Главная задача менеджера в управлении коллективом заключается сегодня в способности создать адекватные условия для реализации своих возможностей каждым его членом, пробуждать в людях энтузиазм, стремление решать определенные задачи. Для преуспевания компании важным является умение менеджера общаться с коллегами, способность руководить людьми. Здесь особенно важны рациональная организация работы коллектива, гуманное общение с каждым сотрудником, умение найти оптимальный путь воздействия на конкретного работника в целях решения определенных задач. Особую роль здесь приобретает контроль.
Системы стратегического контроля являются системами формального целеполагания контроля, наблюдения, оценок и обратной связи, которые обеспечивают менеджеров информацией о деятельности организации и необходимости корректирующих воздействий. Следовательно, система контроля должна реализовать четыре ступени действий:
· установление стандартов оценки функционирования, которые должны разрабатываться одновременно со стратегией;
· создание измерительной системы, которая покажет степень достижения целей, что является комплексной задачей, так как многие действия трудно оценить;
· сравнение реального функционирования с установленными целями;
· оценка результатов сравнения и выработка, при необходимости, корректирующих действий.
Контрольная функция руководства наиболее результативно осуществляется менеджером путем совместного с сотрудником анализа результатов его работы, поиска причин неудач, после чего необходимо обучение подчиненного менеджером, передача опыта, подробный инструктаж. Вместо замечаний по работе и претензий к сотруднику менеджер помогаем ему устранять пробелы в знаниях. Это способствует обеспечению более высокого качества и результатов трудовой деятельности. При этом индивидуальный контроль со стороны менеджера должен дополняться коллективным контролем работников фирмы.
Реализация стратегии включает выбор правильной комбинации структуры и контроля реализации стратегии компании. В общем случае контроль необходим, т.к. хотя структура управления предназначает исполнителям роли и задачи, она не обеспечивает их мотивацию.
Цель данной курсовой работы заключается в построении систем контроля по выполнению стратегического плана организации. Построение систем контроля рассмотрим на примере ОО «СК СтройАльянс».
Глава 1. Сущность и системы контроля
1.1. Понятие контроля
Контроль прежде всего относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации . Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.
Контроль очень важен для того, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структуры организации определяют ее направления деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всей организации.
Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим . Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.
Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.
Один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее целей. Именно так мелкие фирмы определяют, в каких областях им расширяться и заключать контракты, какая из входящих в их состав фирм должна получить большую долю ресурсов, а какую следует продать или расформировать. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.
1.2. Виды контроля
Все виды контроля схожи, т.к. имеют одну и ту же цель, а различаются они только по времени осуществления. Существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный .
Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам .
Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, предъявляемые нанимаемым. Существенно повысит вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.
Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предварительные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца. Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил .
2. Текущий контроль.
Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником . Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволят исключить отклонение от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на изменении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.
Обратная связь – это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам . Контроль при помощи систем обратной связи не является изобретением теории управления организациями. Такие системы – одно из наиболее широко распространенных явлений природы.
Все системы обратной связи состоят из одних и тех же фундаментальных элементов и работают на одних и тех же принципах (рис. 1.)
Рис. 1. Системы с обратной связью
3. Заключительный контроль.
В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми .
Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации . Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.
Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.
Контроль не только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельность организации.
1.3. Типы систем контроля
Типы систем контроля могут анализировать довольно широкий класс явлений: от измерения выходов организации до измерения организационного поведения, что, конечно, сложнее. Контроль должен осуществляться на всех уровнях управления: корпоративном, дивизиональном, функциональном и индивидуальном .
Итак, рассмотрим типы контроля :
· Рыночный контроль наиболее объективен, так как он производится на основе системы цен и позволяет оценить поведение фирмы, достаточно объективны и используемые показатели. Рыночная цена акций определяется в результате конкуренции, и все ее колебания дают менеджерам представление об их деятельности в виде обратной связи. Скорость возврата инвестиций измеряет отдачу инвестиционного капитала и является другой формой рыночного контроля. На корпоративном уровне такая оценка может показать результаты деятельности компании относительно других фирм, на дивизиональном уровне это дает относительную оценку работы отделений фирмы, что важно для диверсификации.
На дивизиональном уровне успех рыночного контроля зависит от способности менеджеров корпоративного и дивизионального уровня достичь равнозначных решений по ценовым ресурсам. Это очень важно для главного офиса компании со многими отделениями.
Рыночный контроль - основа планирования портфеля, так как сравнение скоростей возврата инвестиций - принципиальный путь оценки компанией деятельности своих отделений .
· Контроль по выходу является следующей объективной формой контроля, который используется в отсутствие других объективных методов. При этом компания должна оценивать или прогнозировать достижение соответствующих целей по различным отделениям, функциям или подразделениям .
На дивизиональном уровне оцениваются объемы продаж, производительность, рост и контролируемая доля рынка. Эти показатели меняются в процессе деятельности отделений и отражают поведение менеджеров отделений.
На функциональном уровне также оцениваются степень достижения соответствующих целей. Функциональные результаты могут быть использованы для разработки компанией отличительных преимуществ, они одновременно - мощные методы контроля поведения персонала.
Контроль по индивидуальным результатам обычен на всех уровнях - высшие менеджеры, сбытовики, производственники и т.д. Однако, когда есть затруднения в оценки деятельности очень трудно оценить индивидуальную отдачу. Несоответствующее использование контроля по выходу может привести к отрицательным последствиям на всех уровнях организации.
· Бюрократический контроль представляет собою директивную форму контролирования поведения подразделений, функциональных органов и работников . При этом им предписываются наилучшие способы достижения результатов. Правила и процедуры являются руководствами к действию. Они указывают, что должно быть сделано и таким образом стандартное поведение дает предсказуемый результат и предсказуемую реакцию. Обычно они полезны при рутинных ситуациях, но затруднительно их использование в противоположном случае.
Менеджер должен отслеживать использование бюрократического контроля, чтобы убедиться в его соответствии. Следует иметь в виду, что этот вид контроля достаточно дорогой, во всяком случае дороже рыночного.
· Когда ни выходы, ни поведение не могут отслеживаться или оцениваться, организация должна найти другие формы контроля. Контроль со стороны коллектива наиболее полезен. Он основывается на создании внутренней системы результатов фирмы. Эта форма контроля, когда работники сами устанавливают нормы и результаты своего поведения. Такой контроль полезен в соединении со стандартизацией входов.
В большой организации различные отделения или продуктивные линии могут иметь различные культуры, и такая ситуация подрывает связи между ними. Контроль со стороны коллектива неудобен, когда компания быстро растет или меняется, так как нет времени для учета этих организационных изменений.
На практике различные типы контроля используются компанией одновременно и очень важно их правильное сочетание.
Рассмотренные выше системы контроля представлены в табл. 1 .
Таблица 1 – Типы контрольных систем и их содержание
Выбор системы контроля зависит от используемой стратегии (табл.2) и стадии жизненного цикла отрасли (табл. 3) .
Таблица 2 - Использование систем контроля при различных стратегиях
| Стратегия | Ценовое лидерство | Дифференциация | Фокусирование |
| Рыночный | Линейнофункциональная, продуктовая, дивизиональная | Продуктовая, дивизиональная, матричная | Линейно-функциональная |
| По выходу | Большое использование (например, контроль издержек) | Некоторые использования (например, контроль качества) | Некоторые использования (например, по издержкам и качеству) |
| Бюрократический | Некоторые использования (например, бюджеты, стандартизация) | Большое использование (например, правила, бюджеты) | Некоторые использования (например, бюджеты) |
Со стороны коллектива |
Малое использование (например, по качеству или циклам) | Большое использование (например, нормы и культура) |
Простые структуры управления с малой дифференциацией при ценовом лидерстве приводят к сравнительно простым формам контроля издержек деятельности фирмы.
При дифференциации задачей контрольной системы является также защита отличительных преимуществ. По этой причине большое значение приобретает бюрократический контроль и контроль со стороны коллектива. В компаниях, использующих стратегию фокусирования, контроль основывается на компромиссе контроля издержек и отличительных преимуществ. Обычно это сравнительно небольшие компании, и особое значение приобретает контроль со стороны коллектива.
Таблица 3 - Стадии жизненного цикла СЗХ и типы контроля
На стадии зарождения с учетом малых размеров и простой структуры управления достаточно контроля персонала внутри малых рабочих групп.
На стадии роста с развитием структур управления компания нуждается в развитии низкоценовой компетенции или в поиске будущих преимуществ дифференциации и контроль должен быть достаточно подвижен (в основном со стороны коллектива).
На стадии замедления роста ценовой лидер должен использовать контроль по выходу и бюрократический контроль, а дифференциатор - уделять внимание и контролю со стороны коллектива.
В стадии зрелости продукты должны быть стандартизированы, расширяться их диапазон. Для ценового лидера основная цель контроля - снижение издержек. Дифференциатор должен стремиться к развитию отличительных преимуществ. Соответственно, особое значение приобретают бюрократический контроль и контроль со стороны коллектива.
В стадии упадка контроль должен отслеживать издержки ухода из СЗХ и полные стоимости изменения стратегии. Существенно, что такая система должна быть дешевой .
Глава 2. Этапы стратегического контроля организации
2.1. Краткая характеристика ООО «СК СтройАльянс»
Свою деятельность фирма ООО «СК СтройАльянс» начала с 90-х годов в Москве. Данная фирма выполняет проектные, строительно-монтажные, и ремонтные работы. Занимаясь этими видами деятельности, фирма создала необходимую материально-техническую базу, укомплектовала бригады квалифицированными специалистами, накопила достаточный опыт в высококачественном выполнении строительно-монтажных работ с использованием современных строительных материалов и в обозначенные сроки.
Данная компания выполняет большой спектр строительных услуг, которые полностью отвечают всем потребностям заказчиков. Слаженный коллектив и отточенная годами система работы позволяют компании осуществлять строительство домов различного типа и уровня сложности, выполнять реконструкцию производственных помещений, проводить ремонт в квартирах с разработкой и согласованием перепланировки, разработкой персонального дизайнпроекта, отвечающего любому вкусу заказчика.
«СК СтройАльянс»- это удовлетворение современным запросам с внедрением новейших технологий. Наличие в компании высококвалифицированных работников позволяет осуществлять проектные работы, выполнять работы по устройству фундаментов и возведению стен из любых материалов (кирпич, блоки всех видов, несъемная опалубка из пенополистирола, брус, оцилиндрованное дерево), осуществлять монтаж систем отопления, водоснабжения и канализации, монтаж электрических цепей и установка оборудования. Ремонт, реконструкция и утепление старых домов с укреплением фундаментов и отделкой фасадов. Внутренние и наружные отделочные работы различного уровня сложности от обычной покраски, с предварительной подготовкой стен и потолков, до нанесения на них декоративных покрытий, в том числе и такой сложности, как Венецианская штукатурка, укладка плитки любого уровня сложности и мозаика. Во всем этом и многом другом компания «СК СтройАльянс» готова помочь Вам с выдачей гарантий на все произведенные работы.
Во Владивостоке офис компании «СК СтройАльянс» располагается по адресу ул. Волховская, 25, офис 36.
2.2. Управленческий контроль
Существует три различных этапа контроля :
· выработка стандартов и критериев,
· сопоставление с ними реальных результатов
· принятие необходимых корректирующих действий.
Итак, на первом этапе процедуры контроля демонстрирует, насколько близко слиты функции контроля и планирования. Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.
Стандарты – это конкретные цели, процесс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации .
Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Примеры целей, которые можно использовать в качестве стандартов контроля: получить прибыль в размере 2 млн. руб. в 2011 году. Конкретные критерий (в данном случае 2 млн. руб.) и определенный период времени (1 год) называются показателями результативности (рис. 2) .
Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной.
Рис. 2. Первый этап контроля
Относительно легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов потому, что они поддаются количественному измерению. Но некоторые важные цели и задачи организации выразить в числах невозможно. Например, повышение морального уровня, рассматриваемое в качестве цели, выразить в числовых показателях очень трудно или зачастую вообще невозможно.
Невозможность выразить показатель результативности непосредственно в количественной форме не должна служить оправданием того, чтобы не устанавливать контрольных стандартов в этой области вообще. Даже субъективный показатель, при условии, что осознается его ограниченность, лучше, чем ничего. Руководство не может эффективно осуществлять контроль без показателя результативности какого-либо типа. Неизбежным следствием отсутствия такого показателя является управление по наитию. Много организаций столкнулось с очень серьезными проблемами из-за того, что не сумели установить показатель результативности в таких трудно поддающихся измерению областях, как социальная ответственность и этика.
На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он или она принимают и еще одно очень важное решение: на сколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой, второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке (рис. 3) .
Рис. 3. Второй этап контроля
Показатели результативности дают четкую и ясную цель для направления усилий членов организации. Одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели. Определение масштабов допустимых отклонений – вопрос кардинально важный. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозное очертания. Но, если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Такая система контроля может парализовать и дезорганизовать работу организации и будет скорее препятствовать, чем помогать достижению цели организации. В подобных ситуациях достигается высокая степень контроля, но процесс контроля становится неэффективным. Типичным примером подобного рода может служить любая ситуация, при которой необходимо пройти через множество бюрократических испытаний, чтобы получить разрешение на что-либо.
Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Преимущество системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Затраты на систему контроля состоят из затрат времени, расходуемого менеджером и другими работниками на сбор, передачу и анализ информации, а также из затрат на все виды оборудования, используемого для осуществления контроля и затрат на хранение, передачу и поиск информации, связано с вопросами контроля. В коммерческой организации, если прибыль, возникающая при осуществлении контроля меньше затрат на него, то такой контроль неэкономичен и непродуктивен. Один из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения. Этот метод состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений и стандартов. Развивая этот принцип, отметим, что те действия, которые изначально имеют совершенно тривиальный характер, не следует даже и измерять. Основная проблема состоит в том, чтобы определить по-настоящему важные отклонения.
Измерение результатов, позволяющих установить насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт. Так, если установленный стандарт – это прибыль, то измерение следует вести в рублях или в процентах, в зависимости от формы выражения стандартов . Если контролируется неучастие в голосовании или увольнения с работы, то измерение должно вестись в процентах. В качестве общего правила можно отметить, что стандарт в специфической форме предопределяет те величины, которые впоследствии должны быть измерены.
Выбор подходящей единицы измерения – это зачастую наиболее легкая часть проведения контрольных измерений, обеспечивающих, как в конечном счете и весь контроль, достижение целей организации. Важно, чтобы скорость, частота и точность измерений тоже были согласованы с деятельностью, подлежащей контролю .
Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того, чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно доводить до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работника в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты, и теми, кто должен их выполнять.
Основные трудности, возникающие на пути сбора и распространения конкретной информации, связаны с различными коммуникативными проблемами. В то время, как часть данных собирается и обрабатывается автоматизировано, большая часть информации должна быть обработана человеком. Присутствие человека в этой цепочке сопряжено с возможным искажением информации, на основе которой должны приниматься решения в области контроля. Искажения информации могут сыграть очень значительную роль в тех случаях, когда неизбежны субъективные оценки.
Участие сотрудников организации в процедуре контроля может быть вполне эффективным и на самых нижних уровнях управления. Иногда особенно важно обеспечить фактическое участие подчиненных в разработке стандартов, хотя это обычно является прерогативой менеджера. Обеспечение участия широкого круга сотрудников в выработке решений и установке целей при формировании бюджета способствовало более интенсивному вовлечению сотрудников в деятельность этой организации и стремлению коллектива достичь общих целей организации.
Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения. Иногда оценка информации определяется политикой организации. Во многих случаях мерой может служить масштаб допустимых отклонений. Зачастую, однако, менеджеры должны давать личные оценки и интерпретировать значимость полученной информации и устанавливать корреляцию запланированных и фактически достигнутых результатов. При этом менеджер должен принимать в расчет риск и другие факторы, определяющие выбор того или иного решения. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять решение – необходимо ли действовать, и если да, то как.
После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, установить отклонения или пересмотреть стандарт (рис. 4) .
Рис. 4. Третий этап контроля
Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом.
Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерения должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину. Это сопряжено с необходимостью эффективной процедуры принятия решений. Поскольку, однако, большая часть работы в организации является результатом объединенных усилий групп людей, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.
Прежде, чем выбрать корректирующее действие, необходимо взвесить все имеющие отношение к данной проблеме, внутренние переменные и их взаимосвязи. Поскольку все подразделения организации так или иначе связаны между собой, любое крупное изменение в одном из них затронет всю организацию. Вот почему менеджер должен вначале убедиться, что предпринимаемое им корректирующее действие не создаст дополнительных трудностей, но поможет их разрешить. Кроме того, хотя временами это может быть очень трудно, опытный менеджер старается избегать решений, которые в краткосрочном плане сулят преимущества, однако, в долгосрочном влекут за собой большие затраты.
Общую модель процесса контроля представлена на приложении А.
2.3. Контроль по выполнения стратегического развития компании
Как говорилось выше, важной функцией управления предприятия является повседневный, последовательный и глубокий контроль за работой каждого сотрудника предприятия и всей команды в целом.
Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.
Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.
Если у подчиненного возникают какие-либо проблемы с системой контроля, то у него должна быть возможность открыто обсудить их, не опасаясь, что руководство обидится на это. Любой руководитель, осуществляющий контроль в организации, должен откровенно обсудить со своими подчиненными, какие значения ожидаемых результатов будут применяться в качестве стандартов в каждой области контроля. Подобное общение должно увеличить вероятность того, что работники точно поймут истинную цель контроля и помогут установить скрытые упущения в системе контроля, неочевидное для ее создателей из высшего руководства фирмы.
Руководство не должно перегружать своих подчиненных многочисленными формами контроля, иначе это будет поглощать все их внимание, и приведет к полному беспорядку и краху. Кроме того, контролеры-руководители не должны проверять работу чаще и тщательнее, чем это необходимо. Иначе, по понятным причинам, это может просто раздражать.
При разработке мер контроля важно принять во внимание мотивацию . Четкий и ясный стандарт часто создает мотивацию уже тем, что точно говорит работникам, чего же ждет от них организация. Однако согласно мотивационной теории ожидания, можно мотивировать людей на работу для достижения только тех целей, которые они склонны считать реальными. Таким образом, если стандарт воспринимается как нереальный или несправедливо высокий, то он может разрушить мотивы работников. Аналогично, если стандарт установлен на столь низком уровне, что достичь его не составляет никакого труда, это обстоятельство может оказывать демотивирующее воздействие на людей с высоким уровнем потребностей в достижении высоких результатов. Хороший менеджер чувствует разницу в потребностях и возможностях подчиненных и устанавливает стандарты с учетом этих различий.
Если руководство организации хочет, чтобы сотрудники были мотивированы на полную самоотдачу в интересах организации, оно должно справедливо вознаграждать их за достижение установленных стандартов результативности.
На предприятии контрольные функции осуществляют руководители различных уровней. В рассматриваемой компании «СК СтройАльянс» контроль за рабочими осуществляет мастер, контроль за работой мастеров - прораб. За соблюдением правил техники безопасности следит инженер по технике безопасности. Обеспечение объектов энергоресурсами контролирует главный энергетик. Контроль за финансовыми результатами предприятия осуществляется главным бухгалтером. Структура ООО «СК СтройАльянс» представлена ниже.
Рис. 5. Структура ООО «СК СтройАльянс»
Заключение
Итак, можно сделать вывод, что контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. На предприятии ООО «СК СтройАльянс» существует развитый механизм контроля всех уровней производства.
Контроль требует принятия решений, и для него необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации.
Принятие решений - это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя.
Все чаще возникают ситуации, когда положение на хозяйственном рынке меняется настолько быстро и кардинально, что для предприятия становится важно уметь быстро и качественно изменять стратегию развития. Изучение процессов реструктуризации как динамичного процесса помогает сформировать подходы к динамичной системе управления предприятием, применить уже известные приемы и методы в новых условиях, использовать механизм контроля в процессе развития системы управления предприятием.
Проведение стратегического контроля имеет очень большое значение для организации, более того, неправильно организованная работа по контролю может создавать трудности в работе организации и даже наносить ей вред.
Руководство организации должно иметь четкую позицию в отношении роли и места системы контроля, с тем, чтобы она эффективно справлялась с решением только тех задач, которые соответствуют общим задачам стратегического управления.
Список литературы:
1. Басовский Л.Е. Менеджмент.-М.: «Новое Знание», 2007, - 251 с;
2. Гончаров В.И. Менеджмент.- Минск: «Мисанта», 2005, - 167 с;
3. Кабушкин Н.И. «Основы менеджмента»: Учебное пособие 3-е издание. М.: Минск: «Новое издание», 2003, - 234 с;
4. Теория управления: учебник / под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А.П. Панкрухина. - М.: изд-во РАГС, 2005, - 558 с;
5. Мухин В.И. Основы теории управления: учебник для вузов / В.И. Мухин. – М.: Экзамен, 2005, - 256 с;
6. Глущенко Е.В. Теория управления: учебный курс / Е.В. Глущенко, Е.В. Захарова, Ю.В. Тихонравов. – М.: Вестник, 2001, - 336 с;
7. Виханский О.С. Менеджмент: учебник для вузов / О.С. Виханский. - М.: Гардарика, 2002, - 528 с;
8. Томпсон А.А. Стратегический менеджмент: искусство разработки и реализации стратегии: учебник для вузов / А.А. Томсон, А. Дж. Стрикленд. - М.: ЮНИТИ, 2003, - 576 с;
9. Басовский Л.Е.Менеджмент: учебное пособие для вузов / Л.Е. Басовский. - М.:ИНФРА-М, 2004, - 215 с;
10. Виханский О.С. Стратегическое управление: учебник / О.С. Виханский. - М.: Гардарики, 2002, - 293 с;
11. Рюли Э. Исследование стратегических процессов в организации / Э. Рюли // Проблемы теории и практики управления. – 2004, №5. – с 99-104;
12. Гапоненко А. Л. Стратегическое управление: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности «Менеджмент» / А. Л. Гапоненко, А. П. Панкрухин. - М.:Омега-Л, 2007, - 465 с;
13. Панов А. И.Стратегический менеджмент: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации»/ А. И. Панов, И. О. Коробейников. - М.: ЮНИТИ, 2006, - 285 с;
14. Басовский Л. Е. Менеджмент: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по экономическим и управленческим специальностям / Л. Е. Басовский. - М.: ИНФРА-М, 2006, - 215 с;
15. Лапин А. Н. Стратегическое управление современной организацией. Глава 1 / А. Н. Лапин // Управление персоналом. – 2006, - №14. – с. 39-46;
16. Лапин А. Н. Стратегическое управление современной организацией. Глава 2 / А. Н. Лапин // Управление персоналом. – 2006, - №15. – с. 63-69;
17. Лапин А. Н.Стратегическое управление современной организацией/ А. Н. Лапин // Управление персоналом. – 2006, - №22. – с. 69-72.
Приложение А
Модель процесса контроля
Структура контроля на ЗАО «ТДК» может быть подразделена на три составляющих: контрольная среда - набор характеристик, который определяет служебные взаимоотношения, благоприятные для контроля на предприятии; система бухгалтерского учета предприятия политика и процедуры, касающиеся соответствующей записи хозяйственных операций; процедуры контроля - специальные проверки, выполняемые персоналом предприятия. Эти три составляющие во взаимосвязи обеспечивают предотвращение, выявление и исправление существующих ошибок информации и ее искажения.
Контрольная среда в ЗАО «ТДК» состоит из следующих элементов:
Политика и методы управления;
Организация структура предприятия;
Деятельность исполнительного органа;
Методы распределения функций управления;
Управленческие методы контроля, в том числе внутренний аудит;
Кадровая политика;
Внешние воздействия (например, проверка со стороны банковских органов).
ЗАО «ТДК» имеет свою кадровую политику. Ее принципом является: «Лучшие кадры - лучшая компания, лучшей компании - лучшие кадры».
Компания подбирает себе кадры по следующим критериям: порядочны, инициативны, высокопрофессиональны, честны и привержены идеям компании. Компания считает главным критерием при работе с кадрами - справедливое отношение ко всем ее сотрудникам, независимо от их пола, социального статуса и родственных отношений.
Структура предприятия выглядит следующим образом (рис. 1).
Рисунок 1. Организационная структура предприятия ЗАО «ТДК»
Процедуры контроля на предприятии ЗАО «ТДК» определяются компетентностью руководителей, менеджеров, специалистов и работников предприятия, разделением функциональных обязанностей, контролем доступа к активам, документам и осуществлением периодических сравнений учетных данных.
Эти составляющие системы внутреннего контроля во взаимосвязи должны обеспечивать предотвращение, выявление и исправление существенных ошибок и искажения учетной информации при подготовке бухгалтерской отчетности.
Руководство предприятия ЗАО «ТДК», разрабатывая эффективную систему внутреннего контроля, учитывает самые различные обстоятельства, в том числе те обстоятельства, которые входят в задачу тех или иных подразделений.
Схематично систему контроля на предприятии можно представить на примере соподчиненности сотрудников и руководителей организации Сивиринов Б.С. Основы теории управления. Учебно-методическое пособие. - Новосибирск, 2006.
Таблица 1
Схема контроля на предприятии
|
Структурные подразделения, субъекты управления |
Направления реализации контроля |
|
Высший руководящий состав |
Руководят стратегическими целями и контролирует выполнения планов по укрупненным показателям. (ими выступают как правило планы составленные на год). |
|
Средний руководящий состав |
Руководят выполнение планов в среднесрочной перспективе. Непосредственные властные полномочия направлены на достижение целей рядовых менеджеров и рабочих. |
|
Рядовые менеджеры и рабочие |
Контролируют выполнение конкретно поставленных задачь в пределах своей компетенции |
Рис.1 Этапы процесса контроля Основы менеджмента. Учебное пособие / Научный редактор А.А.Радугин. М.: Центр, 2007. - 432 с.
Установление стандартов
Первым этапом в процессе контроля является установление стандартов. Контрольный стандарт - это плановый показатель, с которым будут сравниваться последующие показатели, например, производство трех автомобилей на заказ в неделю. Такие стандарты должны выражаться в подходящей форме и согласовываться с задачами организации. Стандарты также необходимы для определения показателей эффективности деятельности. Эти показатели дают информацию о том, насколько хорошо контролируется деятельность.
Измерение эффективности деятельности
Второй стадией процесса контроля является измерение эффективности деятельности, например, насколько точна работа служащего, каков уровень неудач в отдельных подразделениях и т.п. Измерение эффективности является постоянной текущей задачей для большинства организаций. Показатели эффективности должны быть обоснованными. Это значит, что должно измеряться то, что нужно. Однако их трудно получить.
Сравнение достигнутых показателей и стандартов
Третьим шагом в процессе контроля является сравнение достигнутых показателей и установленных стандартов. Период, за который сравниваются показатели и стандарты, зависит от многих факторов, включая важность и сложность деятельности, подвергающейся контролю. Для стандартов, установленных на более длительные сроки, и стандартов более высокого уровня могут подходить годовые сравнения. В других обстоятельствах необходимы сравнения за более короткие периоды времени.
Корректирующие действия
Заключительным этапом в процессе контроля является определение необходимости корректирующих действий. Решения, касающиеся корректирующих действий, предусматривают привлечение аналитических и диагностических навыков управляющего. После того как показатели были сопоставлены со стандартами, возможен ряд действий.
Возможно решение ничего не делать или поддерживать статус-кво. Такой вариант возможен, когда фактические показатели, в основном, соответствуют стандартам.
Изменение установленного стандарта может быть необходимым, если вначале был установлен слишком высокий или низкий стандарт. Кроме того, стандарты, которые точно соответствовали, когда они были установлены, могут потребовать корректировки, так как изменились обстоятельства.
Корректирующие действия необходимы, если отклонение значительно. Это может включать широкий набор вариантов.
Чтобы системы контроля были эффективными, в компании на всех уровнях должны понимать, что они в большой степени способствуют достижению корпоративных целей. Они не должны восприниматься как системы, которые существуют для того, чтобы ограничивать сотрудников или вводить бюрократические регламентации.
Система контроля в исследуемой организации в целом, нуждается в совершенствовании, поскольку содержит ряд недостатков, а именно:
1. Отсутствует текущий контроль
2. Не разработаны мероприятии реагирования на результаты осуществления контроля.
3. Основные направления соврешенствования контроля на предприятии ЗАО «ТДК»
Система контроля на предприятии включает в себя не только аналитические показатели и выводы. В системе контроля присутствует сильная организационная составляющая - люди, которые занимаются контролем, потоки информации между подразделениями предприятия и от подчинённых - к руководителям.
Служба контроля или контроллинга должна входить наряду с бухгалтерией, финансовым отделом, планово экономическим отделом в состав финанасово-экономических служб предприятия. Поскольку основная функция контроля на предприятии - анализ и управление затратами и прибылью, служба контролинга должна иметь возможность получать всю необходимую ей информацию и претворять её в рекомендации для принятия управленческих решений высшими руководителями предприятий.
При создании службы контроля в ЗАО ««ТДК»» необходимо учитывать следующие основные требования: Макаренко М.В., Махалина О.М. Производственный менеджмент: Учеб. пособие для вузов. - М.: Издательство ПРИОР, 1998. - 384 с.
Служба контролинга должна иметь возможность получать необходимую ей информацию из бухгалтерии, финансового отдела, планово-экономического отдела, службы сбыта и службы материально-технического обеспечения.
Служба контролинга должна иметь возможность и полномочия организовывать с помощью других экономических служб сбор дополнительной информации, требуемой ей для анализов и выводов, но не содержащейся в существующих документах финанасово-экономических служб.
Служба контролинга должна иметь возможность внедрять новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе.
Служба контролинга должна иметь возможность быстро доводить информацию до сведения высшего руководства предприятия.
Служба контролинга должна быть не зависимой от той или иной финанасово-экономических службы.
В соответствии с вышеприведёнными требованиями возникают возможные варианты создания службы контроля и её места в организационной структуре предприятия.
На первом этапе существования служба контролинга представляет собой группу из 3-4 человек, которая выполняет роль аналитической службы. На первоначальном этапе работы службы контролинга нет необходимости привлекать дополнительных сотрудников для сбора информации на уровне цехов предприятия. Таким образом, служба контролинга на предприятии в этот период деятельности представляет собой небольшую группу квалифицированных специалистов, обладающих достаточно большими полномочиями и доступом ко всему объёму экономической информации. Впоследствии служба контролинга может расширить своё влияние и штат.
Поскольку информация, которую готовить служба контролинга, предназначена для заместителя директора по экономике и генерального директора, целесообразно подчинить службу контроллинга напрямую заместителю генерального директора по экономике, которому непосредственно подчинены также главный бухгалтер, начальники финансового и планово экономического отделов, начальник службы сбыта.
Более того, служба контроллинга ставится в привилегированное положение, поскольку приказом заместителя директора по экономике остальные службы обязуются предоставлять службе контроллинга всю необходимую информацию. Поэтому не рекомендуется подчинять службу контроллинга начальнику планово-экономического отдела или главному бухгалтеру.
Однако, на практике, если какая-то аналитическая работа на предприятии проводится, то этим занимается планово-экономический отдел. Таким образом, планово-экономический отдел будет считать деятельность службы контроллинга «вторжением» на его законную территорию. Но это ошибочное мнение, основные обязанности планово-экономического отдела - это расчёт затрат и финансового результата по цехам, предприятию в целом, видам продукции, именно на это уходит большая часть работы, плановый отдел загружен работой и его усилия направлены не на анализ хозяй ственной деятельности предприятия.
В то же время на предприятии должна проводится работа по улучшению экономической деятельности, т.е. должен идти процесс непрерывных улучшений. Однако отслеживать весь этот процесс на практике руководители обычно не могут из-за отсутствия времени, загруженности текущей работой. Для преодоления такой ситуации создаётся служба контроллинга. Принципиальное отличие службы контролинга от других финансово-экономических служб состоит в том, что она решает задачи улучшения экономической работы (стратегические задачи).
Аналитическая работа - это системная работа, и она требует системного подхода, работы на постоянной основе, ответственности за сроки и результаты. Тоже самое относится и к процессу непрерывных улучшений. Поэтому оптимальным вариантом является организация службы контроллинга как отдельного подразделения, равноправного с бухгалтерией, плановым и финансовым отделами.
Структура службы контролинга.
В службе контроллинга, состоящей из 3-4 сотрудников, у каждого есть свои должностные обязанности, и то же время должен сохранятся командный принцип работы.
Рациональным является следующий состав службы контроллинга:
начальник службы контроллинга;
контролёр-куратор;
контролёр-специалист по управленческому учёту;
контролёр-специалист по информационным системам;
Начальник службы контроллинга - наиболее квалифицированный специалист с достаточным опытом работы на предприятии, который изнутри знает, как организованы бухгалтерия и плановый отдел на предприятии. Он несёт ответственность за выходящие документы, аналитические расчёты и прогнозы перед заместителем директора по экономике, а так же перед генеральным директором.
Контролер-куратор цехов - квалифицированный специалист, знакомый с организацией работы и проблемами всех цехов на предприятии, понимающий суть работы и технологические аспекты работы каждого цеха.
Контролёр-специалист по управленческому учёту - специалист, способный к аналитическому мышлению, владеющий теорией и инструментами контроллинга, обладающий высоким уровнем эрудиции. Основным требованием, предъявляемым к такому специалисту, является теоретическое и практическое знание бухгалтерского учёта на предприятии, знание особенностей и недостатков учёта на данном конкретном предприятии.
Контролёр-специалист по информационным системам - квалифицированный специалист из отдела автоматизации, детально знающий документооборот на предприятии и способный поставить задачу автоматизации контролинговой работы. Контролёр-специалист по информационным системам должен решать свою задачу автоматизации в масштабе предприятия и координировать решение своей задачи с задачами автоматизации других служб.
Информация, которая собирается в системе контроля для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:
своевременность
достоверность
релевантность (существенность)
полезность
понятность
регулярность поступления
Система сбора контролинговой информации опирается на существующую систему информационных потоков. Система информационных потоков контроля должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков предприятия.
Перед службой контроля стоит задача обеспечения оперативного сбора и анализа информации по затратам предприятия в целях управления. Руководители предприятия должны получать информацию, чтобы в случае наметивших в работе предприятия отклонений успеть предпринять соответствующие меры и скорректировать работу предприятия.
Самая важная задача службы контроллинга - обеспечение оперативного получения информации о выручке и затратах предприятия. Служба контроллинга может приказать от имени руководства предоставлять данные по затратам с большей частотой. Служба контроллинга должна договорится с бухгалтерией о вводе данных цехов по затратам, что бы далее служба контроллинга выбирала информацию и обрабатывала её по своим «контроллинговым правилам». Служба контроллинга анализирует данные и группирует их по определённым признакам. Поэтому служба контроллинга не мешает бухгалтерии и работает с ней в единой команде.
В результате можно в общем сформулировать следующие рекомендации которые можно реализовать в ЗАО «ТДК»:
Службу контроля необходимо осуществлять на предприятии на постоянной основе и для большей эффективности необходимо организовать на предприятии отдел контроллинга. Специалисты данного отдела должны иметь свою специализацию. Самая важная задача данного отдела - обеспечение оперативного получения информации о выручке и затратах предприятия.
Эксперты ГК «РУСКОНСАЛТ» помогают создать и внедрить систему контроля на предприятии - начиная от анализа ситуации и заканчивая обучением руководителей и сотрудников.
Для чего нужна система контроля на предприятии малого/среднего бизнеса?
Контроль - это не надзор, а элемент управления.
Для очень многих руководителей контроль является синонимом надзора. Для них «контролировать» - значит не доверять, перепроверять, досматривать, подсматривать. Традиционные атрибуты системы контроля - технические средства фиксации нарушений. Полагаю, что имеет смысл рассмотреть контроль и с другой точки зрения. А именно, контроль - как важный элемент системы управления.
Контроль - это неотъемлемый элемент «контура управления», описанного еще основателем классической школы управления французом Анри Файолем.
Контур управления, по Файолю, состоит из пяти основных элементов:
- Планирование
- Организация
- Контроль
- Координация
- Мотивация
Если один из элементов контура управления отсутствует - неизменно страдает качество управления.
Бесконтрольный хаос.
Исходя из классических представлений теории управления, следует, что контроль не может быть сам по себе. Он является частью системы управления, наряду с планированием, организацией, координацией и мотивацией. Иными словами, если руководитель не планирует свою деятельность, то организация собственной деятельности, работы своих сотрудников, сторонних подрядчиков будет похожа на хаотическое движение с большими эмоциональными и энергетическими перегрузками. И самое главное - с риском не достичь результата. Если результат деятельности не запланирован, то контролировать можно только на уровне собственных ощущений: «нравится - не нравится». В этой ситуации координации деятельности нет места, а мотивация превращается в классическую формулу: «поощрение непричастных, наказание невиновных».
Нельзя игнорировать базовые принципы управления, они оправдывают себя на практике.
Система контроля необходима для того, чтобы с наименьшими усилиями добиваться максимальных результатов
Как нужно контролировать?
Начинаем с анализа.
Контроль без планирования лишен смысла, а любой процесс планирования начинается с анализа ситуации. Планирование от «желаемого» без учета возможностей и ограничений может привести к серьезным рискам. Поэтому неважно, что именно планирует руководитель: новый проект или повседневную деятельность, - плану предшествует анализ. Если речь идет о новом проекте, то анализ может включать в себя сбор информации о рынке, конкурентах, тенденциях, рисках и т.д. При оперативном управлении источником анализа может служить информация от сотрудников, получив которую, можно сравнить результат (факт) с эталоном (план). Если в результате сравнения плановых показателей и фактических руководитель обнаруживает отклонения, он прогнозирует последствия и принимает решение.
Прежде чем ответить на вопрос «как нужно контролировать», следует определиться с тем «что именно вы хотите контролировать?».
Какие факторы определяют объект контроля?
Руководителю нужно контролировать то, чем он реально управляет. Если руководитель управляет чем-либо, значит, он имеет возможность осуществлять:
- планирование
- организацию
- контроль
- координацию
- мотивацию.
Объект контроля зависит от уровня управления (стратегический или оперативный), от квалификации подчиненных, от специфики бизнеса и от многих других факторов. Если руководитель контролирует какой-либо процесс, то ему необходимы контрольные точки, параметры, оценив которые, можно будет принять решение. Одним словом, контроль нужно рассматривать как элемент системы управления, а не реактивное реагирование на случайные сигналы.
Руководителю нужно контролировать то, чем он реально управляет.
Так кто же и что должен контролировать?
Ответ на этот вопрос напрашивается сам собой. Контролирует тот, кто управляет. В связи с этим следует выделить три условных зоны управления в организации:
- управление по стратегическим параметрам
- управление текущей деятельностью
- управление на рабочем месте.
Управление по стратегическим параметрам - это зона ответственности первого лица организации или владельца бизнеса, в зависимости от достигнутых договоренностей между ними. В этой зоне контроль осуществляется по следующим параметрам: выход на новые рынки, усиление конкурентных преимуществ и т.д. Разумеется, если цели бизнеса четко не определены, то нет и объекта контроля.
В зоне управления текущей деятельностью находится руководитель, отвечающий за оперативное управление, отвечая за параметры: реализация стратегии, рентабельность, доля рынка, динамика выручки по клиентам, прирост выручки к предыдущим периодами т.д. Стратегический план развития бизнеса подразделяется на планы по направлениям деятельности, периодам, структурным подразделениям и т.д. Таким образом, разработанные планы и есть объект контроля того, кто отвечает за их выполнения.
Управление на рабочем месте осуществляет непосредственный исполнитель: секретарь, курьер, оператор на телефоне, продавец, официант и т.д. Планы, стандарты, технологии для исполнителя задаются «сверху», но для получения результатов даже исполнителю нужно управлять рабочим временем, личными эмоциями, выделенными ресурсами. Задача руководителя выделить из зоны ответственности исполнителя нестандартные ситуации, которыми последний не может управлять, а соответственно не может контролировать.
Какие функции контроля возлагаются на руководителя, какие - на его подчиненных?
Контроль можно рассматривать как оборотную сторону делегирования полномочий. Поэтому передача функций контроля от руководителя на нижний уровень иерархии требует индивидуального подхода и зависит от уровня развития организации, сложившейся культуры управления, квалификации сотрудников, реализуемой стратегии.
Прежде чем определить какие функции контроля можно передать сотруднику, а какие оставить за собой, следует провести анализ самой работы по параметрам:
- Разнообразие - степень требуемой от работника вариативности действий по работе или разнообразие процедур в ходе выполнения работы.
- Самостоятельность - пределы полномочий работника планировать и принимать решения по вопросам выполнения процедур.
- Четкость заданий - степень формализации и унификации процедур, в которых работники производят всю или часть работы.
- Значимость - степень важности выполняемых работниками действий, последствий ошибок этих действий.
В зависимости от степени сложности, важности работ, выполняемых сотрудником, сроков и степени зависимости от результатов его труда других лиц, определяется способы и механизмы контроля.
На руководителя или подчиненного можно возложить те функции контроля, которые находятся в его «контуре управления».
Из каких шагов должно состоять построение системы контроля в организации?
Определить цели системы контроля: какую деятельность вы собираетесь контролировать и зачем?
Провести анализ ситуации: что не устраивает в деятельности организации и для чего нужен особый контроль?
Сформулировать желаемый результат деятельности организации: чего хотелось бы достичь?
Провести анализ достижения желаемого результата: достаточно ли ресурсов?
Loading...